PDF/A nedir ve bir PDF, PDF/A'ya nasıl dönüştürülür?

PDF/A nedir?

PDF/A, uzun süreli arşivleme için tasarlanmış, normal PDF'in kısıtlanmış bir alt kümesi olan bir ISO standardıdır. Temel fikir, dosyanın kendi kendine yetmesidir. Doğru görüntülenmesi için gereken her şey dosyanın içinde olmalı, görünümünü ileride değiştirebilecek her şey ise yasaktır.

Pratikte bu birkaç somut kural demektir:

Bunların hiçbiri tipik bir belgenin görünen içeriğini değiştirmez. Değişen, o içeriğin nasıl saklandığıdır; böylece gelecekteki bir görüntüleyici tahmin yürütmek zorunda kalmaz.

• Yazı tipleri dosyaya gömülü olmalıdır, dosyayı açan bilgisayardan ödünç alınamaz.
• Renkler cihazdan bağımsız biçimde tanımlanmalıdır; böylece her ekranda ve yazıcıda aynı görünürler.
• Şifreleme ve parola koruması yasaktır.
• Bağlantılı dosyalar gibi dış içeriğe atıflar ve JavaScript gibi çalıştırılabilir içerik yasaktır.
• Dosya, onu PDF/A olarak tanımlayan standart üst verileri taşımalıdır.

PDF/A'yı kim ister, hangi sürüm?

Birçok ülkede mahkemeler ve elektronik dosya sistemleri sunulan belgeler için PDF/A'yı zorunlu tutar ya da güçlü biçimde tercih eder. Kamu ihaleleri teklif belgeleri için çoğu zaman bunu ister. Üniversiteler tezinizi kütüphaneye teslim ederken isterler. Şirketler, vergi ve ticaret mevzuatı gereği yıllarca saklanması gereken fatura ve sözleşmeler için kullanır; pek çok ulusal arşiv de başka bir şey kabul etmez.

PDF/A-1, PDF/A-2 ve PDF/A-3 gibi birkaç bölüm ve her birinde b (temel, görsel görünüm korunur) ile a ya da u (yapı veya metin için ek gereksinimlerle) gibi uyumluluk seviyeleri vardır. Aracımız, gündelik arşivleme için en yaygın kabul gören seviye olan PDF/A-2b üretir. Bir portal açıkça PDF/A-1a gibi farklı bir bölüm ya da seviye istiyorsa, talimatlarına uyun ve tam o seviyeyi hedefleyen bir yazılım kullanın.

pdfdots ile PDF'i PDF/A'ya dönüştürme: adım adım

Araçlarımızın çoğundan farklı olarak bu araç tarayıcınızda çalışmaz. PDF/A'ya dönüştürme Ghostscript gerektirir; bu yüzden dosyanız HTTPS üzerinden Almanya'daki sunucumuza yüklenir, dönüştürülür ve hemen ardından silinir. Belgelerinizin nereye gittiğini bilmeniz gerektiğini düşündüğümüz için bunu araç sayfasında belirtiyoruz. Ücretsiz bir hesap gerekir; ücretsiz plan günde 3 işlem içerir, ücretli Bronze, Silver ve Gold planları günlük ve boyut sınırlarını yükseltir.

• 1. PDF şifreliyse önce PDF Şifre Kaldır ile şifreyi kaldırın, çünkü şifreli dosyalar geçerli bir PDF/A olamaz.
• 2. Doldurulmuş bir formsa, cevaplar sayfanın parçası olsun diye PDF Düzleştir ile düzleştirin.
• 3. PDF'den PDF/A'ya aracını açın ve dosyayı kutuya bırakın.
• 4. PDF/A'ya dönüştür'e tıklayın ve PDF/A-2b dosyasını indirin.
• 5. Bir makamın kontrol edeceği her şey için, teslim etmeden önce sonucu veraPDF gibi bir doğrulayıcıdan geçirin.

Doğrulama neden önemli, neler ters gidebilir?

Uyumluluk konusunda açık sözlü olmak istiyoruz: dönüştürülen dosyanın tamamen geçip geçmeyeceği kaynağa bağlıdır. Ofis yazılımlarından dışa aktarılan faturaların, sözleşmelerin, dilekçelerin ve raporların çoğu sorunsuz dönüşür. Sorunlar karmaşık saydamlık içeren, bozuk ya da alışılmadık yazı tipleri barındıran ya da birkaç programda yoğun düzenlemeden kalıntılar taşıyan dosyalardan gelir.

Bu yüzden önemli dosyaları doğruluyoruz. veraPDF ücretsiz ve açık kaynaktır; dosyayı okur ve varsa hangi kuralların ihlal edildiğini söyler. Hata bildirirse olağan çözümler, kaynağı orijinal programdan yeniden dışa aktarmak, bozuk bir dosyada PDF Onar çalıştırmak ya da yeniden dönüştürmeden önce belgeyi sadeleştirmektir. Yalnızca PDF/A olduğunu iddia eden ama doğrulamadan geçemeyen bir dosya teslim etmek, sıradan bir PDF teslim etmekten daha kötü olabilir, çünkü bazı portallar onu otomatik olarak reddeder.

Arşivleme ve e-dosya için pratik ipuçları

Yalnızca son sürümü dönüştürün. PDF/A bir son durumdur; bir PDF/A dosyasını sonradan sıradan bir yazılımda düzenlemek uyumluluğu sessizce bozabilir. Düzenlenebilir orijinali arşivlenen kopyanın yanında, açıkça adlandırılmış olarak saklıyoruz; böylece hangisini göndereceğimizi asla düşünmüyoruz.

Dosya boyutuna dikkat edin. Yazı tiplerini gömmek dosyayı biraz büyütebilir ve pek çok e-dosya sisteminin katı yükleme sınırları vardır. Boyut sorunsa, bunu dönüştürmeden önce gereksiz sayfaları kaldırarak ya da kaynağı sıkıştırarak çözün, sonra dönüştürüp doğrulayın. Bir PDF/A dosyasını sonradan genel araçlarla sıkıştırmak PDF/A kimliğini silebilir; bunu yaparsanız yeniden doğrulayın.

PDF/A, güvenlik ya da imza ile aynı şey değildir

İnsanlar bazen PDF/A'nın bir belgeyi kurcalanamaz yaptığını sanıyor. Yapmaz. Dosyanın gelecekte güvenilir biçimde görüntülenebileceğini garanti eder, kimsenin onu değiştirmediğini değil. PDF/A'da şifreleme yasak olduğu için bir PDF/A dosyası şifre bile taşıyamaz. Bütünlüğün kanıtı gerekiyorsa, bu uygun bir yazılımla atılan nitelikli elektronik imzadan ya da arşivin dosyayı nasıl ve nerede sakladığından gelir.

Bu yüzden PDF/A'yı bir zincirin halkası olarak görüyoruz: belgeyi doldur ve düzleştir, gerekiyorsa imzala, PDF/A'ya dönüştür, doğrula ve düzgün yedekleri olan bir yerde sakla.

Sıkça sorulan sorular