PDF'e Şifre Koymanın Doğru Yolu

PDF'e neden şifre koymalı?

E-posta bir kasa değildir. Mesajlar iletilir, posta kutuları ele geçirilir, ekler yıllarca gönderilmiş öğeler klasöründe kalır. Bulut klasörleri hatırladığımızdan çok daha fazla kişiyle paylaşılır; kaybolan bir dizüstü bilgisayar ya da USB bellek de içindekileri onu bulan kişiye teslim eder. Şifrelenmiş bir PDF ise tüm bu durumlarda biri şifreyi girene kadar okunamaz kalır.

Bir belgede kimlik numarası, maaş bilgisi, sağlık bilgisi ya da bir kafede yüksek sesle okunmasını istemeyeceğimiz herhangi bir şey varsa şifre ekliyoruz. Birkaç saniyemizi alıyor ama bizi pek çok endişeden kurtarıyor.

Bazı kurumlar da artık bunu açıkça istiyor. Bazı muhasebe büroları, insan kaynakları departmanları ve hukuk büroları kişisel veri içeren belgelerin yalnızca şifreli olarak gönderilmesini talep ediyor. Kişisel verilerin korunmasına yönelik düzenlemeler düşünüldüğünde bu şaşırtıcı değil: şifreli bir dosya, yanlış adrese gönderilmiş bir e-postanın küçük bir aksilik olarak kalmasını, ciddi bir veri ihlaline dönüşmemesini sağlar. Kendi belgelerimizde de aynı mantığı izliyor, emin olamadığımız her durumda şifre eklemeyi tercih ediyoruz; çünkü sonradan pişman olmaktansa birkaç saniye fazla harcamak her zaman daha ucuz geliyor

Adım adım PDF'e şifre koyma

pdfdots PDF Şifrele aracında şifreleme, WebAssembly'ye derlenmiş, uzun süredir kullanılan açık kaynaklı PDF kütüphanesi qpdf ile tarayıcınızda yapılır. Korumasız dosya ne bizim sunucularımıza ne de başka birinin sunucusuna yüklenir. Ücretsiz bir hesap yeterlidir; reklam ya da filigran yoktur.

• PDF Şifrele aracını açın ve dosyanızı kutuya sürükleyin ya da tıklayarak seçin.
• Bir şifre girin, ardından doğrulamak için tekrar yazın.
• PDF Şifrele düğmesine tıklayın ve şifreli kopyayı indirin.
• İndirdiğiniz dosyayı bir kez açıp şifre sorduğunu kontrol edin, sonra artık gerekmeyen korumasız kopyaları silin.

AES-256 şifreleme ne kadar güçlü?

PDF Şifrele, PDF standardının desteklediği en güçlü şifreleme olan AES-256'yı kullanır. AES-256'yı algoritmanın kendisine saldırarak kimse kıramaz. Korumalı PDF'ler izinsiz açıldığında bunun nedeni neredeyse her zaman şifrenin zayıf olması, başka yerlerde de kullanılması ya da dosyayla birlikte gönderilmesidir.

Yani seçtiğiniz şifre, algoritmadan çok daha önemlidir. Sonuna bir rakam eklenmiş kısa bir kelime, yazılımlar tarafından dakikalar içinde tahmin edilebilir. Birbiriyle ilgisiz dört beş kelimeden oluşan bir parola cümlesi ise hem hatırlaması daha kolay hem de kırılması çok daha zordur. Biz şifrelerimizi bir şifre yöneticisinde saklıyoruz; böylece hangi belgenin hangi şifreyi kullandığını hatırlama derdi de ortadan kalkıyor.

Şifre güvenle nasıl paylaşılır?

En sık gördüğümüz hata, şifreyi ekle aynı e-postaya yazmaktır. O e-postayı okuyabilen herkes artık PDF'i de okuyabilir; şifreleme hiçbir işe yaramamış olur. Şifreyi her zaman farklı bir kanaldan gönderin.

• PDF'i e-postayla gönderin, şifreyi SMS ile iletin ya da telefonda söyleyin.
• Düzenli yazışmalarda bir şifreyi yüz yüze bir kez belirleyin ve yalnızca o kişiyle kullanın.
• Şifreyi asla dosya adına ya da e-postanın konu satırına yazmayın.
• Şifrenin sızdığından şüpheleniyorsanız orijinal dosyayı yeni bir şifreyle tekrar koruyup yeniden gönderin.

PDF şifresinin yapamadıkları

Şifre, dosyayı kimin açabileceğini belirler; ancak biri dosyayı açtıktan sonra onu okuyabilir, ekran görüntüsünü alabilir ya da yazdırabilir. Bu, aktarım ve saklama sırasındaki bir korumadır; güvendiğiniz alıcının içeriği paylaşmayacağının garantisi değildir.

Şifreleme bilgiyi de ortadan kaldırmaz. Belgenin bazı kısımları şifreyi bilen kişi tarafından bile asla görülmemeliyse, korumadan önce bunları PDF Karart ile kalıcı olarak kapatın. Ayrıca kurtarma seçeneği yoktur: şifrenizi hiçbir zaman görmüyor ve saklamıyoruz. Unutursanız tek yol, orijinal şifresiz dosyayı yeniden korumaktır.

Her zaman şifrelediğimiz belgeler

Zamanla, cihazlarımızdan şifresiz asla çıkmayan kısa bir dosya listesi oluşturduk. Liste eksiksiz değil; ama bir belge bu gruplardan birine giriyorsa korumayı ek bir adım değil, varsayılan olarak görüyoruz.

Yalnızca güvenilir bir ekip içinde paylaşılan belgelerde şifre gereğinden fazla olabilir; ayrıca bulut depolamadaki arama ve önizlemeleri de işe yaramaz hale getirir. Kolaylığı, dosya sızsa ne olacağıyla tartıyoruz; dürüst cevap utanç verici ya da maliyetli olacağıysa şifreliyoruz.

• Muhasebeciye ya da ev sahibine gönderilen bordrolar, vergi beyannameleri ve banka dökümleri.
• Başvurular için pasaport, kimlik kartı ve oturma izni kopyaları.
• Doktor raporları, reçeteler ve sigorta talepleri.
• Maaş ya da ev adresi içeren imzalı sözleşmeler ve İK belgeleri.

Korumalı PDF'lerle daha sonra çalışmak

Diğer araçların çoğu kilidi açık bir dosyaya ihtiyaç duyar. Bizim alışkanlığımız önce her şeyi yapıp son sürümü en sonda kilitlemek: belgeleri PDF Birleştir ile birleştiriyor, sonucu PDF Sıkıştır ile küçültüyor, PDF İmzala ile imza ekliyor ve ancak ondan sonra son adım olarak PDF Şifrele'yi çalıştırıyoruz.

Kilitli bir PDF aldıysanız ve şifresini biliyorsanız, PDF Şifre Kaldır dosyanın şifresiz bir kopyasını kaydeder; böylece onu düzenleyebilir ya da birleştirebilirsiniz. Araç şifre kırmaz veya tahmin etmez; yalnızca açmaya yetkili olduğunuz dosyalarda işe yarar.

Bu sıralama küçük bir ayrıntı gibi görünse de zaman kazandırır. Şifreyi en başta eklerseniz, her düzenleme adımında önce kilidi açmanız, işi yapmanız ve ardından yeniden şifrelemeniz gerekir. Belgenin son halini hazırladıktan sonra tek seferde korumak hem daha hızlıdır hem de yanlışlıkla şifresiz bir ara kopyanın paylaşılması riskini azaltır. Biz bitmiş dosyayı şifreledikten sonra çalışma sırasında oluşan tüm ara kopyaları da siliyoruz

Sıkça sorulan sorular