Plantilla de nota de gastos rellenable gratis (PDF)

Cómo rellenarla

1. Descarga el PDF rellenable o ábrelo en Rellenar formulario PDF.
2. Escribe tu nombre, departamento, el periodo y el motivo de los gastos.
3. Añade una línea por tique con fecha, descripción, categoría e importe.
4. Completa el total, el anticipo recibido y el importe a reembolsar.
5. Fotografía tus tiques, conviértelos en PDF con JPG a PDF y únelos a la nota con Unir PDF.
6. Fírmala con Firmar PDF y envíala a quien la aprueba para la segunda firma.

Cómo rellenar la tabla de gastos

Usa una línea por tique, en orden de fecha. Las descripciones deben ser breves pero concretas: «AVE Madrid–Barcelona, visita a cliente» se aprueba mucho antes que «Viaje». Usa las mismas categorías que tu departamento de finanzas, normalmente desplazamientos, alojamiento, comidas, material y otros, para que la nota se pueda contabilizar sin rehacerla.

Si recibiste un anticipo, indícalo en el bloque de totales. El reembolso es el total menos el anticipo; si el resultado es negativo, te toca devolver la diferencia.

Qué adjuntar

Una nota de gastos sin justificantes suele volver directamente. Adjunta:

• Cada tique o factura, numerados en el mismo orden que la tabla.
• Extractos de tarjeta para los gastos cuyo tique perdiste, si tu política lo permite.
• Correos de aprobación para cualquier cosa fuera de lo normal, como un hotel más caro.
• Los tipos de cambio usados, si pagaste en otra divisa.

Errores habituales y conservación

Los problemas más comunes son gastos personales mezclados, el mismo tique presentado dos veces y fechas que faltan. Antes de entregarla, revisa la política de gastos de tu empresa para conocer los límites en comidas y viajes. Las empresas suelen conservar los justificantes de gastos con su contabilidad durante varios años, y conviene que tú también guardes una copia. Si has iniciado sesión, puedes guardar el archivo final en Mis archivos, que se almacenan cifrados.

Preguntas frecuentes