Kostenlose ausfüllbare Spesenabrechnung (PDF)

So füllst du sie aus

1. Lade das ausfüllbare PDF herunter oder öffne es in PDF-Formular ausfüllen.
2. Trag deinen Namen, die Abteilung, den Zeitraum und den Zweck der Ausgaben ein.
3. Füge pro Beleg eine Zeile mit Datum, Beschreibung, Kategorie und Betrag hinzu.
4. Fülle Gesamtsumme, erhaltenen Vorschuss und Erstattungsbetrag aus.
5. Fotografiere deine Belege, mach mit JPG in PDF ein PDF daraus und füg es mit PDF zusammenfügen an die Abrechnung an.
6. Unterschreibe mit PDF unterschreiben und schick sie zur zweiten Unterschrift an die freigebende Person.

Die Ausgabentabelle ausfüllen

Nimm eine Zeile pro Beleg, nach Datum sortiert. Halte die Beschreibungen kurz, aber konkret: „Zug Berlin–Hamburg, Kundentermin“ lässt sich viel leichter freigeben als „Reise“. Verwende dieselben Kategorien wie deine Buchhaltung, meist Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung, Material und Sonstiges, damit die Abrechnung ohne Nacharbeit gebucht werden kann.

Hast du einen Vorschuss bekommen, trag ihn in den Summenblock ein. Die Erstattung ist die Summe abzüglich Vorschuss; ist das Ergebnis negativ, zahlst du die Differenz zurück. Bei Verpflegungspauschalen und Kilometergeld gelten in Deutschland feste steuerliche Sätze, die dein Arbeitgeber kennt.

Was du beilegen solltest

Eine Spesenabrechnung ohne Belege kommt meist postwendend zurück. Leg bei:

• Jeden Beleg oder jede Rechnung, nummeriert in der Reihenfolge der Tabelle.
• Kartenabrechnungen für Kosten ohne Beleg, falls deine Richtlinie das erlaubt.
• Freigabe-Mails für Ungewöhnliches, etwa einen höheren Hotelpreis.
• Die verwendeten Wechselkurse, wenn du in einer Fremdwährung bezahlt hast.

Häufige Fehler und Aufbewahrung

Die häufigsten Probleme sind private Ausgaben, die sich hineinmischen, derselbe Beleg zweimal abgerechnet und fehlende Daten. Prüfe vor dem Einreichen die Reisekostenrichtlinie deiner Firma auf Grenzen bei Verpflegung und Reisen. Arbeitgeber bewahren Spesenunterlagen meist mehrere Jahre mit der Buchhaltung auf, und eine eigene Kopie lohnt sich auch für dich. Angemeldet kannst du die fertige Datei in Meine Dateien speichern, wo sie verschlüsselt liegt.

Häufige Fragen