Ausfüllbares PDF

Vorlage für einen wöchentlichen Stundenzettel

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Wir haben diesen Wochen-Stundenzettel für Angestellte, Freelancer und Auftragnehmer gebaut, die ihre Stunden auf Papier oder als PDF melden müssen statt in einer Zeiterfassungs-App. Eine Seite deckt eine Woche ab: Beginn und Ende, Pausen und Stunden pro Tag, Summen, Überstunden sowie Unterschriften von Mitarbeiter und Vorgesetzter.

Er passt für Lohnbuchhaltungen, die noch unterschriebene Stundenzettel sammeln, für Agenturen, die Kundschaft nach Stunden abrechnen, und für alle, die eine saubere Aufzeichnung dessen wollen, was gearbeitet und freigegeben wurde.

So füllst du sie aus

  1. Lade das ausfüllbare PDF herunter oder öffne es in PDF-Formular ausfüllen.
  2. Trag deinen Namen, deine Vorgesetzte, den Wochenbeginn und das Projekt ein.
  3. Fülle Beginn, Ende, Pause und Stunden für jeden Tag aus, bei Bedarf mit Anmerkungen.
  4. Addiere Gesamtstunden und Überstunden und unterschreibe dann mit PDF unterschreiben.
  5. Schick ihn zur Freigabe und speichere die unterschriebene Fassung in Meine Dateien.

Stunden richtig eintragen

Schreib Beginn und Ende die ganze Woche im selben Format, am besten im 24-Stunden-Format (08:30, 17:15), damit niemand Vor- und Nachmittag verwechselt. Trag unbezahlte Pausen in die Pausenspalte ein und zieh sie in der Stundenspalte ab. Nutze Dezimalstunden (7,75 statt 7:45), wenn deine Lohnabrechnung das erwartet; beides zu mischen ist der häufigste Fehler, den wir sehen.

Die Spalte Anmerkungen ist für alles, was die Zahlen erklärt: Feiertag, Krankheit, Reisezeit, Bereitschaft oder ein Aufgabencode. Das Projektfeld hilft, wenn Stunden an Kundschaft weiterberechnet oder auf Budgets verteilt werden.

  • Rechne die Tagesstunden vor dem Eintragen der Summe noch einmal nach; Additionsfehler sind häufig.
  • Zähle Überstunden nur so, wie dein Vertrag oder das Gesetz sie definiert, etwa über 40 Stunden pro Woche.
  • Fülle ihn täglich aus, nicht am Freitagnachmittag aus dem Gedächtnis.

Freigabe und Versand

Ist die Woche vollständig, unterschreibe mit unserem Werkzeug PDF unterschreiben und schick den Zettel an deine Vorgesetzte, die auf demselben Weg unterschreibt. Schickst du mehrere Wochen auf einmal oder hängst Reisebelege an, füg alles mit PDF zusammenfügen zu einer Datei zusammen. PDF verkleinern hält den Anhang klein, wenn Scans dabei sind.

Wie lange Stundenzettel aufbewahrt werden

Arbeitgeber müssen Arbeitszeitaufzeichnungen in vielen Ländern mehrere Jahre aufbewahren, oft zwischen zwei und sechs, in Deutschland etwa nach dem Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre. Freelancer brauchen sie unter Umständen, um Rechnungen bei einer Steuerprüfung zu belegen. Bewahre die unterschriebenen PDFs an einem Ort auf; angemeldet liegen sie in Meine Dateien verschlüsselt und nach Namen durchsuchbar. Ein einheitlicher Dateiname wie stundenzettel-2026-10-05-name.pdf macht sie später leicht auffindbar.

Häufige Fragen

Kann ich ihn für freiberufliche Arbeit nutzen?

Ja. Trag die Kundschaft ins Feld Vorgesetzte und den Projektnamen ein und häng den unterschriebenen Stundenzettel mit PDF zusammenfügen an deine Rechnung.

Rechnet er die Summen automatisch aus?

Nein, die Felder sind einfacher Text, damit das PDF in jedem Programm funktioniert. Addiere die Stunden selbst und prüfe sie noch einmal.

Kann ich zwei Wochen auf einem Blatt eintragen?

Wir empfehlen ein Blatt pro Woche. Das passt zu den meisten Abrechnungszyklen und hält die Freigaben übersichtlich.

Wird eine elektronische Unterschrift akzeptiert?

Die meisten Arbeitgeber und Kunden akzeptieren für Stundenzettel ein unterschriebenes PDF. Verlangt deiner ein bestimmtes System, folge dessen Ablauf.