Как правильно защитить PDF паролем

Зачем вообще ставить пароль на PDF?

Почта — не сейф. Письма пересылают, ящики взламывают, а вложения годами лежат в папке «Отправленные». Облачными папками делятся с большим числом людей, чем мы помним, а потерянный ноутбук или флешка отдают всё содержимое тому, кто их найдёт. Зашифрованный PDF во всех этих ситуациях остаётся нечитаемым, пока кто-то не введёт пароль.

Мы ставим пароль всякий раз, когда в документе есть номера документов, удостоверяющих личность, данные о зарплате, сведения о здоровье или что-то, что не хотелось бы услышать зачитанным вслух в кафе. Это стоит нескольких секунд и избавляет от многих тревог. Особенно это касается документов, которые отправляются людям вне вашей организации: бухгалтеру, арендодателю, кадровому агентству или в банк. Вы не знаете, как устроена их почта, кто ещё имеет доступ к их ящику и как долго они хранят вложения. Пароль на файле оставляет контроль за вами, независимо от того, куда документ попадёт после отправки и сколько раз его перешлют дальше.

Как поставить пароль на PDF: пошагово

В pdfdots «Защитить PDF» шифрование происходит в вашем браузере с помощью qpdf — давно проверенной открытой библиотеки для PDF, скомпилированной в WebAssembly. Незащищённый файл никогда не загружается ни на наши серверы, ни на чьи-либо ещё. Нужен бесплатный аккаунт, рекламы и водяных знаков нет.

• Откройте «Защитить PDF» и перетащите файл в поле или нажмите, чтобы выбрать его.
• Введите пароль, а затем повторите его для подтверждения.
• Нажмите «Защитить PDF» и скачайте зашифрованную копию.
• Откройте скачанный файл один раз и убедитесь, что он спрашивает пароль, затем удалите ненужные незащищённые копии.

Насколько надёжно шифрование AES-256?

«Защитить PDF» использует AES-256 — самое стойкое шифрование, которое поддерживает стандарт PDF. Никто не взламывает AES-256, атакуя сам шифр. Когда защищённые PDF открывают без разрешения, почти всегда дело в том, что пароль был слабым, использовался повторно или был отправлен вместе с файлом.

Значит, выбранный пароль важнее алгоритма. Короткое слово с цифрой на конце программа подберёт за минуты. Парольная фраза из четырёх-пяти не связанных между собой слов и запоминается легче, и взламывается несравнимо труднее. Мы храним свои пароли в менеджере паролей, что заодно решает проблему: какой документ каким паролем закрыт. Если менеджера паролей нет, хотя бы не используйте один и тот же пароль для почты и для документов: утечка одного не должна открывать доступ ко всему остальному.

Как безопасно передать пароль

Самая частая ошибка, которую мы видим, — пароль в том же письме, что и вложение. Любой, кто может прочитать это письмо, теперь может прочитать и PDF, так что шифрование ничего не дало. Всегда отправляйте пароль по другому каналу.

• Отправьте PDF по почте, а пароль — SMS или продиктуйте по телефону.
• Для регулярного обмена договоритесь о пароле один раз при встрече и используйте его только с этим человеком.
• Никогда не пишите пароль в имени файла или в теме письма.
• Если подозреваете, что пароль утёк, заново защитите исходный файл новым паролем и отправьте снова.

Чего пароль на PDF не делает

Пароль определяет, кто может открыть файл, но тот, кто его открыл, может читать, делать скриншоты и печатать. Это защита при передаче и хранении, а не гарантия, что доверенный получатель не поделится содержимым.

Шифрование также не удаляет информацию. Если некоторые части документа не должен видеть никто, даже обладатель пароля, закрасьте их навсегда в «Скрыть данные в PDF» перед тем, как ставить защиту. И восстановления нет: мы никогда не видим и не храним ваш пароль, поэтому если вы его забудете, единственный путь — снова защитить исходный незашифрованный файл.

Какие документы мы защищаем всегда

Со временем у нас сложился короткий список файлов, которые никогда не покидают наши устройства без пароля. Он не исчерпывающий, но если документ попадает в одну из этих групп, защита для нас — правило по умолчанию, а не дополнительный шаг.

Для документов, которыми делятся только внутри доверенной команды, пароль может быть излишним, и он делает поиск и предпросмотр в облачных дисках менее полезными. Мы взвешиваем удобство и последствия утечки, и если честный ответ — «было бы неловко или дорого», мы файл защищаем.

• Расчётные листки, налоговые декларации и банковские выписки для бухгалтера или арендодателя.
• Копии паспортов, удостоверений и видов на жительство для заявлений.
• Медицинские заключения, рецепты и страховые заявления.
• Подписанные договоры и кадровые документы с зарплатами или домашними адресами.

Работа с защищёнными PDF в дальнейшем

Большинству других инструментов нужен разблокированный файл. Наш порядок такой: сначала делаем всё остальное, потом запираем финальную версию. Объединяем документы в «Объединить PDF», уменьшаем результат в «Сжать PDF», добавляем подпись в «Подписать PDF» и только последним шагом запускаем «Защитить PDF».

Если вы получили закрытый PDF и знаете пароль, «Разблокировать PDF» сохранит копию без него, чтобы её можно было редактировать или объединять. Он не взламывает и не подбирает пароли, поэтому помогает только с файлами, которые вы вправе открывать.

Частые вопросы