Бесплатный шаблон отчёта о расходах (PDF)

Как заполнить

1. Скачайте заполняемый PDF или откройте его в инструменте «Заполнить PDF-форму».
2. Укажите своё имя, отдел, период и цель расходов.
3. Добавьте по строке на каждый чек: дата, описание, категория и сумма.
4. Заполните итог, полученный аванс и сумму к возмещению.
5. Сфотографируйте чеки, превратите их в PDF в «JPG в PDF» и объедините с отчётом в «Объединить PDF».
6. Подпишите в «Подписать PDF» и отправьте руководителю на вторую подпись.

Как заполнить таблицу расходов

Одна строка — один чек, в порядке дат. Описания делайте короткими, но конкретными: «Поезд Москва — Казань, встреча с клиентом» утвердить гораздо проще, чем «Транспорт». Используйте те же категории, что и ваша бухгалтерия, — обычно проезд, проживание, питание, материалы и прочее, — чтобы отчёт можно было провести без переделок.

Если вы получали аванс, укажите его в блоке итогов. Сумма к возмещению — это итог минус аванс; если результат отрицательный, разницу нужно вернуть.

Что приложить

Отчёт без чеков обычно сразу возвращают. Приложите:

• Все чеки и счета, пронумерованные в том же порядке, что и в таблице.
• Выписку по карте для расходов с потерянным чеком, если это допускает ваша политика.
• Письма с согласованием необычных трат, например более дорогой гостиницы.
• Использованные курсы валют, если вы платили в иностранной валюте.

Частые ошибки и хранение документов

Чаще всего в отчёт попадают личные траты, один чек заявляют дважды или забывают даты. Перед отправкой проверьте лимиты на питание и поездки в политике вашей компании. Работодатели обычно хранят документы о расходах вместе с бухгалтерией несколько лет, и собственную копию тоже стоит сохранить. Вошедшие пользователи могут держать итоговый файл в «Мои файлы» в зашифрованном виде.

Частые вопросы