Заполняемый PDF
Бесплатный заполняемый шаблон счёта (PDF)
Последняя проверка:
Мы сделали этот шаблон счёта для фрилансеров, самозанятых и небольших компаний, которым нужен аккуратный и полный документ без запуска бухгалтерской программы ради одного счёта. В нём есть всё, что ожидает увидеть бухгалтерия клиента: номер счёта, дата выставления и срок оплаты, данные обеих сторон, таблица позиций, итоги и платёжные реквизиты.
Заполняемый PDF можно скачать и заполнить в любой программе для PDF или сразу открыть в нашем инструменте «Заполнить PDF-форму». Заполнение идёт в браузере, поэтому суммы и названия клиентов, которые вы вводите, никуда не загружаются, пока вы работаете.
Как заполнить
- Скачайте заполняемый PDF или откройте его в инструменте «Заполнить PDF-форму».
- Заполните номер счёта, даты и основание — номер договора или заказа.
- Добавьте свои данные и данные плательщика с ИНН.
- Перечислите позиции с количеством и ценой, затем заполните итоги и НДС.
- Укажите реквизиты и при необходимости подпишите счёт в «Подписать PDF».
- Сохраните PDF, при необходимости сожмите его и отправьте с номером счёта в теме письма.
Для чего нужно каждое поле
По номеру счёта обе стороны потом находят документ, поэтому используйте простую неповторяющуюся нумерацию, например 2026-014. Пропуски в нумерации вызывают вопросы у бухгалтеров и проверяющих. Поле «Основание» — для номера договора, заказа или кода проекта: крупные компании часто не оплачивают счёт без ссылки на договор, так что уточните его заранее.
В блоке плательщика укажите полное наименование организации, её ИНН (и КПП, если он нужен клиенту) и юридический адрес, а не имя менеджера, с которым вы общаетесь. Если вы работаете с НДС, выделите сумму налога отдельной строкой; если не являетесь плательщиком НДС, напишите «Без НДС». Учтите, что PDF-счёт не заменяет обязательные электронные документы — например, электронный счёт-фактуру или чек, — там, где закон их требует.
Частые ошибки
Большинство задержек оплаты происходит из-за мелких пробелов в самом счёте, которых легко избежать.
- Нет срока оплаты или он размытый, вроде «в ближайшее время». Укажите конкретную дату.
- Позиции только «Услуги». Опишите работу и период, за который она выполнена.
- Итоги не сходятся после скидки. Ещё раз проверьте сумму, НДС и скидку.
- Нет банковских реквизитов или они указаны для другой валюты.
- Повторный номер счёта после правки старого файла.
Отправка и хранение счетов
Отправляйте счёт в PDF, а не в редактируемом формате, чтобы цифры не изменились по дороге. Если файл стал тяжёлым из-за приложенных актов или табелей, сначала пропустите его через «Сжать PDF». Приложите то, что просил клиент, например подписанный акт или табель, и укажите номер счёта в теме письма.
Храните копию каждого выставленного счёта. Во многих странах бухгалтерские документы положено хранить от пяти до десяти лет, поэтому уточните срок там, где вы зарегистрированы. Если вы вошли в pdfdots, готовые счета можно сохранить в «Мои файлы», где они хранятся в зашифрованном виде.
Частые вопросы
Шаблон сам считает итоги?
Нет. Мы оставили поля обычным текстом, чтобы они работали в любой программе для PDF. Посчитайте суммы сами или на калькуляторе и впишите результат в блок итогов.
Можно добавить логотип?
Отдельного поля для логотипа нет. Изображение можно добавить потом в инструменте «Редактировать PDF» или просто чётко написать название компании в блоке поставщика.
Нужно ли указывать НДС?
Это зависит от вашего налогового режима. Если вы не плательщик НДС, напишите «Без НДС» или оставьте ноль; если сомневаетесь, уточните правила в своей налоговой.
Загружаются ли мои данные, когда я заполняю счёт онлайн?
Заполнение формы идёт в браузере. Файл попадает на наши серверы, только если вы сами сохраните его в «Мои файлы», войдя в аккаунт.
Что делать, если клиент просит исправить счёт?
Не правьте и не отправляйте повторно тот же номер. Выставьте новый счёт с новым номером и укажите номер исходного в поле «Основание».