PDF/A क्या है, और PDF को PDF/A में कैसे बदलें?

PDF/A क्या है

PDF/A एक ISO मानक है, सामान्य PDF का एक सीमित उपसमूह जो लंबे समय तक संग्रह के लिए बना है। मूल विचार यह है कि फ़ाइल आत्मनिर्भर हो। उसे ठीक से दिखाने के लिए जो कुछ चाहिए, वह फ़ाइल के अंदर होना चाहिए, और जो कुछ बाद में उसका रूप बदल सकता है, वह मना है।

व्यवहार में इसका मतलब कुछ ठोस नियम हैं:

इनमें से कुछ भी किसी सामान्य दस्तावेज़ की दिखने वाली सामग्री नहीं बदलता। यह बदलता है कि सामग्री कैसे सहेजी जाती है, ताकि भविष्य के किसी व्यूअर को अंदाज़ा न लगाना पड़े।

• फ़ॉन्ट एम्बेड होने चाहिए, फ़ाइल खोलने वाले कंप्यूटर से उधार नहीं लिए जाने चाहिए।
• रंग डिवाइस से स्वतंत्र तरीके से परिभाषित होने चाहिए, ताकि हर स्क्रीन या प्रिंटर पर एक जैसे दिखें।
• एन्क्रिप्शन और पासवर्ड सुरक्षा की अनुमति नहीं है।
• बाहरी सामग्री के संदर्भ, जैसे लिंक की गई फ़ाइलें, और JavaScript जैसी चलने वाली सामग्री की अनुमति नहीं है।
• फ़ाइल में मानक मेटाडेटा होना चाहिए जो उसे PDF/A के रूप में पहचाने।

PDF/A कौन माँगता है, और कौन-सा संस्करण

कई देशों में कोर्ट और ई-फ़ाइलिंग सिस्टम जमा किए दस्तावेज़ों के लिए PDF/A माँगते हैं या उसे साफ़ तौर पर पसंद करते हैं; भारत में भी कई ई-फ़ाइलिंग पोर्टल PDF/A की बात करते हैं। सरकारी टेंडर अक्सर बोली के दस्तावेज़ों के लिए इसे माँगते हैं। विश्वविद्यालय लाइब्रेरी में थीसिस जमा करते समय इसे माँगते हैं। कंपनियाँ इसे उन इनवॉइस और अनुबंधों के लिए इस्तेमाल करती हैं जिन्हें टैक्स और व्यावसायिक नियमों के तहत सालों रखना होता है, और कई राष्ट्रीय अभिलेखागार इसके अलावा कुछ नहीं लेते।

इसके कई भाग और अनुरूपता स्तर हैं, जैसे PDF/A-1, PDF/A-2 और PDF/A-3, हर एक के b (बुनियादी, दिखावट सुरक्षित) और a या u (ढाँचे या टेक्स्ट के लिए अतिरिक्त शर्तें) जैसे स्तर। हमारा टूल PDF/A-2b बनाता है, जो रोज़मर्रा के संग्रह के लिए सबसे व्यापक रूप से माना जाने वाला स्तर है। अगर कोई पोर्टल साफ़ तौर पर कोई दूसरा भाग या स्तर माँगे, जैसे PDF/A-1a, तो उसके निर्देश मानें और ऐसा सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करें जो ठीक उसी स्तर को लक्ष्य करता हो।

pdfdots से PDF को PDF/A में बदलने का तरीका, क़दम दर क़दम

हमारे ज़्यादातर टूल से अलग, यह आपके ब्राउज़र में नहीं चलता। PDF/A कन्वर्ज़न के लिए Ghostscript चाहिए, इसलिए आपकी फ़ाइल HTTPS पर जर्मनी में हमारे सर्वर पर अपलोड होती है, बदली जाती है और उसके तुरंत बाद डिलीट हो जाती है। हम यह टूल पेज पर लिखते हैं, क्योंकि हमें लगता है कि आपको पता होना चाहिए कि आपके दस्तावेज़ कहाँ जाते हैं। फ़्री अकाउंट चाहिए; फ़्री प्लान में रोज़ 3 टास्क हैं, और पेड Bronze, Silver और Gold प्लान रोज़ की और साइज़ की सीमाएँ बढ़ाते हैं।

• 1. अगर PDF पासवर्ड से सुरक्षित है, तो पहले PDF अनलॉक करें से पासवर्ड हटाएँ, क्योंकि एन्क्रिप्टेड फ़ाइलें मान्य PDF/A नहीं हो सकतीं।
• 2. अगर यह भरा हुआ फ़ॉर्म है, तो PDF फ़्लैट करें से उसे फ़्लैट करें ताकि जवाब पेज का हिस्सा बन जाएँ।
• 3. PDF to PDF/A खोलें और फ़ाइल बॉक्स में डालें।
• 4. Convert to PDF/A पर क्लिक करें और PDF/A-2b फ़ाइल डाउनलोड करें।
• 5. जो कुछ किसी अथॉरिटी द्वारा जाँचा जाएगा, उसे जमा करने से पहले veraPDF जैसे वैलिडेटर से गुज़ारें।

वैलिडेशन क्यों ज़रूरी है, और क्या गड़बड़ हो सकता है

अनुरूपता पर हम सीधी बात करना चाहते हैं: बदली हुई फ़ाइल पूरी तरह पास होगी या नहीं, यह स्रोत पर निर्भर करता है। ऑफ़िस सॉफ़्टवेयर से एक्सपोर्ट किए ज़्यादातर इनवॉइस, अनुबंध, पत्र और रिपोर्ट साफ़ बदल जाते हैं। समस्याएँ जटिल पारदर्शिता, ख़राब या असामान्य फ़ॉन्ट, या कई प्रोग्रामों में भारी एडिटिंग के अवशेषों वाली फ़ाइलों से आती हैं।

इसीलिए हम ज़रूरी फ़ाइलें जाँचते हैं। veraPDF मुफ़्त और ओपन सोर्स है; यह फ़ाइल पढ़कर बताता है कि कौन-से नियम, अगर कोई, टूटे हैं। अगर यह गलतियाँ बताए, तो आम उपाय हैं मूल प्रोग्राम से स्रोत दोबारा एक्सपोर्ट करना, ख़राब फ़ाइल पर PDF Repair चलाना, या दोबारा बदलने से पहले दस्तावेज़ को सरल करना। ऐसी फ़ाइल जमा करना जो सिर्फ़ PDF/A होने का दावा करती हो पर वैलिडेशन में फ़ेल हो, सामान्य PDF जमा करने से भी बुरा हो सकता है, क्योंकि कुछ पोर्टल उसे अपने आप लौटा देते हैं।

संग्रह और ई-फ़ाइलिंग के व्यावहारिक सुझाव

सिर्फ़ आख़िरी संस्करण बदलें। PDF/A एक अंतिम अवस्था है, और बाद में सामान्य सॉफ़्टवेयर में PDF/A फ़ाइल एडिट करने से अनुरूपता चुपचाप टूट सकती है। हम एडिट होने वाला मूल संग्रहित कॉपी के बगल में साफ़ नाम के साथ रखते हैं, ताकि यह सवाल ही न उठे कि कौन-सी भेजनी है।

फ़ाइल साइज़ पर नज़र रखें। फ़ॉन्ट एम्बेड करने से फ़ाइल थोड़ी बड़ी हो सकती है, और कई ई-फ़ाइलिंग सिस्टम की अपलोड सीमाएँ सख़्त होती हैं। अगर साइज़ समस्या है, तो कन्वर्ज़न से पहले उसे सुलझाएँ, फ़ालतू पेज हटाकर या स्रोत को कम्प्रेस करके, फिर बदलें और जाँचें। PDF/A फ़ाइल को बाद में आम टूल से कम्प्रेस करने से उसकी PDF/A पहचान हट सकती है, इसलिए ऐसा करें तो फिर से जाँचें।

PDF/A सुरक्षा या हस्ताक्षर जैसा नहीं है

लोग कभी-कभी मान लेते हैं कि PDF/A दस्तावेज़ को छेड़छाड़ से सुरक्षित बनाता है। ऐसा नहीं है। यह गारंटी देता है कि फ़ाइल भविष्य में भरोसे से दिखाई जा सकेगी, यह नहीं कि किसी ने उसे बदला नहीं। क्योंकि PDF/A में एन्क्रिप्शन मना है, PDF/A फ़ाइल पर पासवर्ड भी नहीं लग सकता। अगर आपको अखंडता का सबूत चाहिए, तो वह उपयुक्त सॉफ़्टवेयर से लगे मान्य डिजिटल हस्ताक्षर से आता है, या इस बात से कि आर्काइव फ़ाइल को कैसे और कहाँ रखता है।

इसीलिए हम PDF/A को एक कड़ी की तरह देखते हैं: दस्तावेज़ भरें और फ़्लैट करें, ज़रूरत हो तो साइन करें, PDF/A में बदलें, जाँचें, और उसे सही बैकअप वाली जगह पर रखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल