PDF rellenable
Plantilla de factura rellenable gratis (PDF)
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Diseñamos esta plantilla de factura para autónomos y pequeñas empresas que quieren algo limpio y completo sin abrir un programa de contabilidad para una sola factura. Tiene todos los bloques que espera ver el departamento de cuentas de un cliente: número de factura, fechas de emisión y vencimiento, datos de ambas partes, una tabla de conceptos, totales e instrucciones de pago.
Puedes descargar el PDF rellenable y completarlo con cualquier lector de PDF, o abrirlo directamente en nuestra herramienta Rellenar formulario PDF. El relleno se hace en tu navegador, así que los importes y nombres de clientes que escribes no se suben mientras trabajas.
Cómo rellenarla
- Descarga el PDF rellenable o ábrelo en Rellenar formulario PDF.
- Escribe el número de factura, las fechas y el número de pedido o la referencia del cliente.
- Añade tus datos y los datos de facturación del cliente, con los identificadores fiscales.
- Detalla cada concepto con cantidad y precio unitario y completa los totales.
- Añade los datos de pago y, si el cliente necesita una firma, firma la factura con Firmar PDF.
- Guárdala en PDF, comprímela si hace falta y envíala con el número de factura en el asunto.
Para qué sirve cada campo
El número de factura es lo que permite a ambas partes localizar el documento más adelante, así que usa una serie sencilla que nunca se repita, por ejemplo 2026-014. Muchas administraciones tributarias exigen numeración correlativa y los saltos pueden generar preguntas. El campo de referencia es para el número de pedido o el código de proyecto del cliente: muchas empresas grandes no pagan una factura sin él, así que pídelo antes de enviarla.
En el bloque del cliente escribe la razón social registrada y la dirección de facturación, no el nombre de la persona con la que tratas a diario. Añade en las líneas de dirección el identificador fiscal de ambas partes (NIF, CIF, RFC o el que corresponda en tu país), porque en la mayoría de los casos es obligatorio.
Factura en PDF y facturación electrónica
Ojo: en varios países un PDF por sí solo ya no basta para todas las facturas. En México, por ejemplo, la factura válida fiscalmente es el CFDI timbrado ante el SAT, y en España se están implantando Verifactu y la factura electrónica obligatoria entre empresas, con calendarios que dependen del tipo de contribuyente. En esos casos esta plantilla te sirve como borrador, proforma o copia legible para el cliente, pero no sustituye al sistema oficial. Consulta con tu gestor o con la administración tributaria qué te aplica.
Errores habituales que vemos
La mayoría de los retrasos en los cobros se deben a pequeños fallos evitables en la propia factura.
- Sin fecha de vencimiento, o con una vaga como «a la mayor brevedad». Escribe una fecha concreta.
- Conceptos que solo dicen «Servicios». Describe el trabajo y el periodo que cubre.
- Totales que no cuadran tras un descuento. Revisa una vez más base, IVA y descuento.
- Faltan los datos bancarios, o son los de una cuenta en otra divisa.
- Reutilizar un número de factura al editar un archivo antiguo.
Enviar y conservar tus facturas
Envía la factura en PDF, no como documento editable, para que las cifras no cambien por el camino. Si el archivo pesa mucho porque has unido partes de horas, pásalo antes por Comprimir PDF. Adjunta lo que te haya pedido el cliente, como un albarán firmado o un parte de horas, y pon el número de factura en el asunto del correo.
Guarda una copia de cada factura emitida. Muchos países obligan a conservar las facturas entre cuatro y diez años, así que comprueba el plazo donde estés dado de alta. Si has iniciado sesión en pdfdots, puedes guardar las facturas terminadas en Mis archivos, que se almacenan cifrados.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla calcula los totales?
No. Dejamos los campos como texto simple para que funcionen en cualquier lector de PDF. Suma los importes tú mismo o con una calculadora y escribe los resultados en el bloque de totales.
¿Puedo añadir mi logotipo?
La plantilla no tiene un campo para el logo. Puedes añadir una imagen después con nuestra herramienta Editar PDF, o simplemente escribir con claridad el nombre de tu negocio en el bloque del emisor.
¿Tengo que cobrar IVA?
Depende de dónde estés registrado, de tu actividad y de tu cliente. Algunas operaciones están exentas o llevan retención. Si tienes dudas, consulta las normas de tu administración tributaria o a tu gestor.
¿Sirve este PDF como factura electrónica oficial?
No en los países que exigen un formato o sistema concreto, como el CFDI en México o Verifactu en España. Ahí úsalo como proforma o copia para el cliente y emite la factura oficial con el sistema que corresponda.
¿Se suben mis datos al rellenar la factura online?
El formulario se rellena en tu navegador. Tu archivo solo llega a nuestros servidores si decides guardarlo en Mis archivos con la sesión iniciada.
¿Qué hago si un cliente me pide una corrección?
No edites y reenvíes el mismo número. Emite una factura rectificativa o una nueva factura con otro número y menciona el número original en el campo de referencia.