Cómo subir PDF a la sede electrónica sin errores de tamaño

Primero, mira el límite en la propia pantalla de subida

No hay un tamaño máximo común para todas las sedes electrónicas. Cada organismo configura el suyo, a veces distinto según el procedimiento, y lo cambia cuando actualiza la plataforma. Por eso no te vamos a dar una cifra: circulan muchas por internet y buena parte están desfasadas.

Lo fiable es leer el texto que acompaña al botón de adjuntar o las instrucciones del procedimiento. Suelen indicar el tamaño máximo por documento, a veces también el total de la solicitud, y los formatos aceptados. Con ese dato fijamos el tamaño objetivo de la herramienta un poco por debajo, para tener margen.

Nuestro método paso a paso

Es el orden que seguimos cada vez que un registro electrónico nos rechaza un archivo por tamaño:

• Anota el límite y el formato que indica la sede para ese trámite.
• Arrastra el PDF a la herramienta; hemos dejado preparado un objetivo de unos 1.000 KB.
• Cambia el tamaño objetivo si el límite de tu trámite es menor, por ejemplo 500 KB.
• Empieza con el nivel medio y abre el resultado: números, fechas y sellos deben leerse bien.
• Si sigue pesando demasiado, sube el nivel o quita páginas que no hagan falta.
• Guarda el archivo con un nombre corto y sin tildes, y adjúntalo.

Qué hace exactamente la compresión

Para conseguir reducciones grandes, la herramienta vuelve a dibujar cada página como una imagen JPEG optimizada. En un escaneo apenas se nota, porque ya era una imagen. En un PDF generado por ordenador, en cambio, el texto deja de poder seleccionarse y los enlaces desaparecen.

Para un registro electrónico esto rara vez es un problema: el funcionario lee el documento, no copia su texto. Aun así, guarda siempre el original. Y si el documento es un PDF firmado electrónicamente por otro organismo, como un certificado con código seguro de verificación, piénsalo dos veces: al recomprimirlo se pierde la firma digital incrustada, aunque el CSV impreso siga permitiendo cotejarlo. En esos casos suele ser mejor subir el original tal cual o consultar si lo aceptan comprimido.

Otros motivos por los que la sede rechaza el archivo

Si el tamaño ya es correcto y el error continúa, revisamos esto:

• El PDF tiene contraseña: muchas plataformas no admiten archivos cifrados. Quítala con Desbloquear PDF si la conoces.
• El nombre del archivo es largo o lleva tildes, eñes, barras o símbolos: prueba con algo como dni-solicitud.pdf.
• Has adjuntado una foto HEIC o JPG donde piden PDF: conviértela antes con HEIC a PDF o JPG a PDF.
• La sesión con Cl@ve o certificado ha caducado: vuelve a identificarte y repite la subida.
• El navegador bloquea algo: probar con otro navegador o una ventana privada soluciona más casos de los que parece.

Varios documentos, un solo adjunto

Algunos procedimientos solo tienen un hueco para toda la documentación. En ese caso juntamos primero los archivos con Unir PDF, en el orden que pide la convocatoria, y comprimimos el resultado al final. Hacerlo al revés, comprimir cada uno y luego unir, funciona, pero cuesta más acertar con el tamaño total.

Si uno de los documentos es un Word, conviene exportarlo a PDF desde tu propio procesador de textos. También puedes usar nuestra herramienta Word a PDF, pero sé consciente de que esa conversión sí se hace en nuestro servidor en Alemania: el archivo viaja por HTTPS, se convierte y se borra en cuanto termina, con un máximo de 50 MB.

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