PDF in Excel umwandeln

Kontoauszüge, Preislisten, Rechnungen oder Statistiken liegen oft nur als PDF vor. Wer die Zahlen sortieren, filtern oder damit rechnen möchte, muss sie mühsam abtippen. Dieses Tool erkennt Tabellen im PDF und überträgt sie in eine Excel-Datei. Jede PDF-Seite wird zu einem eigenen Tabellenblatt. Findet das Tool auf einer Seite keine Tabelle, landen die Textzeilen dieser Seite untereinander in einzelnen Zeilen, damit nichts verloren geht.

Diese Umwandlung läuft nicht in deinem Browser. Die Datei wird über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung an den eigenen Server von pdfdots in Deutschland gesendet, dort umgewandelt, an dich zurückgegeben und sofort gelöscht. Sie wird weder gespeichert noch an Dritte weitergegeben. Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB im Gratis-Plan, bis 50 MB in den bezahlten Tarifen.

Wichtig: Das Tool funktioniert nur mit textbasierten PDFs, also Dateien, deren Text du markieren kannst. Eingescannte Dokumente enthalten nur Bilder – mache sie zuerst mit unserem Tool „PDF OCR“ durchsuchbar und wandle sie danach um. Prüfe das Ergebnis kurz: Verbundene Zellen, mehrzeilige Einträge oder Tabellen ohne Linien werden nicht immer perfekt erkannt, und Zahlen solltest du vor dem Rechnen auf das richtige Format kontrollieren.

Ein typischer Fall bei uns: der Kontoauszug als PDF, aus dem man für die Steuererklärung oder die Nebenkostenabrechnung alle Buchungen eines Jahres herausziehen will. Hier lohnt sich vorher ein kurzer Blick ins Onlinebanking. Viele Banken bieten zusätzlich einen CSV-Export an – wenn es den gibt, nimm ihn. Er ist exakter als jede Tabellenerkennung, weil die Daten gar nicht erst aus dem Seitenlayout rekonstruiert werden müssen. PDF in Excel ist dann die richtige Wahl, wenn nur noch das PDF existiert, etwa bei älteren Auszügen, Preislisten von Lieferanten oder Tabellen aus Geschäftsberichten.

Nach dem Download gehen wir in Excel immer gleich vor: Zuerst markieren wir die Spalte mit den Beträgen und prüfen, ob Excel sie rechtsbündig als Zahl anzeigt. Steht sie linksbündig, liegt Text vor; dann hilft „Daten > Text in Spalten“ mit deutschem Gebietsschema oder Suchen und Ersetzen für Punkt und Komma. Beträge mit nachgestelltem Minus („120,00-“) oder Kürzeln wie „S“ und „H“ für Soll und Haben musst du ebenfalls umbauen, bevor eine SUMME stimmt. Bei mehrseitigen Tabellen kopieren wir die Blätter anschließend auf eines zusammen und löschen die wiederholten Kopfzeilen. Und bei Gehaltsabrechnungen oder anderen personenbezogenen Daten gilt: Die Datei liegt nur für die Dauer der Umwandlung auf unserem Server in Deutschland.