Что такое PDF/A и как перевести PDF в PDF/A?

Что такое PDF/A

PDF/A — это стандарт ISO, ограниченное подмножество обычного PDF, созданное для долгосрочного архивного хранения. Главная идея — файл должен быть самодостаточным. Всё, что нужно для его правильного отображения, должно находиться внутри файла, а всё, что может со временем изменить его вид, запрещено.

На практике это несколько конкретных правил:

Ничто из этого не меняет видимое содержимое обычного документа. Меняется то, как это содержимое хранится, чтобы будущей программе просмотра не приходилось ничего угадывать.

• Шрифты должны быть встроены, а не браться с компьютера, на котором открывают файл.
• Цвета должны быть заданы аппаратно-независимым способом, чтобы выглядеть одинаково на любом экране и принтере.
• Шифрование и защита паролем не допускаются.
• Ссылки на внешнее содержимое, например связанные файлы, и исполняемое содержимое вроде JavaScript не допускаются.
• Файл должен содержать стандартные метаданные, которые обозначают его как PDF/A.

Кто требует PDF/A и какую версию

Суды и системы электронной подачи документов во многих странах требуют или настоятельно рекомендуют PDF/A. Его часто требуют для заявок на государственных тендерах. Университеты просят его при сдаче диссертации или дипломной работы в библиотеку. Компании используют его для счетов и договоров, которые по налоговым и коммерческим правилам нужно хранить годами, а многие государственные архивы не принимают ничего другого.

Существует несколько частей и уровней соответствия — PDF/A-1, PDF/A-2 и PDF/A-3, у каждой есть уровни вроде b (базовый, сохраняется внешний вид) и a или u (с дополнительными требованиями к структуре или тексту). Наш инструмент создаёт PDF/A-2b — самый широко принимаемый уровень для повседневного архивирования. Если портал прямо требует другую часть или уровень, например PDF/A-1a, следуйте его инструкциям и используйте программу, которая создаёт именно этот уровень.

Как конвертировать PDF в PDF/A в pdfdots: пошагово

В отличие от большинства наших инструментов, этот не работает в браузере. Для конвертации в PDF/A нужен Ghostscript, поэтому ваш файл загружается по HTTPS на наш сервер в Германии, конвертируется и сразу после этого удаляется. Мы отмечаем это на странице инструмента, потому что считаем, что вы должны знать, куда уходят ваши документы. Нужен бесплатный аккаунт; бесплатный тариф включает 3 задачи в день, а платные тарифы Bronze, Silver и Gold поднимают дневной лимит и лимит размера.

• 1. Если PDF защищён паролем, сначала снимите пароль через Разблокировать PDF: зашифрованный файл не может быть корректным PDF/A.
• 2. Если это заполненная форма, зафиксируйте её через Зафиксировать PDF, чтобы ответы стали частью страницы.
• 3. Откройте PDF в PDF/A и перетащите файл в окно.
• 4. Нажмите «Конвертировать в PDF/A» и скачайте файл PDF/A-2b.
• 5. Если файл будет проверять ведомство, перед подачей прогоните результат через валидатор, например veraPDF.

Почему важна проверка и что может пойти не так

О соответствии скажем прямо: пройдёт ли сконвертированный файл проверку полностью, зависит от исходника. Большинство счетов, договоров, писем и отчётов, экспортированных из офисных программ, конвертируются чисто. Проблемы создают файлы со сложной прозрачностью, повреждёнными или необычными шрифтами или следами активного редактирования в нескольких программах.

Поэтому важные файлы мы проверяем. veraPDF — бесплатный и открытый валидатор: он читает файл и сообщает, какие правила нарушены, если нарушены. Если он находит ошибки, обычно помогает заново экспортировать исходник из исходной программы, запустить Восстановить PDF для повреждённого файла или упростить документ перед повторной конвертацией. Подать файл, который только заявляет, что он PDF/A, но не проходит проверку, может быть хуже, чем подать обычный PDF, потому что некоторые порталы отклоняют такие файлы автоматически.

Практические советы для архива и электронной подачи

Конвертируйте только финальную версию. PDF/A — конечное состояние, и последующее редактирование файла PDF/A в обычной программе может незаметно нарушить соответствие. Мы храним редактируемый оригинал рядом с архивной копией, с понятными именами, чтобы никогда не гадать, какую отправлять.

Следите за размером файла. Встраивание шрифтов может немного увеличить файл, а у многих систем электронной подачи строгие лимиты загрузки. Если размер — проблема, решайте её до конвертации: удалите ненужные страницы или сожмите исходник, затем конвертируйте и проверьте. Сжатие файла PDF/A обычными инструментами после конвертации может удалить пометку PDF/A, так что в этом случае проверьте его снова.

PDF/A — это не защита и не подпись

Иногда считают, что PDF/A делает документ защищённым от изменений. Это не так. Он гарантирует, что файл можно будет надёжно отобразить в будущем, а не то, что его никто не менял. Поскольку шифрование в PDF/A запрещено, файл PDF/A не может даже иметь пароль. Если нужно доказательство целостности, его даёт квалифицированная электронная подпись, поставленная подходящей программой, или то, как и где архив хранит файл.

Поэтому мы видим PDF/A как одно звено цепочки: заполнить и зафиксировать документ, при необходимости подписать, конвертировать в PDF/A, проверить и хранить там, где есть нормальное резервное копирование.

Частые вопросы