Cómo poner una marca de agua en un PDF, y qué puede y no puede hacer

Cuándo una marca de agua es la herramienta adecuada

Una marca de agua es una etiqueta, no un candado. Funciona mejor cuando el objetivo es comunicar un estado o una intención, y cuando quieres que ese mensaje viaje con cada página, incluidas las copias impresas y las capturas de pantalla. Estas son las situaciones en las que recurrimos a ella:

En todos estos casos, el destinatario es alguien en quien confías lo suficiente como para enviarle el archivo. La marca de agua está ahí para evitar errores y usos indebidos casuales, no para detener a alguien decidido a saltársela.

• Borradores en revisión: BORRADOR o NO VÁLIDO PARA FIRMA en contratos, ofertas y políticas que todavía van a cambiar.
• Documentos internos: CONFIDENCIAL o USO INTERNO en actas del consejo, listas de precios y expedientes de personal.
• Copias de identificación: una finalidad y una fecha sobre el DNI, el pasaporte, el carné de conducir o un extracto bancario que envías a un casero o a una inmobiliaria.
• Pruebas y muestras: MUESTRA o PRUEBA en un diseño, una traducción o un informe que envías antes de cobrar.
• Copias por destinatario: el nombre del destinatario en cada copia, para que quede claro de dónde salió una copia filtrada.

Elegir el texto y la opacidad

Nuestra herramienta añade una marca de agua de texto, colocada en diagonal en el centro de cada página. Por ahora no admite imágenes ni logotipos como marca de agua, y la posición es fija, así que las dos decisiones que realmente tomas son el texto y la opacidad. Ambas importan más de lo que parece.

Que el texto sea corto. La marca se ajusta para cruzar la página, así que una frase larga se encoge hasta volverse difícil de leer. Una o dos palabras, o una línea corta de cinco o seis palabras como mucho, funciona mejor. Para copias de documentos de identidad nos gusta el patrón finalidad más fecha, porque una fecha hace que reutilizar la copia meses después resulte claramente sospechoso.

En cuanto a la opacidad, nos movemos entre el 20 y el 30 por ciento para la mayoría de los documentos. A ese nivel la marca es imposible de pasar por alto, pero el texto de debajo sigue siendo perfectamente legible, algo importante porque el destinatario todavía tiene que trabajar con el documento. Subimos al 40 o 50 por ciento en muestras y pruebas, donde queremos que la marca estorbe de verdad si alguien intenta usar el archivo como producto final. Por debajo del 15 por ciento, la marca puede desaparecer en algunas impresoras y pantallas, y entonces pierde su sentido.

Cómo poner una marca de agua con pdfdots, paso a paso

Añadir marca de agua funciona por completo en tu navegador, así que el documento que intentas proteger nunca se nos sube. Necesitas una cuenta gratuita. El plan gratuito incluye 3 tareas al día con archivos de hasta 10 MB; los planes de pago Bronze, Silver y Gold amplían esos límites si marcas muchos documentos.

• 1. Abre Añadir marca de agua y arrastra tu PDF al recuadro, o haz clic para elegirlo.
• 2. Escribe el texto de la marca, por ejemplo BORRADOR, CONFIDENCIAL o una finalidad con fecha.
• 3. Mueve el control de opacidad. Empieza en torno al 25 por ciento y súbelo solo si la marca tiene que ser más difícil de ignorar.
• 4. Haz clic en Añadir marca de agua y descarga el PDF marcado.
• 5. Abre el resultado y recorre algunas páginas para comprobar que el texto se lee y que el contenido de debajo sigue siendo legible.

Por qué una marca de agua disuade pero no protege

Queremos ser honestos, porque muchas webs venden las marcas de agua como más de lo que son. Nuestra marca se dibuja encima del contenido de la página como una capa propia. El texto original sigue siendo seleccionable, lo cual es bueno para el destinatario, pero también significa que alguien con un programa de edición de PDF y algo de paciencia puede quitar o tapar la marca. Una marca de agua aumenta el esfuerzo y hace visible el mal uso; no hace que el archivo sea inalterable.

Si necesitas controlar quién puede abrir el documento, añade una contraseña con Proteger PDF después de poner la marca. Si el archivo tiene campos de formulario que alguien podría cambiar, pasa antes Aplanar PDF para que las respuestas formen parte de la página. Y si hay datos que el destinatario nunca debería ver, la marca de agua es directamente la herramienta equivocada: elimina esos datos censurándolos o quitando las páginas.

Nuestra rutina para copias delicadas

Para un DNI o un extracto bancario que tiene que llegar a un tercero, nuestra rutina es corta. Primero quitamos las páginas que el destinatario no necesita, por ejemplo la segunda página de un extracto con movimientos que no vienen al caso. Después añadimos la marca de agua con la finalidad y la fecha. Si el archivo es demasiado grande para una sede electrónica, lo comprimimos al final, porque comprimir primero y marcar después a veces anula parte del ahorro de tamaño.

Cuando el mismo documento va a varias personas, hacemos una copia por destinatario con su nombre en el texto de la marca. Lleva un minuto más, pero elimina cualquier duda sobre quién recibió qué versión y, según nuestra experiencia, desanima discretamente a reenviarla.

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