قالب تقرير مصروفات مجاني قابل للتعبئة (PDF)

طريقة التعبئة

1. نزّل ملف PDF القابل للتعبئة أو افتحه في أداة «تعبئة نموذج PDF».
2. املأ اسمك وقسمك والفترة المشمولة والغرض من الإنفاق.
3. أضف سطرًا لكل إيصال بالتاريخ والوصف والفئة والمبلغ.
4. املأ الإجمالي وأي سلفة مستلمة والمبلغ الواجب ردّه.
5. صوّر إيصالاتك، وحوّلها إلى PDF بأداة «JPG إلى PDF»، وادمجها مع التقرير بأداة «دمج PDF».
6. وقّع بأداة «توقيع PDF» وأرسله إلى المعتمِد ليضيف التوقيع الثاني.

تعبئة جدول المصروفات

خصّص سطرًا لكل إيصال، مرتبًا حسب التاريخ. اجعل الأوصاف قصيرة ومحددة: Taxi Dubai airport, client visit أسهل في الاعتماد بكثير من Travel وحدها. استخدم الفئات نفسها التي يستخدمها قسم المالية لديك، وهي عادةً السفر والإقامة والوجبات واللوازم وغيرها، حتى يُقيَّد التقرير دون إعادة عمل.

إذا استلمت سلفة، فأدخلها في خانة المجاميع. المبلغ المستَرد هو الإجمالي ناقص السلفة؛ وإذا كانت النتيجة سالبة، فأنت مدين بالفرق.

ما الذي ترفقه

تقرير المصروفات بلا إيصالات يُعاد غالبًا فورًا. أرفق:

• كل إيصال أو فاتورة، مرقّمًا بترتيب الجدول نفسه.
• كشوف البطاقة للتكاليف التي فقدت إيصالها، إذا كانت سياسة الشركة تسمح بذلك.
• رسائل الموافقة لأي شيء غير معتاد، مثل سعر فندق أعلى من المسموح.
• أسعار الصرف المستخدمة، إذا دفعت بعملة أجنبية، كأن تدفع باليورو في رحلة عمل ثم تطالب بالريال أو الدرهم.

أخطاء شائعة وحفظ السجلات

أكثر المشكلات شيوعًا هي خلط تكاليف شخصية، والمطالبة بالإيصال نفسه مرتين، وغياب التواريخ. راجع سياسة المصروفات في شركتك لمعرفة حدود الوجبات والسفر قبل التقديم. عادةً يحتفظ أصحاب العمل بسجلات المصروفات مع ملفاتهم المحاسبية عدة سنوات، ومن المفيد أن تحتفظ بنسختك أيضًا. يمكن للمستخدمين المسجّلين حفظ الملف النهائي في «ملفاتي»، حيث تُخزَّن مشفّرة.

الأسئلة الشائعة