ما هو PDF/A، وكيف تحوّل ملف PDF إلى PDF/A؟

ما هو PDF/A

PDF/A معيار ISO، وهو مجموعة فرعية مقيدة من صيغة PDF العادية مصممة للأرشفة طويلة الأمد. الفكرة الأساسية أن الملف يجب أن يكون مكتفيًا بذاته. كل ما يلزم لعرضه بشكل صحيح يجب أن يكون داخله، وكل ما قد يغيّر مظهره لاحقًا ممنوع.

عمليًا يعني ذلك بضع قواعد محددة:

لا شيء من هذا يغيّر المحتوى المرئي لمستند معتاد. بل يغيّر طريقة تخزين ذلك المحتوى، حتى لا يضطر عارض مستقبلي إلى التخمين.

• يجب تضمين الخطوط في الملف، لا استعارتها من الحاسوب الذي يفتحه.
• يجب تعريف الألوان بطريقة مستقلة عن الجهاز، حتى تبدو متطابقة على أي شاشة أو طابعة.
• التشفير والحماية بكلمة مرور غير مسموحين.
• الإحالات إلى محتوى خارجي، مثل الملفات المرتبطة، والمحتوى التنفيذي مثل JavaScript غير مسموحة.
• يجب أن يحمل الملف بيانات وصفية قياسية تعرّفه بأنه PDF/A.

من يطلب PDF/A، وأي إصدار

المحاكم وأنظمة التقاضي الإلكتروني في عدة دول تشترط PDF/A للمستندات المقدمة أو تفضّله بقوة. والمناقصات الحكومية تشترطه كثيرًا لوثائق العطاءات. والجامعات تطلبه عند تسليم رسالة إلى المكتبة. والشركات تستخدمه للفواتير والعقود التي يجب حفظها سنوات بموجب الأنظمة الضريبية والتجارية، وكثير من الأرشيفات الوطنية لا تقبل غيره.

هناك عدة أجزاء ومستويات مطابقة، مثل PDF/A-1 وPDF/A-2 وPDF/A-3، ولكل منها مستويات مثل b (أساسي، يحافظ على المظهر المرئي) وa أو u (بمتطلبات إضافية للبنية أو النص). أداتنا تنتج PDF/A-2b، وهو المستوى الأكثر قبولًا للأرشفة اليومية. وإذا طلبت بوابة صراحة جزءًا أو مستوى مختلفًا، مثل PDF/A-1a، فاتبع تعليماتها واستخدم برنامجًا يستهدف ذلك المستوى بالضبط.

كيف تحوّل PDF إلى PDF/A مع pdfdots خطوة بخطوة

على عكس معظم أدواتنا، لا تعمل هذه الأداة في متصفحك. التحويل إلى PDF/A يحتاج إلى Ghostscript، لذا يُرفع ملفك عبر HTTPS إلى خادمنا في ألمانيا، ويُحوَّل، ثم يُحذف فورًا بعد ذلك. نذكر هذا على صفحة الأداة لأننا نرى أن من حقك أن تعرف أين تذهب مستنداتك. تحتاج إلى حساب مجاني؛ والخطة المجانية تشمل 3 مهام يوميًا وملفات حتى 10 MB، وترفع الخطط المدفوعة Bronze وSilver وGold الحدود اليومية وحدود الحجم، حتى 50 MB في التحويلات على الخادم.

• 1. إذا كان الملف محميًا بكلمة مرور، فأزلها أولًا بأداة فك حماية PDF، لأن الملفات المشفرة لا يمكن أن تكون PDF/A صالحة.
• 2. إذا كان نموذجًا معبأً، فسطّحه بأداة تسطيح PDF حتى تصبح الإجابات جزءًا من الصفحة.
• 3. افتح أداة PDF إلى PDF/A واسحب الملف إلى المربع.
• 4. انقر على تحويل إلى PDF/A ونزّل ملف PDF/A-2b.
• 5. لأي ملف ستفحصه جهة رسمية، مرّر النتيجة عبر أداة تحقق مثل veraPDF قبل التقديم.

لماذا يهم التحقق، وما الذي قد يسوء

نريد أن نكون صريحين بشأن المطابقة: نجاح الملف المحوَّل بالكامل يعتمد على المصدر. معظم الفواتير والعقود والخطابات والتقارير المصدَّرة من البرامج المكتبية تتحول بسلاسة. أما المشكلات فتأتي من الملفات ذات الشفافية المعقدة، أو الخطوط التالفة أو غير المعتادة، أو بقايا تعديل مكثف في عدة برامج.

لهذا نتحقق من الملفات المهمة. veraPDF أداة مجانية مفتوحة المصدر؛ تقرأ الملف وتخبرك بالقواعد المخالفة إن وُجدت. وإذا أبلغت عن أخطاء، فالحلول المعتادة هي إعادة تصدير المصدر من البرنامج الأصلي، أو تشغيل أداة إصلاح PDF على ملف تالف، أو تبسيط المستند قبل التحويل مجددًا. وتقديم ملف يدّعي فقط أنه PDF/A لكنه يفشل في التحقق قد يكون أسوأ من تقديم ملف PDF عادي، لأن بعض البوابات ترفضه تلقائيًا.

نصائح عملية للأرشفة والتقديم الإلكتروني

حوّل النسخة النهائية فقط. PDF/A حالة نهائية، وتعديل ملف PDF/A لاحقًا في برامج عادية قد يكسر المطابقة بصمت. نحتفظ بالأصل القابل للتعديل بجانب النسخة المؤرشفة، باسمين واضحين، حتى لا نتساءل أبدًا أيهما نرسل.

راقب حجم الملف. تضمين الخطوط قد يجعل الملف أكبر قليلًا، وكثير من أنظمة التقديم الإلكتروني لها حدود رفع صارمة. وإذا كان الحجم مشكلة، فعالجها قبل التحويل بحذف الصفحات غير الضرورية أو بضغط المصدر، ثم حوّل وتحقق. ضغط ملف PDF/A بعد ذلك بأدوات عامة قد يزيل تعريفه كـ PDF/A، فتحقق منه مجددًا إن فعلت ذلك.

PDF/A ليس أمانًا ولا توقيعًا

يفترض بعض الناس أن PDF/A يجعل المستند محصنًا ضد العبث. وهذا غير صحيح. إنه يضمن أن الملف سيُعرض بشكل موثوق في المستقبل، لا أن أحدًا لم يغيّره. ولأن التشفير ممنوع في PDF/A، لا يمكن لملف PDF/A حتى أن يحمل كلمة مرور. وإذا كنت تحتاج إلى إثبات السلامة، فذلك يأتي من توقيع رقمي معتمد يُطبَّق ببرنامج مناسب، أو من طريقة ومكان تخزين الأرشيف للملف.

لهذا نرى PDF/A حلقة في سلسلة: املأ المستند وسطّحه، ووقّعه عند الحاجة، وحوّله إلى PDF/A، وتحقق منه، واحفظه في مكان فيه نسخ احتياطية سليمة.

الأسئلة الشائعة