Cómo firmar un PDF sin imprimir, escanear ni enviar faxes
Publicado:
Alguien te envía un formulario por correo, te pide que lo firmes y lo devuelvas hoy mismo, y no tienes impresora. O sí la tienes, pero se ha quedado sin tóner, y en la oficina hay cola para el escáner. Durante años la única salida era el ciclo de imprimir, firmar y escanear, que convierte una tarea de diez segundos en un recado de veinte minutos y casi siempre produce un escaneo torcido y grisáceo.
Hoy firmamos digitalmente casi todo nuestro papeleo cotidiano, y en esta guía te contamos exactamente cómo lo hacemos, cómo conseguir que la firma quede natural en la página y dónde están los límites de una firma electrónica simple, para que sepas cuándo es suficiente y cuándo necesitas algo más sólido.
Qué necesitas antes de empezar
Muy poco. Necesitas el PDF, un navegador y una forma de dibujar: el ratón sirve, el trackpad de un portátil funciona mejor y un móvil o una tableta con el dedo es lo mejor de todo, porque el movimiento se parece mucho a la escritura a mano. Si prefieres no dibujar, también puedes escribir tu nombre.
Con Firmar PDF de pdfdots todo el proceso se ejecuta en tu navegador, así que el documento no se sube a ningún sitio. Solo necesitas una cuenta gratuita, y no hay anuncios, ni marcas de agua, ni cobros por documento. Esto importa por el tipo de archivos que solemos firmar: contratos de alquiler, contratos laborales, consentimientos médicos y facturas contienen justo los datos que preferirías no enviar a una web cualquiera.
Cómo firmar un PDF paso a paso
Esta es la rutina que seguimos con casi todos los documentos. Cuando la has hecho una o dos veces, tardas alrededor de un minuto.
- Abre Firmar PDF y arrastra tu archivo al recuadro, o haz clic para elegirlo.
- Dibuja tu firma con el ratón, el trackpad o el dedo. Si sale temblorosa, bórrala y vuelve a intentarlo; el tercer intento suele ser el bueno.
- Si lo prefieres, cambia a la opción de escribir, introduce tu nombre y se mostrará con una tipografía de estilo manuscrito.
- Elige la página donde está la línea de firma y haz clic en el punto exacto donde debe ir la firma.
- Ajusta el control de tamaño hasta que la firma encaje con el texto de alrededor, revisa la página y pulsa Firmar PDF para descargar la copia firmada.
Consejos para que la firma parezca natural
Lo que más delata a un documento firmado digitalmente es una firma enorme, pegada encima del texto impreso como si fuera una pegatina. Una firma real mide más o menos lo que dos líneas de texto. Nosotros reducimos el tamaño hasta que la firma queda sobre la línea sin tapar el nombre impreso debajo.
En el trackpad, dibuja despacio. Los movimientos rápidos generan esquinas dentadas, mientras que un ritmo constante da curvas suaves. En el móvil, girar el dispositivo en horizontal te da un área de dibujo más ancha, algo que ayuda con las firmas largas. Si tu firma manuscrita es imposible de reproducir con el ratón, la opción escrita es perfectamente aceptable para la mayoría de los formularios.
Por último, amplía el resultado antes de enviarlo. Una firma colocada unos milímetros demasiado abajo puede invadir el párrafo siguiente, y es mucho más fácil corregirlo ahora que cuando la otra parte ya haya archivado el documento.
¿Tiene validez legal una firma así?
Lo que crea Firmar PDF es una firma electrónica simple: una imagen de tu firma estampada en la página. En muchos países, como en la UE bajo el reglamento eIDAS o en Estados Unidos bajo la ESIGN Act, las firmas electrónicas simples se reconocen para una gran variedad de acuerdos cotidianos, como solicitudes de alquiler, presupuestos, formularios escolares y muchos contratos comerciales. La cuestión clave suele ser si ambas partes aceptaron firmar de este modo, y un hilo de correo en el que te piden firmar y devolver el PDF suele ser una buena prueba de ello.
No es una firma digital basada en certificado ni una firma cualificada. No aporta prueba criptográfica de quién firmó ni detecta cambios posteriores en el archivo. Algunos documentos, como ciertas escrituras notariales, compraventas de inmuebles o trámites con la administración, exigen firma cualificada o firma manuscrita. No somos abogados, así que si hay mucho en juego o el documento indica qué tipo de firma necesita, cumple ese requisito y utiliza un servicio de firma especializado.
Firmar cuando hay varias personas
Algunos documentos necesitan más de una firma, como un contrato de alquiler firmado por dos inquilinos o un formulario que deben firmar un padre y un estudiante. Cada persona puede firmar su copia en su propio dispositivo: el primer firmante descarga el PDF firmado y lo reenvía, y la siguiente persona abre ese archivo en Firmar PDF y añade su firma en la línea correspondiente. Firma en nombre de otra persona solo si te lo ha pedido claramente, y nunca reutilices la imagen de la firma de otra persona.
Qué hacer después de firmar
Un documento firmado suele necesitar uno o dos pasos más antes de enviarse. Si el formulario tiene campos que aún debes completar, rellénalos primero con Rellenar formulario PDF y firma después, para que la firma sea lo último que se añade. Si quieres asegurarte de que nadie pueda modificar discretamente los valores del formulario más adelante, pasa el archivo por Aplanar PDF.
Si el contrato firmado contiene datos personales y va a viajar por correo, añádele una contraseña con Proteger PDF y comparte la contraseña por teléfono o por SMS. Y si el portal del destinatario rechaza el archivo por ser demasiado grande, Comprimir PDF normalmente lo dejará muy por debajo del límite sin que la firma se vea borrosa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo firmar un PDF desde el móvil?
Sí. Abre Firmar PDF en el navegador del móvil, dibuja la firma con el dedo y toca el punto de la página donde debe aparecer.
¿Se sube mi documento al firmarlo?
No. La firma se añade localmente en tu navegador y el archivo nunca sale de tu dispositivo.
¿El PDF firmado lleva marca de agua?
No. Solo se añade tu firma. No hay marcas de agua ni logotipos, y únicamente necesitas una cuenta gratuita.
¿Es lo mismo que una firma digital certificada?
No. Es una firma electrónica simple sin certificado criptográfico. Para documentos que exigen firma cualificada, utiliza un servicio de firma especializado.