PDF'teki tablolar Excel'e nasıl aktarılır?

Neden bazı PDF'ler iyi dönüşür, bazıları dönüşmez?

Bir PDF aslında tablo içermez. Sayfada tam konumlara yerleştirilmiş metin parçaları ve tesadüfen ızgara gibi görünen çizgiler içerir. Dönüştürücü bu konumlara bakıp hangi metnin hangi satır ve sütuna ait olduğunu tahmin etmek zorundadır. PDF muhasebe programından, bir hesap tablosundan ya da internet bankacılığından dijital olarak üretildiyse metin gerçektir ve düzgün hizalanmıştır; bu tahmin genellikle çok iyidir.

Sorun ızgarayı büken düzenlerle başlar. Sonradan toparlama yapmayı beklediğimiz durumlar şunlar:

• Birleştirilmiş hücreler ve birkaç sütuna yayılan başlıklar.
• Açıklamanın iki üç satıra taştığı satırlar.
• Her sayfanın başında tekrarlanan başlık satırları.
• Hiç çizgisi olmayan, sütunların yalnızca boşlukla ayrıldığı tablolar.
• Aynı sayfada yan yana duran birkaç küçük tablo.

Taranmış PDF'ler önce OCR ister

PDF'iniz bir tarama ya da sayfa fotoğrafıysa içinde hiç metin yoktur, yalnızca metnin bir resmi vardır. Tablo dönüştürücünün okuyacak bir şeyi olmaz ve boş ya da işe yaramaz bir tablo üretir. Hızlı bir test: PDF görüntüleyicinizde tek bir rakamı seçmeyi deneyin. Vurgulayamıyorsanız sayfa bir resimdir.

Çözüm önce OCR PDF çalıştırmaktır. Karakterleri tanır ve belgeye gerçek bir metin katmanı ekler; ardından PDF'den Excel'e çalışacak bir şey bulur. Yine de sonuçlar konusunda gerçekçi olun. Temiz, düz bir taramada OCR iyidir, ama 0 ile O, 1 ile l ya da virgül ile nokta gibi benzer karakterleri karıştırabilir ve bir tutar tablosunda bu hatalar önemlidir. Taranmış tablolar her zaman dijital olanlardan daha dikkatli kontrol ister.

PDF'i Excel'e dönüştürme: adım adım

PDF'den Excel'e sunucumuzda çalışır, çünkü tabloları yeniden kurmak bir tarayıcının rahatça yapabileceğinden daha ağır bir işlem gerektirir. Dosyanız Almanya'daki sunucumuza yüklenir ve dönüştürmenin hemen ardından silinir. Ücretsiz bir hesap gerekir; ücretsiz plan günde 3 işlem ve 10 MB'a kadar dosya içerir, Bronze, Silver ve Gold planları daha fazlasına izin verir.

• 1. PDF uzunsa ve yalnızca birkaç sayfasına ihtiyacınız varsa önce PDF Sayfa Ayıkla ile kısaltın. Daha az dönüştürmek, daha az toparlamak demektir.
• 2. PDF'den Excel'e aracını açın ve PDF'inizi kutuya bırakın.
• 3. Excel'e dönüştür'e tıklayın ve sunucu sayfaları analiz ederken bekleyin.
• 4. XLSX dosyasını indirin. Her PDF sayfası kendi çalışma sayfası olur.
• 5. Excel, Google E-Tablolar, Numbers ya da LibreOffice'te açın ve kontrole başlayın.

Rakamlara güvenmeden önce kontrol

Dönüştürülmüş bir tabloyu, özellikle de parayla ilgiliyse, doğrulamadan asla kullanmıyoruz. Dönüştürme genellikle doğrudur, ama bir vergi beyannamesi ya da fatura anlaşmazlığı için "genellikle" yeterli değildir. Kontrollerimiz birkaç dakika sürer:

• Toplamları karşılaştırın. PDF bir toplam ya da dönem sonu bakiyesi gösteriyorsa Excel'de sütunu toplayıp karşılaştırın. Eşleşme, her şeyin doğru yere düştüğünün en güçlü işaretidir.
• Rakamların gerçekten sayı olduğunu kontrol edin. Sola hizalanmış hücreler çoğu zaman metin olarak saklanır ve toplanmaz. Excel'in "Sayıya Dönüştür" seçeneğiyle ya da bir ile çarparak düzeltin.
• Ondalık ayırıcılara dikkat edin. Türkiye'de tutarlar 1.234,56 biçiminde yazılır; 1,234.56 biçimine ayarlı bir tablo bunu yanlış okuyabilir. Toplama yapmadan önce doğru bölgesel biçimi ayarlayın.
• Kaymış satırlara bakın. Taşan açıklamalar bazen fazladan bir satıra bölünür ve tutarları etiketlerinden kaydırır.
• Her sayfadan gelen tekrarlanmış başlıkları silin; sayfalar arasında sıralama ya da filtreleme yapacaksanız çalışma sayfalarını tek tabloda birleştirin.

Başka bir yolun daha hızlı olduğu durumlar

Tek bir küçük tablo için, açıkçası PDF görüntüleyicinizde seçip Excel'e yapıştırmak, özellikle ardından değerleri ayırmak için Excel'in Metni Sütunlara Dönüştür özelliğini kullanırsanız, daha hızlı olabilir. Tabloların hikâyenin yalnızca bir parçası olduğu metin ağırlıklı belgelerde PDF'den Word'e paragrafları ve tabloları düzenlenebilir tek bir belgede bir arada tutar.

Bir belgeyi ayıklamak yerine oluşturuyorsanız, örneğin bir müşteriye gönderilecek bir fatura ya da basit bir bütçe, /templates adresindeki doldurulabilir şablonlarımız tarayıcıda tamamladığınız hazır bir düzen sunar. Tablo bittiğinde ve sabit bir belge olarak geri gitmesi gerektiğinde Excel'den PDF'ye döngüyü kapatır.

Gerçek bir örnek: bütçe için banka hesap dökümü

Bizim için tipik bir iş, üç aylık hesap dökümünü tek bir bütçe tablosuna dönüştürmektir. Dökümleri internet bankacılığından PDF olarak indiriyoruz; bu, gerçek metin içeren dijital dosyalar demek, yani en iyi başlangıç noktası. Şifreli gelirlerse önce PDF Şifre Kaldır ile şifreyi kaldırıyoruz, çünkü kilitli bir dosya dönüştürülemez. Ardından her döküm PDF'den Excel'e aracından geçiyor.

Tabloda tekrarlanan sayfa başlıklarını siliyor, tüm çalışma sayfalarındaki işlem satırlarını tek bir tabloya kopyalıyor, tarih ve tutar biçimlerini düzeltiyor ve her ayın toplamını dökümdeki dönem sonu bakiyesiyle karşılaştırıyoruz. Bunlar tuttuğunda bir kategori sütunu ekleyip bütçeyi oradan kuruyoruz. Tüm iş yaklaşık yirmi dakika sürüyor; elle yeniden yazmanın bir öğleden sonrasına kıyasla.

Sıkça sorulan sorular