PDF preenchível

Modelo de fatura preenchível grátis (PDF)

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Criamos este modelo de fatura para freelancers e pequenas empresas que querem algo limpo e completo sem abrir um sistema de contabilidade só para uma cobrança. Ele tem todos os blocos que o financeiro do cliente espera ver: número da fatura, datas de emissão e vencimento, dados das duas partes, tabela de itens, totais e instruções de pagamento.

Você pode baixar o PDF preenchível e completá-lo em qualquer leitor de PDF, ou abri-lo direto na nossa ferramenta Preencher PDF. O preenchimento acontece no seu navegador, então os valores e nomes de clientes que você digita não são enviados enquanto você trabalha.

Um aviso importante: no Brasil, este PDF serve como fatura comercial ou demonstrativo de cobrança, mas não substitui a Nota Fiscal (NF-e ou NFS-e), que é emitida no sistema da prefeitura ou da Sefaz. Em Portugal, as faturas com efeito fiscal normalmente precisam ser emitidas em programa de faturação certificado ou no Portal das Finanças. Confirme com seu contador o que se aplica ao seu caso.

Como preencher

  1. Baixe o PDF preenchível ou abra-o na nossa ferramenta Preencher PDF.
  2. Preencha o número da fatura, as datas e o pedido de compra ou a referência do cliente.
  3. Adicione seus dados e os dados de cobrança do cliente.
  4. Liste cada item com quantidade e preço unitário e depois complete os totais.
  5. Inclua os dados de pagamento e assine com Assinar PDF se o cliente exigir assinatura.
  6. Salve em PDF, comprima se precisar e envie por e-mail com o número da fatura no assunto.

Para que serve cada campo

O número da fatura é como os dois lados vão encontrar este documento depois, então use uma sequência simples que nunca se repita, como 2026-014. Muitas autoridades fiscais esperam numeração sequencial, e lacunas podem gerar perguntas. O campo de referência é para o pedido de compra ou o código do projeto do cliente: empresas grandes costumam recusar o pagamento sem ele, então peça antes de enviar.

Em Faturar para, escreva a razão social e o endereço de cobrança do cliente, não o nome da pessoa com quem você fala no dia a dia. Se algum de vocês tiver um documento fiscal que precisa aparecer na cobrança, como CNPJ, CPF ou NIF em Portugal, inclua-o nas linhas de endereço.

Erros comuns que vemos

A maioria dos atrasos de pagamento vem de pequenas falhas evitáveis na própria fatura.

  • Sem data de vencimento, ou com algo vago como "em breve". Escreva uma data, por exemplo 30/10/2026.
  • Itens que dizem só "Serviços". Descreva o trabalho e o período que ele cobre.
  • Totais que não batem depois do desconto. Confira subtotal, impostos e desconto mais uma vez.
  • Dados bancários ausentes, ou para a moeda errada (R$ em vez de €, por exemplo).
  • Reaproveitar um número de fatura ao editar um arquivo antigo.

Enviar e guardar suas faturas

Envie a fatura em PDF, não como documento editável, para que os números não mudem no caminho. Se o arquivo ficou pesado porque você juntou folhas de horas, passe-o antes pelo Comprimir PDF. Anexe o que o cliente pediu, como um comprovante de entrega assinado, e coloque o número da fatura no assunto do e-mail.

Guarde uma cópia de cada fatura emitida. Muitos países exigem que empresas guardem esses documentos por cinco a dez anos, então confira a regra de onde você está registrado. Com sua conta pdfdots, você pode salvar as faturas prontas em Meus arquivos, armazenados de forma criptografada.

Perguntas frequentes

Este PDF substitui a nota fiscal?

Não. No Brasil, a NF-e ou NFS-e é emitida no sistema oficial da Sefaz ou da prefeitura, e em Portugal as faturas fiscais seguem as regras de software certificado. Use este modelo como cobrança ou demonstrativo e confirme com seu contador.

O modelo calcula os totais para mim?

Não. Deixamos os campos como texto simples para que funcionem em qualquer leitor de PDF. Some os valores você mesmo ou numa calculadora e digite o resultado no bloco de totais.

Posso colocar meu logotipo?

O modelo não tem campo para logotipo. Você pode inserir uma imagem depois com nosso editor de PDF, ou simplesmente escrever o nome da empresa de forma clara no bloco do emitente.

Preciso cobrar impostos?

Depende de onde você está registrado, do seu regime e do quanto fatura. Se não houver imposto destacado, deixe o campo zerado e, na dúvida, confira as regras da autoridade fiscal local.

Meus dados são enviados quando preencho online?

O preenchimento acontece no seu navegador. O arquivo só chega aos nossos servidores se você decidir salvá-lo em Meus arquivos com a conta conectada.

E se o cliente pedir uma correção?

Não edite e reenvie com o mesmo número. Emita uma nota de crédito ou uma nova fatura com outro número e cite o número original no campo de referência.