Wasserzeichen in ein PDF einfügen, und was es kann und was nicht

Wann ein Wasserzeichen das richtige Werkzeug ist

Ein Wasserzeichen ist ein Etikett, kein Schloss. Es wirkt am besten, wenn es darum geht, Status oder Absicht mitzuteilen, und wenn diese Botschaft auf jeder Seite mitreisen soll, auch auf Ausdrucken und Screenshots. In diesen Situationen greifen wir dazu:

In all diesen Fällen ist die Empfängerin jemand, dem Sie genug vertrauen, um die Datei zu schicken. Das Wasserzeichen soll Fehler und beiläufigen Missbrauch verhindern, nicht einen entschlossenen Angreifer aufhalten.

• Entwürfe in der Abstimmung: ENTWURF oder NICHT ZUR UNTERSCHRIFT auf Verträgen, Angeboten und Richtlinien, die sich noch ändern.
• Interne Dokumente: VERTRAULICH oder INTERN auf Vorstandsunterlagen, Preislisten und Personalakten.
• Ausweiskopien: Verwendungszweck und Datum quer über Personalausweis, Führerschein oder Kontoauszug, die Sie an Vermieter oder Makler schicken.
• Muster und Korrekturabzüge: MUSTER oder KORREKTUR auf einem Design, einer Übersetzung oder einem Bericht, den Sie vor der Bezahlung schicken.
• Kopien pro Empfänger: der Name des Empfängers auf jeder Kopie, damit klar ist, von wem eine durchgesickerte Kopie stammt.

Text und Deckkraft wählen

Unser Tool fügt ein Text-Wasserzeichen ein, diagonal über die Mitte jeder Seite. Bild- oder Logo-Wasserzeichen werden derzeit nicht unterstützt, und die Position ist fest. Sie entscheiden also über zwei Dinge: den Text und die Deckkraft. Beide sind wichtiger, als man denkt.

Halten Sie den Text kurz. Das Wasserzeichen wird so skaliert, dass es quer über die Seite passt, ein langer Satz schrumpft also, bis er schwer lesbar wird. Ein oder zwei Wörter oder eine kurze Zeile mit bis zu fünf, sechs Wörtern funktionieren am besten. Für Ausweiskopien mögen wir das Muster Zweck plus Datum, denn ein Datum macht eine Wiederverwendung Monate später sofort verdächtig.

Bei der Deckkraft liegen wir für die meisten Dokumente bei etwa 20 bis 30 Prozent. Auf diesem Niveau ist die Markierung nicht zu übersehen, der Text darunter bleibt aber gut lesbar, und das zählt, weil die Empfängerin mit dem Dokument noch arbeiten muss. Höher, bei 40 bis 50 Prozent, gehen wir bei Mustern und Korrekturabzügen, bei denen die Markierung die Nutzung als fertiges Produkt bewusst stören soll. Unter 15 Prozent kann das Wasserzeichen auf manchen Druckern und Bildschirmen verschwinden, und dann verfehlt es seinen Zweck.

Wasserzeichen mit pdfdots einfügen, Schritt für Schritt

„Wasserzeichen einfügen“ läuft komplett in Ihrem Browser, das Dokument, das Sie schützen wollen, wird also nie zu uns hochgeladen. Sie brauchen ein kostenloses Konto. Der kostenlose Tarif umfasst 3 Aufgaben pro Tag mit Dateien bis 10 MB; die kostenpflichtigen Tarife Bronze, Silver und Gold heben diese Grenzen an, wenn Sie viele Dateien markieren.

• 1. Öffnen Sie „Wasserzeichen einfügen“ und ziehen Sie Ihr PDF in das Feld, oder klicken Sie, um es auszuwählen.
• 2. Geben Sie den Wasserzeichentext ein, zum Beispiel ENTWURF, VERTRAULICH oder einen Verwendungszweck mit Datum.
• 3. Bewegen Sie den Deckkraft-Regler. Beginnen Sie bei etwa 25 Prozent und erhöhen Sie nur, wenn die Markierung schwerer zu ignorieren sein soll.
• 4. Klicken Sie auf „Wasserzeichen einfügen“ und laden Sie das markierte PDF herunter.
• 5. Öffnen Sie das Ergebnis und scrollen Sie durch einige Seiten, um zu prüfen, ob der Text gut lesbar ist und der Inhalt darunter ebenfalls.

Warum ein Wasserzeichen abschreckt, aber nicht schützt

Hier wollen wir ehrlich sein, denn viele Websites versprechen bei Wasserzeichen zu viel. Unser Wasserzeichen wird als eigene Ebene über den bestehenden Seiteninhalt gezeichnet. Der Originaltext bleibt markierbar, was gut für die Empfängerin ist, aber auch bedeutet, dass jemand mit PDF-Bearbeitungssoftware und etwas Geduld die Markierung entfernen oder überdecken kann. Ein Wasserzeichen erhöht den Aufwand und macht Missbrauch sichtbar; es macht die Datei nicht fälschungssicher.

Wollen Sie steuern, wer das Dokument überhaupt öffnen kann, vergeben Sie nach dem Wasserzeichen mit „PDF mit Passwort schützen“ ein Passwort. Enthält die Datei Formularfelder, die jemand ändern könnte, lassen Sie vorher „PDF fixieren“ laufen, damit die eingetippten Antworten Teil der Seite werden. Und sollen bestimmte Angaben die Empfängerin nie zu sehen bekommen, ist ein Wasserzeichen das falsche Werkzeug: Entfernen Sie diese Angaben durch Schwärzen oder indem Sie die betreffenden Seiten löschen.

Unser Ablauf für sensible Kopien

Für einen Ausweis oder Kontoauszug, der an Dritte gehen muss, ist unsere Routine kurz. Zuerst entfernen wir Seiten, die der Empfänger nicht braucht, zum Beispiel die zweite Seite eines Auszugs mit Buchungen, die ihn nichts angehen. Dann setzen wir das Wasserzeichen mit Zweck und Datum. Ist die Datei zu groß für ein Upload-Portal, verkleinern wir sie zuletzt, denn erst zu verkleinern und dann das Wasserzeichen zu setzen macht einen Teil der Ersparnis manchmal wieder zunichte.

Geht dasselbe Dokument an mehrere Personen, erstellen wir pro Empfänger eine Kopie mit seinem Namen im Wasserzeichen. Das dauert eine Minute länger, beseitigt aber jeden Zweifel darüber, wer welche Version bekommen hat, und hält nach unserer Erfahrung leise vom Weiterleiten ab.

Häufige Fragen