PDF remplissable
Modèle de note de frais remplissable gratuit (PDF)
Dernière mise à jour:
Nous avons conçu cette note de frais pour les salariés, prestataires et bénévoles qui avancent des dépenses professionnelles et doivent se les faire rembourser. Tout tient sur une page : qui a dépensé, sur quelle période, dans quel but, le détail de chaque dépense et le montant à rembourser après déduction d'une éventuelle avance.
Téléchargez le PDF remplissable ou complétez-le en ligne avec notre outil Remplir un formulaire PDF. Transformez ensuite les photos de vos tickets en PDF, réunissez le tout dans un seul fichier et signez-le.
Comment le remplir
- Téléchargez le PDF remplissable ou ouvrez-le dans notre outil Remplir un formulaire PDF.
- Indiquez votre nom, votre service, la période couverte et l'objet des dépenses.
- Ajoutez une ligne par justificatif avec date, désignation, catégorie et montant.
- Complétez le total, l'avance éventuelle et le montant à rembourser.
- Photographiez vos tickets, convertissez-les avec JPG en PDF et ajoutez-les à la note avec Fusionner PDF.
- Signez avec Signer PDF et envoyez la note à votre responsable pour la seconde signature.
Remplir le tableau des frais
Une ligne par justificatif, dans l'ordre chronologique. Gardez des désignations courtes mais précises : « Train Lyon-Paris, rendez-vous client » se valide bien plus vite que « Déplacement ». Utilisez les mêmes catégories que votre service comptable, en général transport, hébergement, repas, fournitures et divers, pour que la note puisse être saisie sans retouche.
Si vous avez reçu une avance, indiquez-la dans le bloc des totaux. Le remboursement correspond au total moins l'avance ; si le résultat est négatif, c'est vous qui devez rendre la différence.
Ce qu'il faut joindre
Une note de frais sans justificatifs revient presque toujours à l'envoyeur. Joignez :
- Chaque ticket ou facture, numéroté dans le même ordre que le tableau.
- Un relevé de carte pour les dépenses dont le ticket est perdu, si votre politique l'accepte.
- Les e-mails d'accord pour tout ce qui sort de l'ordinaire, comme une nuit d'hôtel plus chère.
- Les taux de change utilisés, si vous avez payé dans une autre devise.
Erreurs fréquentes et conservation
Les problèmes les plus courants sont des dépenses personnelles mélangées aux frais professionnels, le même ticket déclaré deux fois et des dates manquantes. Vérifiez les plafonds de repas et de déplacement de votre entreprise avant d'envoyer. Les employeurs conservent ces pièces avec leur comptabilité pendant plusieurs années, et il est utile d'en garder vous aussi une copie. Une fois connecté, vous pouvez ranger le fichier final dans Mes fichiers, stockés chiffrés.
Questions fréquentes
Et si j'ai plus de 12 dépenses ?
Remplissez une seconde copie du modèle pour les lignes restantes, inscrivez le total général sur la dernière page et réunissez les pages en un seul PDF.
Comment déclarer des indemnités kilométriques ?
Une ligne par trajet, avec la distance et le taux dans la désignation, par exemple « Visite client, 84 km ». Le barème applicable dépend de votre employeur et du barème fiscal en vigueur : vérifiez-le avant de calculer.
Mon responsable peut-il signer en ligne ?
Oui. Envoyez-lui le PDF : il peut ajouter sa signature avec notre outil Signer PDF, sans rien installer.
Mes tickets sont-ils envoyés quand je les convertis ?
JPG en PDF et Fusionner PDF fonctionnent dans votre navigateur : les photos de vos tickets ne sont pas envoyées sur nos serveurs pendant que vous travaillez.