免费可填写发票模板（PDF）

填写步骤

1. 下载可填写的PDF，或在「填写PDF表单」工具中打开。
2. 填写发票编号、日期和客户的订单号或参考号。
3. 填写你的信息和客户的账单信息。
4. 逐项列出数量和单价，然后填好合计。
5. 填写付款信息；如果客户需要签字，用「PDF签名」签名。
6. 保存为PDF，必要时压缩，然后在邮件主题中写上发票编号发送出去。

账单编号与归档的小习惯

我们建议按“年份-序号”的方式给账单编号，例如 2026-001、2026-002，每年从头开始。每发出一张账单，就在自己的台账里记一行：编号、客户、金额、开具日期、付款期限和实际到账日期。这样到了月底或季度末，你一眼就能看出哪些款项还没收到，需要礼貌地提醒对方。

归档时，我们推荐把账单PDF按“编号-客户名称”命名，并和对应的合同、验收记录、银行回单放在同一个文件夹里。国内的会计凭证通常需要保存较长时间，电子文件也一样，所以最好在电脑之外再保留一份云端或移动硬盘备份，避免设备损坏导致资料丢失。

在中国使用这份账单的实用建议

如果你的客户在国内，我们建议把这份账单当作“请款单”或“对账单”来用：先把服务内容、数量和金额发给对方财务确认，对方核对无误后，你再通过电子税务局开具对应金额的数电票或专票。这样做的好处是双方在开票前就对齐了金额和抬头，避免开错票后再走红冲流程。请在备注里写上对方的纳税人识别号和开票抬头，财务同事会非常感谢你。

如果客户在海外，这份账单通常就是对方付款的直接依据。我们建议注明币种（例如 USD 或 EUR）、收款银行的 SWIFT 代码和完整的英文户名，并写清楚汇款手续费由哪一方承担。跨境收款到账后，记得把账单编号和银行回单放在一起保存，结汇和年度报税时都会用到。账单编号建议和你自己的台账保持一致，月底对账时一查就能对上。

每个字段是做什么用的

发票编号是双方日后查找这份文件的依据，所以请用一个永不重复的简单序列，比如 2026-014。很多税务机关要求编号连续，跳号可能引来疑问。参考号一栏用来填客户的采购订单号或项目代码：不少大公司没有这个号码就不付款，发出前最好先问清楚。

在 Bill to 里写客户公司的注册名称和账单地址，而不是日常对接人的名字。如果双方有需要出现在账单上的税号（例如统一社会信用代码或海外的VAT号），可以写在地址行里。

我们常见的错误

大多数拖欠款项，问题都出在账单本身一些本可避免的小疏漏上。

• 没有付款期限，或者只写“尽快”。请写一个具体日期。
• 明细只写“服务费”。请写清楚做了什么工作、覆盖哪个时间段。
• 打折后合计对不上。再核对一遍小计、税费和折扣。
• 缺少银行信息，或者给了与币种不符的账户。
• 改旧文件时沿用了旧的发票编号。

发送和保存账单

请以PDF而不是可编辑文档的形式发送，这样数字在传递过程中不会被改动。如果合并了工时表导致文件太大，先用「压缩PDF」处理一下。附上客户要求的材料，比如签字的送货单或工时表，并在邮件主题里写上发票编号。如果客户之后还需要正式的增值税发票，记得在税务系统开具后与这份账单的编号对应起来。

每张开出的账单都要留底。很多国家要求企业保存发票五到十年，在中国，会计凭证和发票的保管期限也有明确规定，请以你注册地的规则为准。登录pdfdots后，可以把完成的账单存进加密保存的「我的文件」。

常见问题