PDF Nasıl İmzalanır? Elektronik İmza ile E-İmza Arasındaki Fark

Elektronik imza ile e-imza aynı şey mi?

Günlük dilde ikisi sıkça birbirinin yerine kullanılır, ama aslında farklı şeyleri anlatırlar. Geniş anlamda "elektronik imza", bir belgeye elektronik ortamda eklenen her türlü imza işaretidir: el yazısı imzanızın taranmış görüntüsü, dokunmatik ekranda çizdiğiniz imza veya e-postanın altına yazdığınız adınız bu kapsama girer.

Türkiye'de "e-imza" dendiğinde ise çoğunlukla 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda tanımlanan güvenli elektronik imza kastedilir. Bu imza, bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısından alınan nitelikli elektronik sertifikaya dayanır ve genellikle bir akıllı kart veya USB token ile PIN girilerek atılır. Kanun, güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurduğunu öngörür.

Güvenli elektronik imzanın farkı nedir?

Güvenli e-imzayı basit bir imza görselinden ayıran şey, arkasındaki kriptografik altyapıdır. Kabaca şu güvenceleri sağlar:

• Kimlik: İmzanın, sertifika sahibine ait olduğu nitelikli sertifika ile doğrulanır.
• Bütünlük: İmzadan sonra belgede yapılan herhangi bir değişiklik tespit edilebilir.
• İnkâr edilemezlik: İmza yalnızca sahibinin kontrolündeki araç ve PIN ile oluşturulabildiğinden, imzalayanın sonradan "ben imzalamadım" demesi zorlaşır.
• Zaman bilgisi: Zaman damgası kullanıldığında imzanın ne zaman atıldığı da kanıtlanabilir.

Basit bir PDF imzası ne zaman yeterlidir?

Her belge güvenli e-imza gerektirmez. Günlük hayattaki pek çok belgede karşı tarafın beklentisi yalnızca imzalı bir kopya almaktır. Basit bir görsel imza genellikle şu durumlarda pratik bir çözümdür:

• Teklif, sipariş veya iş onayı gibi iki tarafın zaten yazışarak anlaştığı belgeler.
• Okul izin formları, etkinlik katılım formları ve benzeri iç formlar.
• Karşı tarafın açıkça "imzalayıp PDF olarak gönderin" dediği belgeler.
• Taslak sözleşmelerin görüşme amaçlı parafe edilmesi.

Hangi durumlarda nitelikli e-imza gerekir?

Bazı işlemler için mevzuat veya karşı taraf güvenli elektronik imza şartı arar. Örneğin kamu kurumlarına yapılan bazı elektronik başvurular, UYAP üzerinden yapılan yargı işlemleri, KEP (kayıtlı elektronik posta) ile gönderilen resmi yazışmalar ve e-fatura, e-defter gibi uygulamalarda nitelikli sertifikaya dayalı imza kullanılır. Kurumlar zaman içinde kurallarını değiştirebildiğinden, hangi imzanın kabul edildiğini her zaman ilgili kurumdan teyit edin.

Ayrıca 5070 sayılı kanun, kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemlerde güvenli elektronik imzanın kullanılamayacağını belirtir. Örneğin tapu işlemleri gibi resmi şekle bağlı işlemler e-imza ile de yapılamaz. Emin olmadığınız, yüksek tutarlı veya uzun vadeli sözleşmelerde bir hukukçuya danışmak en güvenli yoldur.

pdfdots ile PDF'e imza nasıl eklenir?

pdfdots'taki PDF imzalama aracı basit bir görsel imza ekler ve tamamen tarayıcınızda çalışır; belgeniz hiçbir sunucuya yüklenmez. Kullanımı şöyledir:

Bu araç nitelikli elektronik sertifika kullanmaz ve güvenli e-imza yerine geçmez. İmzalı belgeyi gönderdikten sonra kendi kopyanızı da saklamayı unutmayın; ileride bir anlaşmazlıkta hangi sürümün imzalandığını göstermek işinizi kolaylaştırır.

• PDF dosyanızı araca sürükleyip bırakın.
• İmzanızı fare, dokunmatik yüzey veya parmağınızla çizin ya da imzanızın bir görselini kullanın.
• İmzayı ilgili sayfaya yerleştirin, boyutunu ve konumunu ayarlayın.
• İmzalı PDF'i indirin.

Karşı taraf imzalı PDF istediğinde neye dikkat etmeli?

Bir belgeyi imzalamanız istendiğinde ilk adım, karşı tarafın hangi tür imzayı kabul ettiğini öğrenmektir. "İmzalayıp gönderin" ifadesi çoğu zaman basit bir imzalı kopyanın yeterli olduğu anlamına gelir; ancak bazı kurumlar özellikle "e-imzalı" veya "KEP ile" gönderim ister. Bu iki talep birbirinden farklıdır ve yanlış anlaşılırsa belgeniz reddedilebilir.

Emin değilseniz kısaca sormak en hızlı çözümdür. Ayrıca imzalamadan önce belgenin tamamını okuyun, boş bırakılmış alan olup olmadığını kontrol edin ve tarih, ad soyad gibi bilgileri eksiksiz doldurun. İmzayı genellikle belgenin son sayfasındaki imza alanına koymak yeterlidir; çok sayfalı sözleşmelerde karşı taraf her sayfaya paraf isteyebilir, bu durumda imzayı veya parafınızı her sayfaya ayrı ayrı yerleştirebilirsiniz.

Bir de şunu unutmayın: basit görsel imza eklenmiş bir PDF sonradan başka biri tarafından düzenlenebilir. Bu nedenle önemli belgelerde imzalı sürümün bir kopyasını tarihiyle birlikte saklamak ve belgeyi gönderdiğiniz e-postayı silmemek, ileride doğabilecek bir anlaşmazlıkta işinize yarar.

İmzalı PDF'i güvenle paylaşmak için ipuçları

Görsel imza kolayca kopyalanabilecek bir görüntü olduğundan, imzalı belgeleri paylaşırken biraz dikkatli olmakta fayda var:

• Belgeyi yalnızca ilgili kişiye, güvendiğiniz bir kanal üzerinden gönderin.
• Gerekiyorsa PDF parola koruma aracıyla dosyaya parola ekleyin ve parolayı ayrı bir kanaldan iletin.
• Belgenin yalnızca size ait kopyası olduğunu belirtmek için "Yalnızca X firmasına verilmiştir" gibi bir filigran ekleyebilirsiniz.
• İmza görselinizi herkese açık yerlerde saklamayın.
• İmzalı dosya çok büyükse ve e-postaya sığmıyorsa sıkıştırma aracını hafif seviyede kullanın; güçlü seviyeler sayfaları görsele çevirdiği için metin seçilemez hale gelebilir.
• Gönderdiğiniz dosyanın adını anlaşılır tutun; örneğin tarih ve belge türünü içeren bir ad, ileride doğru sürümü bulmanızı kolaylaştırır.
• Birden fazla kişinin imzalaması gereken belgelerde, her imzacının kendi imzasını ekleyip bir sonrakine iletmesi basit ama işe yarar bir yöntemdir.

Sıkça sorulan sorular