Seitenzahlen in ein PDF einfügen: Position, Startzahl und Deckblatt

Wohin Seitenzahlen gehören

Unser Tool bietet drei Positionen: unten mittig, unten rechts und oben rechts. Jede passt zu einer anderen Art von Dokument, und wir wählen danach, was Leser und Empfänger erwarten, nicht nach persönlichem Geschmack.

Veröffentlicht ein Gericht, eine Hochschule oder eine Vergabestelle Formatvorgaben, haben diese Vorrang. Prüfen Sie sie vor dem Nummerieren, denn eine spätere Meinungsänderung bedeutet, vom unnummerierten Original aus neu zu nummerieren.

• Unten mittig: der Klassiker für Berichte, Abschlussarbeiten, Handbücher und alles, was gedruckt und gebunden wird.
• Unten rechts: passt zu Geschäftsdokumenten, Sitzungsunterlagen und Paketen, die man durchblättert, weil die Zahl dort sitzt, wo der Daumen landet.
• Oben rechts: üblich bei Schriftsätzen, Manuskripten und manchen wissenschaftlichen Formaten, und sie bleibt sichtbar, wenn Seiten unten geheftet sind.

Die Startzahl nutzen

Mit der Startzahl kann die erste Seite Ihres PDFs jede beliebige Zahl tragen, nicht nur 1. Das ist nützlicher, als es klingt. Ist Ihre Datei der zweite Band eines Pakets und endet der erste Band auf Seite 48, beginnen Sie bei 49, und die Nummerierung des Gesamtpakets läuft lückenlos weiter. Wird ein Kapitel einer Abschlussarbeit separat eingereicht, muss aber zu den Seitenzahlen der Gesamtarbeit passen, setzen Sie die Startzahl auf die tatsächliche erste Seite des Kapitels.

Eines sollten Sie im Kopf behalten: Die Startzahl ändert, was gedruckt wird, nicht die Seitenpositionen im PDF. Ihr PDF-Viewer nennt die erste Seite weiterhin Seite 1. Bittet Sie jemand, Seite 12 zu entfernen, klären Sie, ob die zwölfte Seite der Datei gemeint ist oder die Seite, auf der 12 steht.

Und das Deckblatt?

Viele Vorgaben wollen ein Deckblatt ohne Nummer, mit der folgenden Seite als Seite 2 oder manchmal als Seite 1. Unser Tool nummeriert jede Seite der Datei; einen Schalter, um die erste Seite auszulassen, gibt es nicht. Das sagen wir lieber klar, als Sie nach einer Option suchen zu lassen, die es nicht gibt.

Der Umweg ist zuverlässig und dauert eine Minute. Entfernen Sie das Deckblatt aus dem PDF, nummerieren Sie die übrigen Seiten mit der gewünschten Startzahl (2, wenn das Deckblatt mitzählt, 1, wenn nicht) und setzen Sie das Deckblatt dann mit „PDF zusammenfügen“ wieder nach vorn. Dieselbe Methode funktioniert für ein Inhaltsverzeichnis oder Vorspann, der unnummeriert bleiben soll, solange die unnummerierten Seiten am Anfang stehen.

Seitenzahlen mit pdfdots einfügen, Schritt für Schritt

„Seitenzahlen einfügen“ läuft in Ihrem Browser, es wird nichts hochgeladen. Sie brauchen ein kostenloses Konto; der kostenlose Tarif umfasst 3 Aufgaben pro Tag für Dateien bis 10 MB, und die Tarife Bronze, Silver und Gold heben diese Grenzen für größere Pakete an.

• 1. Besteht Ihr Dokument aus mehreren Dateien, fügen Sie diese zuerst mit „PDF zusammenfügen“ zusammen, damit die Nummerierung durchläuft.
• 2. Öffnen Sie „Seitenzahlen einfügen“ und ziehen Sie das PDF in das Feld.
• 3. Wählen Sie die Position: unten mittig, unten rechts oder oben rechts.
• 4. Legen Sie die Startzahl fest, zum Beispiel 1, oder 49, wenn diese Datei einen früheren Band fortsetzt.
• 5. Klicken Sie auf „Seitenzahlen einfügen“, laden Sie das Ergebnis herunter und prüfen Sie die erste, eine mittlere und die letzte Seite.

Gerichtsunterlagen, Abschlussarbeiten und Sitzungsunterlagen

Bei Unterlagen fürs Gericht ist der häufigste Fehler, jede Anlage einzeln zu nummerieren und erst danach zusammenzufügen. Jede Anlage beginnt dann bei 1, und Verweise wie „siehe Seite 7“ werden mehrdeutig. Erst zusammenfügen, mit „PDF-Seiten sortieren“ in die richtige Reihenfolge bringen und am Ende einmal nummerieren. Verlangt das Gericht Trennblätter zwischen den Anlagen, fügen Sie diese vor dem Nummerieren ein, damit sie ebenfalls eine Zahl bekommen, sofern die Vorgaben nichts anderes sagen.

Bei Abschlussarbeiten prüfen Sie, ob Ihre Fakultät römische Ziffern für den Vorspann verlangt. Unser Tool druckt nur arabische Ziffern; sind römische Ziffern Pflicht, setzen Sie diese im Textverarbeitungsprogramm und nutzen unser Tool für den Hauptteil oder für Anhänge, die als separate PDFs kommen. Bei Sitzungsunterlagen sorgt unten rechts zusammen mit einem sauberen Paket aus Tagesordnung, Protokoll und Berichten dafür, dass sich der Vorstand in der Sitzung tatsächlich zurechtfindet.

Typische Nummerierungsfehler und wie wir sie vermeiden

Der Klassiker ist doppeltes Nummerieren. Hatte eine Quelldatei schon Zahlen in der Fußzeile und setzen Sie unsere in dieselbe Ecke, überlagern sich beide und wirken schlampig. Vor dem Nummerieren scrollen wir durch das PDF und prüfen, ob Seiten bereits eine Zahl tragen. Falls ja, wählen wir eine andere Position, oder wir nummerieren nur den Teil ohne Zahlen und fügen den Rest danach hinzu.

Der zweite Fehler ist zu frühes Nummerieren. Jede spätere Änderung, etwa eine fehlende Anlage einfügen, eine doppelte Seite löschen oder ein Kapitel verschieben, verändert die Reihenfolge, und die gedruckten Zahlen stimmen nicht mehr. Seitenzahlen sind bei uns einer der letzten Schritte: zusammenstellen, umsortieren, Überflüssiges entfernen, dann nummerieren. Braucht die Datei zusätzlich einen Vermerk wie ENTWURF oder VERTRAULICH, kann „Wasserzeichen einfügen“ vor oder nach dem Nummerieren laufen, da das Wasserzeichen in der Mitte und die Zahlen am Rand sitzen.

Und schließlich: Behalten Sie die unnummerierte Version. Möchte jemand bei der Durchsicht noch ein Dokument in der Mitte eingefügt haben, bauen Sie aus der sauberen Datei neu auf, statt sich um bereits aufgedruckte Zahlen herumzumogeln.

Häufige Fragen