e-Devlet, üniversite ve iş başvuruları için belge PDF hazırlama

Başlamadan önce: portalın kurallarını okuyun

Dosya boyutu sınırı, kabul edilen formatlar ve belgelerin tek dosyada mı yoksa ayrı ayrı mı yükleneceği kurumdan kuruma, hatta aynı kurumun farklı ilanları arasında değişir. Bu yüzden hazırlığa başlamadan önce ilan metnini veya yükleme ekranındaki açıklamayı dikkatlice okuyun ve şu soruların cevabını not edin:

• Hangi belgeler isteniyor ve hangi sırayla?
• Tek bir PDF mi, yoksa her belge için ayrı dosya mı yüklenecek?
• Dosya başına en fazla boyut ne kadar?
• Yalnızca PDF mi kabul ediliyor, yoksa JPG de olur mu?
• Belgelerin ıslak imzalı, onaylı veya barkodlu olması gerekiyor mu?

Taranmış belgeleri PDF'e çevirme

Elinizdeki belgeler kâğıt hâlindeyse ilk iş onları dijitale aktarmaktır. Tarayıcı kullanabiliyorsanız doğrudan PDF olarak tarayın. Telefonla çekiyorsanız belgeyi düz ve iyi aydınlatılmış bir yüzeye koyun, gölge düşürmemeye dikkat edin ve sayfanın tamamının kadraja girdiğinden emin olun.

Telefonla çektiğiniz fotoğrafları JPG'den PDF'e aracıyla PDF'e çevirebilirsiniz. iPhone kullanıyorsanız fotoğraflarınız HEIC formatında olabilir; bu durumda HEIC'ten PDF'e aracını kullanın. e-Devlet üzerinden indirdiğiniz barkodlu belgeler zaten PDF olarak gelir; onları taramaya veya fotoğraflamaya gerek yoktur, olduğu gibi kullanmanız doğrulanabilirlik açısından da daha iyidir.

Diploma veya transkript gibi resmî belgeleri tararken belgenin tamamının göründüğünden, kenar boşluklarının kesilmediğinden ve varsa arka yüzdeki onay veya mühürlerin de eklendiğinden emin olun. Çok sayfalı bir belgeyi fotoğraflıyorsanız sayfaları çekim sırasına göre numaralandırmak, daha sonra birleştirirken karışıklığı önler. Özgeçmiş gibi kendi hazırladığınız belgeleri ise taramak yerine doğrudan dijital dosyadan PDF'e dönüştürün; hem daha net hem de çok daha küçük olur.

Belgeleri tek PDF'te birleştirme

Portal tüm evrakı tek dosyada istiyorsa PDF Birleştir aracı işinizi görür. Dosyaları sürükleyip bırakın, sıralamayı ilandaki listeye göre ayarlayın ve birleştirin. Değerlendiren kişi belgeleri beklediği sırada görürse başvurunuz daha kolay incelenir.

Birleştirmeden önce her belgeyi tek tek açıp kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır. Aynı sayfanın iki kez eklenmesi veya boş bir arka yüzün araya girmesi sık yapılan hatalardır. Gereksiz sayfaları Sayfa Sil ile, sırası karışan sayfaları PDF Düzenle aracıyla düzeltebilirsiniz.

• Örnek sıralama: başvuru formu, kimlik, diploma, transkript, diğer belgeler
• Her belgenin tüm sayfalarının eklendiğinden emin olun
• Dosya adını anlamlı verin: ad-soyad-basvuru-belgeleri.pdf gibi

Yan veya ters duran sayfaları döndürme

Telefonla çekilen sayfalar sıkça yan veya baş aşağı görünür. Bu, belgeyi değerlendiren kişinin işini zorlaştırır ve özenli olmadığınız izlenimi verebilir. PDF Döndür aracıyla tek tek sayfaları ya da tüm belgeyi 90 derecelik adımlarla çevirebilirsiniz.

Döndürme işlemini birleştirmeden önce ya da sonra yapabilirsiniz; ancak birleştirilmiş son dosyayı baştan sona bir kez gözden geçirmek, gözden kaçan ters sayfaları yakalamanın en kolay yoludur.

Bu kontrolü yaparken sayfa kenarlarına da bakın. Taranmış belgelerde kesilmiş bir mühür, eksik kalmış bir imza ya da parmağınızın göründüğü bir köşe, belgenin kabul edilmemesine yol açabilir. Böyle bir sorun görürseniz yalnızca o sayfayı yeniden çekip ilgili sayfayı değiştirmek, tüm süreci baştan yapmaktan çok daha hızlıdır.

Dosya boyutu sınırına takılmamak için küçültme

Birkaç taranmış belgeyi birleştirdiğinizde dosya kolayca birkaç megabayta ulaşabilir. Portalın sınırını aşıyorsanız PDF Sıkıştır aracını kullanın ve hedef boyut alanına sınırın biraz altında bir değer girin.

Sıkıştırma sayfaları JPEG görüntüleri olarak yeniden oluşturur. Güçlü seviyelerde metin seçilemez hâle gelir, ancak taranmış belgeler için bu genellikle önemli değildir. Önemli olan küçük yazıların ve mühürlerin okunur kalmasıdır; indirdikten sonra mutlaka kontrol edin. e-Devlet'ten aldığınız barkodlu belgeleri ise mümkünse sıkıştırmadan, ayrı dosya olarak yükleyin; böylece orijinal hâlleri korunur.

Kişisel verileriniz ve güvenlik

Başvuru evrakı T.C. kimlik numaranızdan adresinize kadar pek çok kişisel veri içerir. pdfdots'ta birleştirme, döndürme, sıkıştırma ve görsel-PDF dönüşümleri tarayıcınızda gerçekleşir; dosyalarınız cihazınızdan çıkmaz, üyelik istenmez ve çıktıya filigran eklenmez.

Word, Excel veya PowerPoint dosyasını PDF'e çevirmeniz gerekirse bu araçların dosyayı HTTPS ile AB'deki sunucumuza gönderip dönüştürdükten hemen sonra sildiğini bilin. Ayrıca PDF İmzala aracı belgeye basit bir imza görseli ekler; nitelikli elektronik imza (e-imza) yerine geçmez. Kurum e-imza istiyorsa onu yetkili bir sağlayıcıdan almanız gerekir.

Sıkça sorulan sorular