Vize başvurusu belgeleri: PDF yapma ve tek dosyada birleştirme

Önce listeyi netleştirin: hangi belge, hangi biçimde?

Gerekli belgeler ülkeye, vize türüne ve başvurduğunuz konsolosluk ya da aracı kuruma göre değişiyor. Bu yüzden ilk tavsiyemiz, internetteki genel listelere değil, başvurduğunuz kurumun resmi sitesindeki güncel listeye bakmanız. Biz listeyi bir kâğıda ya da not uygulamasına madde madde yazıp her belgenin karşısına 'elimde PDF var', 'fotoğraf çekmem lazım', 'taranması lazım' diye not düşüyoruz.

Bu küçük hazırlık, sonradan dosya karmaşasını önlüyor. Kurum her belgeyi ayrı yüklemenizi mi istiyor, yoksa tek bir PDF mi bekliyor? Bunu başvuru ekranında veya kurumun yönergelerinde mutlaka kontrol edin; iş akışının geri kalanı bu cevaba göre şekilleniyor.

• Kurumun resmi belge listesini indirin ve sırayı oradan alın.
• Her belge için kaynak biçimini (PDF, fotoğraf, kâğıt) not edin.
• Ayrı yükleme mi, tek dosya mı istendiğini baştan öğrenin.

Fotoğraftan PDF'e: telefonla çekerken dikkat ettiklerimiz

Tarayıcınız yoksa telefon kamerası iş görüyor, ama birkaç kurala uymak gerekiyor. Belgeyi düz, koyu renkli bir zemine koyuyoruz; gün ışığında, gölge düşmeyecek şekilde, telefonu belgeye paralel tutarak çekiyoruz. Flaş çoğu zaman parlama yaptığı için kapalı tutuyoruz. Kenarlar kesilmesin, yazılar okunaklı olsun; konsolosluk görevlisinin bir rakamı tahmin etmek zorunda kalması başvurunuzu yavaşlatabilir.

Fotoğrafları çektikten sonra JPG'den PDF'e aracımıza hepsini birden sürükleyip bırakın. Sayfaları sürükleyerek sıralayabilir, ardından tek bir PDF olarak indirebilirsiniz. iPhone'da HEIC biçiminde çekilmiş fotoğraflarınız varsa HEIC'ten PDF'e aracımızı kullanabilirsiniz. Taranmış ya da fotoğrafı çekilmiş bir belgede metnin seçilebilir ve aranabilir olmasını istiyorsanız OCR aracımız da var; ama çoğu vize başvurusunda buna gerek olmadığını düşünüyoruz.

Adım adım: vize dosyasını tek PDF'te toplamak

Kurum tek dosya istiyorsa ya da biz görevliye düzenli bir paket sunmak istiyorsak şu sırayı izliyoruz. Amacımız, dosyayı açan kişinin belgeleri resmi listedeki sırayla, döndürmeye veya yakınlaştırmaya uğraşmadan görebilmesi.

• Fotoğraf olan belgeleri JPG'den PDF'e aracıyla PDF'e çevirin.
• Yan yatmış sayfaları PDF döndürme aracıyla düzeltin.
• Tüm PDF'leri PDF birleştirme aracına ekleyip resmi listedeki sırayla dizin.
• Gereksiz boş sayfaları PDF sayfa silme aracıyla çıkarın.
• Son dosyayı baştan sona bir kez açıp her sayfanın okunaklı olduğunu kontrol edin.
• Dosya adını anlamlı verin: örneğin ad-soyad ve belge türü.

Dosya boyutu sınırı: rakam ezberlemeyin, ekrana bakın

Sık sorulan soru şu: vize başvurusunda PDF en fazla kaç MB olmalı? Dürüst cevabımız, bunun tek bir doğru rakamı olmadığı. Sınırlar ülkeden ülkeye, kurumdan kuruma değişiyor ve zaman içinde güncellenebiliyor. Bu yüzden belirli bir rakamı kesin bilgi gibi yazmak istemiyoruz. Yükleme ekranında veya kurumun yönergesinde yazan sınırı esas alın.

Dosyanız sınırı aşıyorsa PDF sıkıştırma aracımızı kullanabilirsiniz. Burada bir gerçeği açıkça söylemek istiyoruz: sıkıştırma aracımız sayfaları görüntü olarak yeniden oluşturuyor. Güçlü seviyelerde metin artık seçilemez hale geliyor ve küçük yazılar bulanıklaşabiliyor. Vize belgelerinde okunaklılık her şeyden önemli olduğu için önce hafif veya orta seviyeyi deniyor, sonucu yakınlaştırıp kontrol ediyoruz. Fotoğrafları çok yüksek çözünürlükte çekmek yerine makul çözünürlükte çekmek de boyutu baştan küçük tutuyor.

Gizlilik: pasaportunuz neden sunucuya gitmemeli?

Vize dosyası, kimlik ve finans bilgilerinizin neredeyse tamamını içeriyor. Pasaport numarası, adres, maaş, banka hesap hareketleri... Bizce bu tür belgeleri bilinmeyen bir sunucuya yüklemek gereksiz bir risk. pdfdots'ta JPG'den PDF'e, birleştirme, döndürme, sayfa silme ve sıkıştırma gibi araçlar tamamen tarayıcınızda çalışıyor; dosyalar cihazınızdan çıkmıyor.

Tek istisna Word, Excel ve PowerPoint dönüşümleri: bu dosyalar Almanya'daki sunucumuza gönderiliyor ve işlem bittikten hemen sonra siliniyor. Örneğin işvereninizin gönderdiği yazı Word dosyasıysa ve PDF'e çevirmeniz gerekiyorsa bunu bilerek karar vermenizi istiyoruz. Paylaşmak istemediğiniz bir alan varsa, göndermeden önce PDF karartma aracıyla kalıcı olarak gizleyebilirsiniz; ancak kurumun istediği bilgileri karartmamaya dikkat edin.

İmza gereken formlar hakkında bir uyarı

Bazı başvuru formlarını imzalamanız isteniyor. PDF imzalama aracımız imzanızı görüntü olarak sayfaya eklemenizi sağlıyor; bu basit bir görsel imza. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki güvenli elektronik imza (e-imza) değil. Kurum ıslak imza istiyorsa formu yazdırıp elle imzalamanız, e-imza istiyorsa nitelikli sertifikayla imzalamanız gerekir. Görsel imzanın kabul edilip edilmediğini kurumun yönergesinden kontrol etmenizi öneriyoruz.

Sıkça sorulan sorular