Ausfüllbares PDF
Kostenlose ausfüllbare Rechnungsvorlage (PDF)
Zuletzt geprüft:
Wir haben diese Rechnungsvorlage für Selbstständige und kleine Unternehmen gebaut, die eine saubere, vollständige Rechnung wollen, ohne für eine einzige Rechnung eine Buchhaltungssoftware zu öffnen. Sie enthält jeden Block, den die Buchhaltung deiner Kundschaft erwartet: Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, die Angaben beider Seiten, eine Positionstabelle, Summen und Zahlungshinweise.
Du kannst das ausfüllbare PDF herunterladen und in jedem PDF-Reader ausfüllen oder es direkt in unserem Werkzeug PDF-Formular ausfüllen öffnen. Das Ausfüllen passiert in deinem Browser, Beträge und Kundennamen werden dabei also nicht hochgeladen.
So füllst du sie aus
- Lade das ausfüllbare PDF herunter oder öffne es in PDF-Formular ausfüllen.
- Trag Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und die Bestellnummer der Kundschaft ein.
- Ergänze deine Angaben mit Steuernummer oder USt-IdNr und die Rechnungsanschrift der Kundschaft.
- Liste jede Position mit Menge und Einzelpreis auf und fülle dann die Summen aus.
- Ergänze die Zahlungsdaten und unterschreibe bei Bedarf mit PDF unterschreiben.
- Speichere das PDF, verkleinere es falls nötig und schick es mit der Rechnungsnummer im Betreff.
Wofür jedes Feld da ist
Über die Rechnungsnummer finden beide Seiten das Dokument später wieder, nimm also eine einfache, fortlaufende Folge, die sich nie wiederholt, etwa 2026-014. In Deutschland verlangt §14 UStG eine einmalig vergebene Rechnungsnummer; Lücken oder Doppelungen fallen spätestens bei einer Prüfung auf. Das Referenzfeld ist für die Bestellnummer oder den Projektcode der Kundschaft: Größere Firmen bezahlen ohne diese Angabe oft gar nicht, frag also vorher danach.
Unter Rechnung an gehört der eingetragene Firmenname mit Rechnungsanschrift, nicht der Name deiner täglichen Ansprechperson. §14 UStG nennt weitere Pflichtangaben, darunter vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr, Leistungsdatum oder -zeitraum, Steuersatz und Steuerbetrag. Die USt-IdNr der Kundschaft brauchst du vor allem bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland. Bist du Kleinunternehmer, weist du keine Umsatzsteuer aus und schreibst einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG in die Zahlungsdaten.
Häufige Fehler, die wir sehen
Die meisten verspäteten Zahlungen gehen auf kleine, vermeidbare Lücken in der Rechnung selbst zurück.
- Kein Fälligkeitsdatum oder ein vages wie „zeitnah“. Schreib ein echtes Datum.
- Positionen, auf denen nur „Leistungen“ steht. Beschreibe die Arbeit und den Zeitraum.
- Summen, die nach einem Rabatt nicht mehr stimmen. Prüfe Netto, Steuer und Rabatt noch einmal.
- Fehlende Steuernummer oder USt-IdNr, oder eine IBAN für die falsche Währung.
- Eine Rechnungsnummer, die nach dem Bearbeiten einer alten Datei doppelt vorkommt.
Rechnungen versenden und aufbewahren
Schick die Rechnung als PDF, nicht als bearbeitbares Dokument, damit sich unterwegs keine Zahlen ändern. Ist die Datei groß, weil du Stundenzettel angehängt hast, lass sie vorher durch PDF verkleinern laufen. Leg bei, was die Kundschaft verlangt hat, etwa einen unterschriebenen Lieferschein, und setz die Rechnungsnummer in den Betreff der E-Mail.
Bewahre jede ausgestellte Rechnung auf. In Deutschland gelten für Rechnungen lange Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren, und in anderen Ländern ist es ähnlich; prüfe die Regel dort, wo du gemeldet bist. Wenn du bei pdfdots angemeldet bist, speicherst du fertige Rechnungen in Meine Dateien, wo sie verschlüsselt liegen.
Häufige Fragen
Rechnet die Vorlage die Summen selbst aus?
Nein. Wir haben die Felder als einfachen Text angelegt, damit sie in jedem PDF-Reader funktionieren. Rechne die Beträge selbst oder mit dem Taschenrechner zusammen und trag die Ergebnisse in den Summenblock ein.
Kann ich mein Logo einfügen?
Die Vorlage hat kein Logofeld. Du kannst ein Bild nachträglich mit PDF bearbeiten einfügen oder deinen Firmennamen einfach gut sichtbar in den Block Von schreiben.
Muss ich Umsatzsteuer ausweisen?
Das hängt davon ab, wo du gemeldet bist und wie viel du umsetzt. Als Kleinunternehmer lässt du das Steuerfeld leer und ergänzt einen Hinweis auf §19 UStG. Im Zweifel frag dein Finanzamt oder deine Steuerberatung.
Werden meine Daten hochgeladen, wenn ich online ausfülle?
Das Ausfüllen passiert in deinem Browser. Deine Datei erreicht unsere Server nur, wenn du sie angemeldet in Meine Dateien speicherst.
Was mache ich, wenn die Kundschaft eine Korrektur verlangt?
Bearbeite nicht dieselbe Nummer und schick sie erneut. Stelle eine Gutschrift oder Stornorechnung und eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus und nenne die ursprüngliche Nummer im Referenzfeld.