फ़्री फ़िल करने लायक इनवॉइस टेम्पलेट (PDF)

इसे कैसे भरें

1. फ़िल करने लायक PDF डाउनलोड करें या हमारे PDF फ़ॉर्म भरें टूल में खोलें।
2. इनवॉइस नंबर, तारीखें और क्लाइंट का PO या रेफ़रेंस भरें।
3. अपनी जानकारी और क्लाइंट की बिलिंग जानकारी जोड़ें।
4. हर आइटम को मात्रा और यूनिट कीमत के साथ लिखें, फिर टोटल पूरा करें।
5. पेमेंट डिटेल जोड़ें, और अगर क्लाइंट को साइन चाहिए तो PDF Sign से इनवॉइस साइन करें।
6. PDF के रूप में सेव करें, ज़रूरत हो तो कंप्रेस करें, और सब्जेक्ट में इनवॉइस नंबर लिखकर ईमेल करें।

हर फ़ील्ड किस काम का है

इनवॉइस नंबर से दोनों पक्ष बाद में यह दस्तावेज़ ढूँढते हैं, इसलिए ऐसा सीधा क्रम रखें जो कभी दोहराया न जाए, जैसे 2026-014। कई टैक्स विभाग लगातार नंबर की उम्मीद करते हैं, और बीच में गैप सवाल खड़े कर सकते हैं। Reference फ़ील्ड क्लाइंट के परचेज़ ऑर्डर या प्रोजेक्ट कोड के लिए है: बड़ी कंपनियाँ अक्सर इसके बिना भुगतान नहीं करतीं, इसलिए भेजने से पहले ही पूछ लें।

Bill to में क्लाइंट की रजिस्टर्ड कंपनी का नाम और बिलिंग पता लिखें, उस व्यक्ति का नाम नहीं जिससे आप रोज़ बात करते हैं। अगर आपके या क्लाइंट के पास GSTIN है जो इनवॉइस पर दिखना चाहिए, तो उसे पते की लाइनों में जोड़ दें।

भारत में GST इनवॉइस के बारे में

अगर आप GST में रजिस्टर्ड हैं, तो आपके टैक्स इनवॉइस में आमतौर पर आपका और (B2B में) खरीदार का GSTIN, सामान के लिए HSN या सेवाओं के लिए SAC कोड, सप्लाई की जगह, और टैक्स का बँटवारा होना चाहिए: राज्य के अंदर CGST और SGST, राज्य के बाहर IGST। आप ये बातें विवरण कॉलम, टैक्स फ़ील्ड और पते की लाइनों में लिख सकते हैं। एक तय टर्नओवर से ऊपर के कारोबारों के लिए e-invoicing (IRN) भी ज़रूरी है, जो GST पोर्टल के सिस्टम से होता है, किसी साधारण PDF से नहीं।

टैक्स इनवॉइस में क्या-क्या होना चाहिए, यह GST के नियम तय करते हैं, हमारा टेम्पलेट नहीं। इसलिए अपने मामले के लिए अपने CA से एक बार ज़रूर पूछ लें। जो रजिस्टर्ड नहीं हैं, उनके लिए यह एक साफ़ बिलिंग दस्तावेज़ के रूप में बढ़िया काम करता है।

आम गलतियाँ जो हम देखते हैं

ज़्यादातर देर से आने वाले भुगतान इनवॉइस की छोटी, आसानी से टल सकने वाली कमियों की वजह से होते हैं।

• ड्यू डेट नहीं, या "जल्द" जैसी अधूरी बात। असली तारीख लिखें।
• आइटम में सिर्फ़ "सर्विसेज़" लिखा हो। काम और उसकी अवधि बताएँ।
• डिस्काउंट के बाद टोटल मेल न खाए। सबटोटल, टैक्स और डिस्काउंट एक बार फिर जाँचें।
• बैंक डिटेल गायब हों, या गलत करेंसी के खाते की हों।
• पुरानी फ़ाइल एडिट करके वही इनवॉइस नंबर फिर इस्तेमाल करना।

इनवॉइस भेजना और संभालकर रखना

इनवॉइस PDF के रूप में भेजें, एडिट होने वाले दस्तावेज़ के रूप में नहीं, ताकि रास्ते में आँकड़े न बदलें। अगर टाइमशीट जोड़ने से फ़ाइल बड़ी हो गई है, तो पहले PDF Compress से छोटा करें। क्लाइंट ने जो माँगा हो, जैसे साइन की हुई डिलीवरी नोट या टाइमशीट, वह साथ लगाएँ, और ईमेल के सब्जेक्ट में इनवॉइस नंबर लिखें।

जारी किए गए हर इनवॉइस की कॉपी रखें। कई देशों में कारोबारों को पाँच से दस साल तक इनवॉइस रखने होते हैं, भारत में GST रिकॉर्ड भी कई साल रखने पड़ते हैं, इसलिए अपने लिए लागू नियम जाँच लें। pdfdots में साइन इन होने पर आप तैयार इनवॉइस My files में सेव कर सकते हैं, जहाँ वे एन्क्रिप्ट करके रखे जाते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल