E-Rechnung und PDF: Was 2026 noch erlaubt ist und was nicht
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Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – zumindest der erste Teil davon. Seitdem bekommen wir regelmäßig dieselbe Frage: „Darf ich meine Rechnungen noch als PDF verschicken?“ Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, an wen, wie groß dein Unternehmen ist und in welchem Jahr wir uns befinden. In diesem Beitrag sortieren wir die Lage, so wie wir sie verstehen, und zeigen, welche Rolle PDF und PDF/A künftig noch spielen.
Vorab ein wichtiger Hinweis: Wir sind ein PDF-Werkzeug, keine Steuerkanzlei. Die Übergangsregeln stammen aus dem Wachstumschancengesetz und dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung. Für deine konkrete Situation solltest du immer deinen Steuerberater fragen.
Was eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist
Umgangssprachlich ist jede Rechnung, die per E-Mail kommt, eine „elektronische Rechnung“. Das Umsatzsteuergesetz sieht das seit 2025 enger: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die bekanntesten Formate in Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei), sofern das Profil normkonform ist.
Ein normales PDF, das du aus Word oder deiner Buchhaltungssoftware exportierst, ist nach dieser Definition keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“ – rechtlich auf einer Stufe mit Papier. Das ist der Kern der ganzen Umstellung und der Grund für die vielen Missverständnisse.
Die Übergangsfristen im Überblick
Für inländische Umsätze zwischen Unternehmen gilt nach unserem Verständnis folgender Fahrplan. Verbraucher (B2C) sind von der Pflicht nicht betroffen – dort darfst du weiterhin ganz normal PDF-Rechnungen verschicken.
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus.
- Bis Ende 2026: Ausstellen dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen; ein PDF braucht dabei die Zustimmung des Empfängers.
- Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Im inländischen B2B-Verkehr sind grundsätzlich nur noch E-Rechnungen zulässig.
Wo PDF weiterhin seinen Platz hat
PDF verschwindet dadurch nicht aus dem Büro, es verschiebt nur seine Rolle. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und viele Belege aus dem Ausland bleiben weiter PDFs oder Papier. Hinzu kommen alle Unterlagen rund um eine Rechnung: Angebote, Lieferscheine, Verträge, Stundennachweise. Die sind von der E-Rechnungspflicht gar nicht erfasst.
Und selbst eine E-Rechnung im XRechnung-Format möchte kaum jemand als XML-Code lesen. Viele Programme erzeugen daraus eine Sichtansicht als PDF. Das ist praktisch zum Prüfen und Weiterleiten – aber rechtlich maßgeblich bleibt die XML-Datei. Genau hier passieren Fehler: Wer nur die hübsche PDF-Ansicht ablegt und die XML löscht, archiviert nicht das Original.
Archivierung: GoBD, zehn Jahre und warum PDF/A hilft
Rechnungen müssen in Deutschland in der Regel acht bis zehn Jahre aufbewahrt werden, je nach Belegart, und zwar unveränderbar und maschinell auswertbar im Originalformat. Für E-Rechnungen heißt das: Die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF wird so aufbewahrt, wie sie ankam. Eine Umwandlung ersetzt das Original nicht.
Für alles andere, also PDF-Rechnungen, Verträge und gescannte Belege, ist PDF/A eine gute Wahl. PDF/A ist eine ISO-genormte Variante, bei der Schriften eingebettet und externe Abhängigkeiten ausgeschlossen sind. Ein Dokument, das heute als PDF/A abgelegt wird, sieht in zehn Jahren noch genauso aus – auch wenn die ursprüngliche Schriftart dann auf keinem Rechner mehr installiert ist.
Unser Tool „PDF in PDF/A umwandeln“ erzeugt PDF/A-2b. Das ist die Variante, die viele Archivsysteme und Behörden für die Langzeitarchivierung erwarten. Ehrlich gesagt: Aus einer normalen PDF-Rechnung wird dadurch keine E-Rechnung. Dafür bräuchte es eingebettete, normkonforme XML-Daten, und die erzeugt unser Werkzeug nicht. Es geht bei PDF/A allein um die langfristige Lesbarkeit.
So archivieren wir unsere eigenen Belege
In unserem eigenen Kleinbetrieb hat sich ein einfacher Ablauf bewährt, der ohne teure Archivsoftware auskommt, aber trotzdem nachvollziehbar bleibt.
- E-Rechnungen (XML oder ZUGFeRD) werden unverändert in einem eigenen Ordner pro Jahr gespeichert.
- PDF-Rechnungen und Verträge wandeln wir zusätzlich in PDF/A um und legen beide Fassungen ab.
- Papierbelege scannen wir, lassen sie bei Bedarf durch „PDF OCR“ laufen, damit sie durchsuchbar werden, und speichern sie dann als PDF/A.
- Dateinamen folgen einem festen Schema: Datum, Lieferant, Rechnungsnummer.
- Einmal im Jahr prüfen wir stichprobenartig, ob sich alte Dateien noch öffnen lassen.
Datenschutz bei der Umwandlung
Rechnungen enthalten Namen, Adressen, Bankverbindungen und Umsätze. Deshalb wollen wir offen sagen, wie die PDF/A-Umwandlung bei uns technisch läuft: Anders als unsere Browser-Tools braucht sie unseren Server. Die Datei wird per HTTPS an unseren Server in Deutschland geschickt, dort mit Ghostscript umgewandelt und direkt danach gelöscht. Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB.
Wer das für bestimmte Unterlagen nicht möchte, kann viele Programme direkt als PDF/A exportieren lassen, etwa LibreOffice oder Word über die Speicheroptionen. Zusammenfügen, Verkleinern, Schwärzen und OCR laufen bei pdfdots dagegen vollständig im Browser, ohne dass etwas hochgeladen wird.
Häufige Fragen
Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen an Firmen schicken?
Nach den Übergangsregeln ja, bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Lass dir die Details für deinen Fall vom Steuerberater bestätigen.
Macht euer PDF/A-Tool aus meiner Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Es erzeugt PDF/A-2b für die Archivierung, bettet aber keine XML-Rechnungsdaten ein. Für ZUGFeRD oder XRechnung brauchst du eine passende Rechnungssoftware.
Muss ich eine E-Rechnung zusätzlich als PDF speichern?
Nein, maßgeblich ist das Originalformat. Eine PDF-Ansicht kann als Arbeitskopie praktisch sein, ersetzt das Original aber nicht.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Im B2C-Bereich darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
Wird meine Rechnung bei der PDF/A-Umwandlung gespeichert?
Nein. Sie wird per HTTPS an unseren Server in Deutschland übertragen, umgewandelt und unmittelbar danach gelöscht.