Tabellen aus einem PDF nach Excel übernehmen

Warum manche PDFs gut funktionieren und andere nicht

Ein PDF enthält eigentlich keine Tabellen. Es enthält Textstücke an exakten Positionen auf der Seite und dazu Linien, die zufällig wie ein Raster aussehen. Ein Konverter muss diese Positionen betrachten und erraten, welcher Text in welche Zeile und Spalte gehört. Wurde das PDF digital erzeugt, etwa aus einer Buchhaltungssoftware, einer Tabellenkalkulation oder dem Onlinebanking, ist der Text echt und sauber ausgerichtet, und die Vermutung ist meist sehr gut.

Schwierig wird es bei Layouts, die das Raster verbiegen. In diesen Fällen rechnen wir mit Nacharbeit:

• Verbundene Zellen und Überschriften, die sich über mehrere Spalten erstrecken.
• Zeilen, in denen eine Beschreibung auf zwei oder drei Zeilen umbricht.
• Kopfzeilen, die oben auf jeder Seite wiederholt werden.
• Tabellen ganz ohne Linien, bei denen die Spalten nur durch Leerraum getrennt sind.
• Mehrere kleine Tabellen nebeneinander auf einer Seite.

Gescannte PDFs brauchen zuerst OCR

Ist Ihr PDF ein Scan oder ein Foto einer Seite, steckt darin überhaupt kein Text, nur ein Bild von Text. Ein Tabellenkonverter hat nichts zu lesen und liefert eine leere oder unbrauchbare Tabelle. Ein schneller Test: Versuchen Sie, in Ihrem PDF-Viewer eine einzelne Zahl zu markieren. Lässt sie sich nicht markieren, ist die Seite ein Bild.

Die Lösung ist, zuerst „PDF OCR“ laufen zu lassen. Es erkennt die Zeichen und fügt dem Dokument eine echte Textebene hinzu, mit der „PDF in Excel“ dann arbeiten kann. Bleiben Sie bei den Ergebnissen aber realistisch. OCR auf einem sauberen, geraden Scan ist gut, kann aber ähnliche Zeichen verwechseln, etwa 0 und O, 1 und l oder Komma und Punkt, und in einer Tabelle mit Beträgen sind genau solche Fehler entscheidend. Gescannte Tabellen brauchen immer eine gründlichere Prüfung als digitale.

PDF Schritt für Schritt in Excel umwandeln

„PDF in Excel“ läuft auf unserem Server, weil das Rekonstruieren von Tabellen mehr Rechenleistung braucht, als ein Browser bequem schafft. Ihre Datei wird auf unseren Server in Deutschland hochgeladen und direkt nach der Umwandlung gelöscht. Sie brauchen ein kostenloses Konto; der kostenlose Tarif umfasst 3 Aufgaben pro Tag mit Dateien bis 10 MB, die Tarife Bronze, Silver und Gold erlauben mehr.

• 1. Ist das PDF lang und brauchen Sie nur wenige Seiten, kürzen Sie es vorher mit „PDF-Seiten extrahieren“. Weniger umzuwandeln heißt weniger aufzuräumen.
• 2. Öffnen Sie „PDF in Excel“ und ziehen Sie Ihr PDF in das Feld.
• 3. Klicken Sie auf „In Excel umwandeln“ und warten Sie, während der Server die Seiten analysiert.
• 4. Laden Sie die XLSX-Datei herunter. Jede PDF-Seite wird zu einem eigenen Tabellenblatt.
• 5. Öffnen Sie sie in Excel, Google Tabellen, Numbers oder LibreOffice und beginnen Sie mit der Prüfung.

Die Zahlen prüfen, bevor Sie ihnen trauen

Wir verwenden eine umgewandelte Tabelle nie ungeprüft, schon gar nicht, wenn es um Geld geht. Die Umwandlung stimmt meistens, aber „meistens“ reicht nicht für die Steuererklärung oder einen Streit über eine Rechnung. Unsere Prüfungen dauern ein paar Minuten:

• Summen vergleichen. Zeigt das PDF eine Summe oder einen Endsaldo, addieren Sie die Spalte in Excel und vergleichen Sie. Eine Übereinstimmung ist das stärkste Zeichen, dass alles richtig angekommen ist.
• Prüfen, ob Zahlen wirklich Zahlen sind. Linksbündige Zellen sind oft als Text gespeichert und lassen sich nicht addieren. Mit „In eine Zahl umwandeln“ oder einer schnellen Multiplikation mit eins beheben Sie das.
• Auf Dezimaltrennzeichen achten. Ein Auszug mit 1.234,56 kann in einer Tabelle, die auf 1,234.56 eingestellt ist, falsch gelesen werden. Stellen Sie das richtige Gebietsschema ein, bevor Sie etwas summieren.
• Nach verschobenen Zeilen suchen. Umbrochene Beschreibungen werden manchmal zu einer zusätzlichen Zeile, wodurch Beträge nicht mehr neben ihrer Bezeichnung stehen.
• Wiederholte Kopfzeilen jeder Seite löschen und die Blätter zu einer Tabelle zusammenführen, wenn Sie seitenübergreifend sortieren oder filtern wollen.

Wann ein anderer Weg schneller ist

Für eine einzige kleine Tabelle ist es ehrlich gesagt manchmal schneller, sie im PDF-Viewer zu markieren und in Excel einzufügen, vor allem wenn Sie danach mit „Text in Spalten“ die Werte aufteilen. Bei textlastigen Dokumenten, in denen Tabellen nur ein Teil sind, hält „PDF in Word“ Absätze und Tabellen in einem bearbeitbaren Dokument zusammen.

Und wenn Sie ein Dokument erstellen statt etwas herauszuholen, zum Beispiel eine Rechnung oder ein einfaches Budget für einen Kunden, bieten unsere ausfüllbaren Vorlagen unter /templates ein fertiges Layout, das Sie im Browser ausfüllen. Ist die Tabelle fertig und muss wieder als festes Dokument hinaus, schließt „Excel in PDF“ den Kreis.

Ein echtes Beispiel: Kontoauszüge fürs Haushaltsbuch

Eine typische Aufgabe bei uns: drei Monate Kontoauszüge in ein Haushaltsbuch übertragen. Wir laden die Auszüge als PDF aus dem Onlinebanking herunter, das liefert digitale Dateien mit echtem Text, der beste Ausgangspunkt. Kommen sie passwortgeschützt an, entfernt „PDF-Passwort entfernen“ zuerst das Passwort, denn eine gesperrte Datei lässt sich nicht umwandeln. Dann geht jeder Auszug durch „PDF in Excel“.

In der Tabelle löschen wir die wiederholten Seitenköpfe, kopieren die Buchungszeilen aller Blätter in eine Tabelle, korrigieren Datums- und Betragsformate und vergleichen die Summe jedes Monats mit dem Endsaldo auf dem Auszug. Stimmen die überein, fügen wir eine Kategorie-Spalte hinzu und bauen daraus das Budget. Das Ganze dauert etwa zwanzig Minuten statt eines Nachmittags voller Abtipperei.

Häufige Fragen