PDF unterschreiben, ohne zu drucken, zu scannen oder zu faxen

Was Sie vorab brauchen

Sehr wenig. Sie brauchen das PDF selbst, einen Browser und eine Möglichkeit zu zeichnen: Eine Maus funktioniert, ein Laptop-Trackpad besser, und am besten klappt es mit dem Finger auf Smartphone oder Tablet, weil die Bewegung echter Handschrift am nächsten kommt. Wer nicht zeichnen möchte, tippt stattdessen einfach seinen Namen.

Mit PDF unterschreiben von pdfdots läuft alles in Ihrem Browser, das Dokument wird also nirgendwohin hochgeladen. Sie brauchen ein kostenloses Konto, und es gibt keine Werbung, kein Wasserzeichen und keine Gebühr pro Dokument. Das zählt bei genau den Dateien, die man typischerweise unterschreibt: Mietverträge, Arbeitsverträge, Einwilligungen beim Arzt und Rechnungen enthalten oft Angaben, die man keiner beliebigen Website schicken möchte.

PDF unterschreiben Schritt für Schritt

So gehen wir bei fast jedem Dokument vor. Nach ein, zwei Durchgängen dauert es etwa eine Minute.

• Öffnen Sie PDF unterschreiben und ziehen Sie Ihre Datei in das Feld oder klicken Sie, um sie auszuwählen.
• Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit Maus, Trackpad oder Finger. Wirkt sie zittrig, löschen Sie sie und versuchen es erneut; meist sitzt der dritte Versuch.
• Alternativ wechseln Sie zur Texteingabe, tippen Ihren Namen, und er wird in einer handschriftähnlichen Schrift dargestellt.
• Wählen Sie die Seite mit der Unterschriftszeile und klicken Sie genau auf die Stelle, an der die Unterschrift stehen soll.
• Passen Sie mit dem Größenregler die Unterschrift an den umgebenden Text an, prüfen Sie die Seite und laden Sie das unterschriebene Exemplar mit einem Klick auf PDF unterschreiben herunter.

Tipps für eine natürlich wirkende Unterschrift

Das häufigste Erkennungszeichen eines digital unterschriebenen Dokuments ist eine viel zu große Unterschrift, die wie ein Aufkleber über dem gedruckten Text liegt. Echte Unterschriften sind etwa so hoch wie zwei Zeilen Fließtext. Wir verkleinern mit dem Regler, bis die Unterschrift auf der Linie sitzt, ohne den darunter gedruckten Namen zu verdecken.

Zeichnen Sie auf dem Trackpad langsam. Schnelle Bewegungen erzeugen zackige Ecken, ein ruhiges Tempo ergibt weiche Bögen. Auf dem Smartphone hilft das Querformat, weil die Zeichenfläche breiter wird, gerade bei längeren Unterschriften. Lässt sich Ihre handschriftliche Unterschrift mit der Maus einfach nicht nachbilden, ist die getippte Variante für die meisten Formulare völlig in Ordnung.

Zoomen Sie zum Schluss in das Ergebnis, bevor Sie es verschicken. Eine Unterschrift, die ein paar Millimeter zu tief sitzt, kann in den nächsten Absatz ragen, und das lässt sich jetzt viel leichter korrigieren als nachdem die Gegenseite das Dokument schon abgelegt hat.

Ist eine solche Unterschrift rechtsgültig?

PDF unterschreiben erzeugt eine einfache elektronische Signatur: ein Bild Ihrer Unterschrift, das auf die Seite gestempelt wird. In vielen Ländern, etwa in der EU nach der eIDAS-Verordnung und in den USA nach dem ESIGN Act, werden einfache elektronische Signaturen für viele alltägliche Vereinbarungen anerkannt, zum Beispiel Mietbewerbungen, Angebote, Schulformulare und viele Geschäftsverträge. Entscheidend ist meist, ob beide Seiten mit dieser Form einverstanden waren, und eine E-Mail mit der Bitte, das PDF unterschrieben zurückzuschicken, ist dafür oft ein guter Beleg.

Es handelt sich nicht um eine zertifikatsbasierte oder qualifizierte digitale Signatur. Sie enthält keinen kryptografischen Nachweis, wer unterschrieben hat, und erkennt keine späteren Änderungen an der Datei. Manche Dokumente, etwa bestimmte notarielle Urkunden, Grundstücksübertragungen oder Behördenanträge, verlangen eine qualifizierte Signatur oder eine Unterschrift mit Tinte. Wir sind keine Juristen: Wenn viel auf dem Spiel steht oder das Dokument eine bestimmte Signaturart vorschreibt, halten Sie sich daran und nutzen einen spezialisierten Signaturdienst.

Wenn mehrere Personen unterschreiben müssen

Manche Dokumente brauchen mehr als eine Unterschrift, etwa ein Mietvertrag mit zwei Mietern oder ein Formular, das Elternteil und Schüler unterzeichnen. Jede Person unterschreibt ihr Exemplar auf dem eigenen Gerät: Die erste lädt das unterschriebene PDF herunter und leitet es weiter, die nächste öffnet genau diese Datei in PDF unterschreiben und setzt ihre Unterschrift auf die nächste Zeile. Unterschreiben Sie nur dann im Namen einer anderen Person, wenn diese Sie ausdrücklich darum gebeten hat, und verwenden Sie niemals das Unterschriftsbild eines anderen weiter.

Was nach dem Unterschreiben zu tun ist

Ein unterschriebenes Dokument braucht oft noch ein, zwei Schritte, bevor es rausgeht. Hat das Formular noch offene Felder, füllen Sie diese zuerst mit PDF-Formular ausfüllen aus und unterschreiben danach, damit die Unterschrift als Letztes hinzukommt. Soll niemand die Formularwerte später unbemerkt ändern können, schicken Sie die Datei durch PDF fixieren.

Enthält der unterschriebene Vertrag personenbezogene Daten und geht er per E-Mail raus, versehen Sie ihn mit PDF mit Passwort schützen und teilen das Passwort per Telefon oder SMS mit. Und lehnt das Upload-Portal des Empfängers die Datei als zu groß ab, bringt PDF verkleinern sie meist deutlich unter das Limit, ohne dass die Unterschrift unscharf wird.

Häufige Fragen