Was ist PDF/A, und wie wandeln Sie ein PDF in PDF/A um?

Was PDF/A ist

PDF/A ist eine ISO-Norm, eine eingeschränkte Teilmenge des normalen PDF, gedacht für die Langzeitarchivierung. Die Grundidee: Die Datei muss in sich geschlossen sein. Alles, was für die korrekte Darstellung nötig ist, muss in der Datei stecken, und alles, was ihr Aussehen später verändern könnte, ist verboten.

In der Praxis bedeutet das einige konkrete Regeln:

Nichts davon ändert den sichtbaren Inhalt eines typischen Dokuments. Es ändert, wie dieser Inhalt gespeichert ist, damit ein künftiger Viewer nicht raten muss.

• Schriften müssen eingebettet sein, statt vom Computer geliehen zu werden, der die Datei öffnet.
• Farben müssen geräteunabhängig definiert sein, damit sie auf jedem Bildschirm und Drucker gleich aussehen.
• Verschlüsselung und Passwortschutz sind nicht erlaubt.
• Verweise auf externe Inhalte wie verknüpfte Dateien und ausführbare Inhalte wie JavaScript sind nicht erlaubt.
• Die Datei muss Standard-Metadaten enthalten, die sie als PDF/A ausweisen.

Wer PDF/A verlangt, und welche Version

Gerichte und elektronische Einreichungssysteme in mehreren Ländern verlangen PDF/A für eingereichte Dokumente oder bevorzugen es deutlich. Öffentliche Ausschreibungen fordern es oft für Angebotsunterlagen. Hochschulen verlangen es, wenn Sie eine Abschlussarbeit bei der Bibliothek abgeben. Unternehmen nutzen es für Rechnungen und Verträge, die nach steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben jahrelang aufbewahrt werden müssen, und viele staatliche Archive akzeptieren nichts anderes.

Es gibt mehrere Teile und Konformitätsstufen, etwa PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3, jeweils mit Stufen wie b (basic, das visuelle Erscheinungsbild bleibt erhalten) und a oder u (mit zusätzlichen Anforderungen an Struktur oder Text). Unser Tool erzeugt PDF/A-2b, die am breitesten akzeptierte Stufe für die alltägliche Archivierung. Verlangt ein Portal ausdrücklich einen anderen Teil oder eine andere Stufe, etwa PDF/A-1a, folgen Sie dessen Anweisungen und nutzen Sie Software, die genau diese Stufe erzeugt.

PDF mit pdfdots in PDF/A umwandeln, Schritt für Schritt

Anders als die meisten unserer Tools läuft dieses nicht in Ihrem Browser. Die Umwandlung in PDF/A braucht Ghostscript, Ihre Datei wird also per HTTPS auf unseren Server in Deutschland hochgeladen, umgewandelt und sofort danach gelöscht. Das kennzeichnen wir auf der Tool-Seite, weil Sie unserer Meinung nach wissen sollten, wohin Ihre Dokumente gehen. Sie brauchen ein kostenloses Konto; der kostenlose Tarif umfasst 3 Aufgaben pro Tag, und die kostenpflichtigen Tarife Bronze, Silver und Gold heben Tages- und Größengrenzen an.

• 1. Ist das PDF passwortgeschützt, entfernen Sie das Passwort zuerst mit „PDF-Passwort entfernen“, denn verschlüsselte Dateien können kein gültiges PDF/A sein.
• 2. Ist es ein ausgefülltes Formular, fixieren Sie es mit „PDF fixieren“, damit die Antworten Teil der Seite werden.
• 3. Öffnen Sie „PDF in PDF/A umwandeln“ und ziehen Sie die Datei in das Feld.
• 4. Klicken Sie auf „In PDF/A umwandeln“ und laden Sie die PDF/A-2b-Datei herunter.
• 5. Bei allem, was eine Behörde prüft, lassen Sie das Ergebnis vor dem Einreichen durch einen Validator wie veraPDF laufen.

Warum die Prüfung zählt, und was schiefgehen kann

Bei der Konformität wollen wir offen sein: Ob die umgewandelte Datei die Prüfung vollständig besteht, hängt von der Quelle ab. Die meisten Rechnungen, Verträge, Briefe und Berichte aus Office-Programmen lassen sich sauber umwandeln. Probleme machen Dateien mit komplexen Transparenzen, beschädigten oder ungewöhnlichen Schriften oder Überbleibseln intensiver Bearbeitung in mehreren Programmen.

Deshalb prüfen wir wichtige Dateien. veraPDF ist kostenlos und quelloffen; es liest die Datei und sagt Ihnen, welche Regeln gegebenenfalls verletzt sind. Meldet es Fehler, helfen meist diese Wege: die Quelle aus dem Originalprogramm neu exportieren, eine beschädigte Datei mit „PDF reparieren“ bearbeiten oder das Dokument vor dem erneuten Umwandeln vereinfachen. Eine Datei einzureichen, die sich nur als PDF/A ausgibt, die Prüfung aber nicht besteht, kann schlimmer sein als ein gewöhnliches PDF, weil manche Portale sie automatisch ablehnen.

Praktische Tipps für Archivierung und elektronische Einreichung

Wandeln Sie nur die Endfassung um. PDF/A ist ein Endzustand, und wer eine PDF/A-Datei danach in gewöhnlicher Software bearbeitet, kann die Konformität unbemerkt zerstören. Wir legen das bearbeitbare Original klar benannt neben die archivierte Kopie, damit wir nie überlegen müssen, welche wir verschicken.

Achten Sie auf die Dateigröße. Eingebettete Schriften können eine Datei etwas größer machen, und viele Einreichungssysteme haben strenge Upload-Grenzen. Ist die Größe ein Problem, kümmern Sie sich vor der Umwandlung darum, indem Sie unnötige Seiten entfernen oder die Quelle verkleinern, und wandeln und prüfen dann. Eine PDF/A-Datei nachträglich mit allgemeinen Tools zu komprimieren kann die PDF/A-Kennzeichnung entfernen; prüfen Sie in diesem Fall erneut.

PDF/A ist weder Sicherheit noch Signatur

Manche nehmen an, PDF/A mache ein Dokument fälschungssicher. Das stimmt nicht. Es garantiert, dass die Datei künftig zuverlässig angezeigt werden kann, nicht, dass niemand sie verändert hat. Da Verschlüsselung in PDF/A verboten ist, kann eine PDF/A-Datei nicht einmal ein Passwort tragen. Brauchen Sie einen Nachweis der Unversehrtheit, kommt dieser von einer qualifizierten elektronischen Signatur, die mit geeigneter Software angebracht wird, oder davon, wie und wo das Archiv die Datei speichert.

Deshalb sehen wir PDF/A als ein Glied einer Kette: Dokument ausfüllen und fixieren, bei Bedarf unterschreiben, in PDF/A umwandeln, prüfen und an einem Ort mit ordentlichen Backups ablegen.

Häufige Fragen