قالب فاتورة مجاني قابل للتعبئة (PDF)

طريقة التعبئة

1. نزّل ملف PDF القابل للتعبئة أو افتحه في أداة «تعبئة نموذج PDF».
2. املأ رقم الفاتورة والتواريخ ورقم أمر الشراء أو المرجع الخاص بالعميل.
3. أضف بياناتك وبيانات الفوترة الخاصة بالعميل.
4. اذكر كل بند مع الكمية وسعر الوحدة، ثم أكمل المجاميع.
5. أضف بيانات الدفع، ثم وقّع الفاتورة بأداة «توقيع PDF» إذا طلب العميل توقيعًا.
6. احفظها بصيغة PDF، واضغطها عند الحاجة، وأرسلها بالبريد مع رقم الفاتورة في عنوان الرسالة.

الغرض من كل حقل

رقم الفاتورة هو ما يعتمد عليه الطرفان للعثور على المستند لاحقًا، فاستخدم تسلسلًا بسيطًا لا يتكرر أبدًا، مثل 2026-014. كثير من الجهات الضريبية تتوقع أن تكون الأرقام متتالية، وقد تثير الفجوات تساؤلات. أما حقل المرجع فمخصص لرقم أمر الشراء أو رمز المشروع لدى العميل: الشركات الكبيرة كثيرًا ما ترفض سداد فاتورة بدونه، فاطلبه قبل الإرسال.

في خانة Bill to اكتب الاسم المسجّل لشركة العميل وعنوان الفوترة، لا اسم الشخص الذي تتعامل معه يوميًا. وإذا كان لدى أحدكما رقم تسجيل ضريبي يجب أن يظهر على الفواتير، كالرقم الضريبي لضريبة القيمة المضافة، فأضفه في سطور العنوان.

ضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية في الدول العربية

تطبّق دول عربية عدة ضريبة القيمة المضافة، وتحدد كل دولة ما يجب أن تتضمنه الفاتورة الضريبية، مثل الرقم الضريبي للمورد ونسبة الضريبة ومبلغها. وبعض الدول تُلزم المنشآت المسجلة بإصدار الفواتير إلكترونيًا عبر أنظمة معتمدة، كما في نظام الفوترة الإلكترونية الذي تشرف عليه هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) في السعودية. في هذه الحالات لا يحل قالبنا محل الفاتورة الضريبية الرسمية، لكنه يبقى مفيدًا كفاتورة تجارية أو مطالبة دفع للمستقلين والأنشطة غير المسجلة في الضريبة. تحقق من قواعد بلدك أو اسأل محاسبك.

أخطاء شائعة نراها

معظم حالات التأخر في السداد تعود إلى ثغرات صغيرة يمكن تجنبها في الفاتورة نفسها.

• غياب تاريخ الاستحقاق، أو تاريخ مبهم مثل «قريبًا». اكتب تاريخًا محددًا.
• بنود لا تقول إلا «خدمات». صِف العمل والفترة التي يغطيها.
• مجاميع لا تتطابق بعد الخصم. راجع المجموع الفرعي والضريبة والخصم مرة أخرى.
• نقص بيانات الحساب البنكي، أو بيانات لحساب بعملة مختلفة.
• إعادة استخدام رقم فاتورة بعد تعديل ملف قديم.

إرسال الفواتير والاحتفاظ بها

أرسل الفاتورة بصيغة PDF لا كمستند قابل للتعديل، حتى لا تتغير الأرقام في الطريق. وإذا كبر حجم الملف لأنك دمجت معه كشوف ساعات العمل، فمرّره على أداة «ضغط PDF» أولًا. أرفق كل ما طلبه العميل، مثل إشعار تسليم موقّع أو كشف ساعات، وضع رقم الفاتورة في عنوان الرسالة.

احتفظ بنسخة من كل فاتورة تصدرها. كثير من الدول تلزم المنشآت بالاحتفاظ بالفواتير مدة تتراوح بين خمس وعشر سنوات، فتحقق من القاعدة في البلد الذي سُجّلت فيه. وعندما تكون مسجّل الدخول في pdfdots يمكنك حفظ الفواتير النهائية في «ملفاتي»، حيث تُخزَّن مشفّرة.

الأسئلة الشائعة