Modelo de relatório de despesas preenchível grátis (PDF)

Como preencher

1. Baixe o PDF preenchível ou abra-o na nossa ferramenta Preencher PDF.
2. Preencha seu nome, o departamento, o período e a finalidade dos gastos.
3. Adicione uma linha por comprovante com data, descrição, categoria e valor.
4. Preencha o total, o adiantamento recebido e o valor a reembolsar.
5. Fotografe os comprovantes, transforme em PDF com JPG para PDF e junte ao relatório com Juntar PDF.
6. Assine com Assinar PDF e envie a quem aprova para a segunda assinatura.

Como preencher a tabela de despesas

Use uma linha por comprovante, em ordem de data (dd/mm/aaaa). Mantenha as descrições curtas, mas específicas: "Ônibus São Paulo–Campinas, visita a cliente" é muito mais fácil de aprovar do que "Viagem". Use as mesmas categorias que o financeiro usa, normalmente transporte, hospedagem, alimentação, material e outros, para o relatório ser lançado sem retrabalho.

Se você recebeu um adiantamento, informe-o no bloco de totais. O reembolso é o total menos o adiantamento; se o resultado for negativo, é você quem deve devolver a diferença.

O que anexar

Um relatório de despesas sem comprovantes costuma voltar na hora. Anexe:

• Todos os recibos, cupons ou notas fiscais, numerados na mesma ordem da tabela.
• Extratos do cartão para custos cujo comprovante se perdeu, se a política da empresa permitir.
• E-mails de aprovação para qualquer coisa fora do padrão, como uma diária de hotel mais cara.
• As taxas de câmbio usadas, se você pagou em moeda estrangeira.

Erros comuns e guarda dos registros

Os problemas mais comuns são gastos pessoais misturados, o mesmo comprovante lançado duas vezes e datas faltando. Confira os limites de alimentação e viagem da política da sua empresa antes de enviar. Os empregadores costumam guardar os registros de despesas com a contabilidade por vários anos, e vale a pena você manter sua própria cópia também. Com a conta conectada, você pode guardar o arquivo final em Meus arquivos, armazenados de forma criptografada.

Perguntas frequentes