O que é PDF/A e como converter um PDF para PDF/A?

O que é PDF/A

PDF/A é uma norma ISO, um subconjunto restrito do PDF comum pensado para arquivamento de longo prazo. A ideia central é que o arquivo seja autossuficiente. Tudo o que é necessário para exibi-lo corretamente precisa estar dentro dele, e tudo o que poderia mudar a sua aparência no futuro é proibido.

Na prática, isso significa algumas regras concretas:

Nada disso muda o conteúdo visível de um documento típico. Muda a forma como esse conteúdo é armazenado, para que um leitor do futuro não precise adivinhar nada.

• As fontes precisam estar incorporadas, e não emprestadas do computador que abre o arquivo.
• As cores precisam ser definidas de forma independente do dispositivo, para ficarem iguais em qualquer tela ou impressora.
• Criptografia e proteção por senha não são permitidas.
• Referências a conteúdo externo, como arquivos vinculados, e conteúdo executável, como JavaScript, não são permitidos.
• O arquivo precisa ter metadados padrão que o identifiquem como PDF/A.

Quem pede PDF/A, e qual versão

Tribunais e sistemas de peticionamento eletrônico de vários países exigem ou recomendam fortemente o PDF/A nos documentos enviados. Licitações públicas costumam exigir o formato nos documentos da proposta. Universidades pedem PDF/A na entrega de dissertações e teses ao repositório. Empresas usam o formato em notas, faturas e contratos que precisam ser guardados por anos por exigências fiscais e comerciais, e muitos arquivos públicos não aceitam outra coisa.

Existem várias partes e níveis de conformidade, como PDF/A-1, PDF/A-2 e PDF/A-3, cada uma com níveis como b (básico, aparência visual preservada) e a ou u (com exigências extras de estrutura ou de texto). Nossa ferramenta gera PDF/A-2b, o nível mais aceito para o arquivamento do dia a dia. Se um portal pedir explicitamente outra parte ou nível, como PDF/A-1a, siga as instruções dele e use um software que gere exatamente esse nível.

Como converter um PDF para PDF/A com o pdfdots, passo a passo

Diferente da maioria das nossas ferramentas, esta não roda no seu navegador. A conversão para PDF/A precisa do Ghostscript, então o arquivo é enviado por HTTPS ao nosso servidor na Alemanha, convertido e apagado logo em seguida. Deixamos isso indicado na página da ferramenta porque achamos que você deve saber para onde vão os seus documentos. É preciso ter uma conta gratuita; o plano grátis inclui 3 tarefas por dia com arquivos de até 10 MB, e os planos pagos Bronze, Silver e Gold aumentam os limites diários e de tamanho, até 50 MB nas conversões feitas no servidor.

• 1. Se o PDF tem senha, remova antes com o Desbloquear PDF, porque arquivos criptografados não podem ser PDF/A válidos.
• 2. Se é um formulário preenchido, achate com o Achatar PDF para que as respostas virem parte da página.
• 3. Abra o PDF para PDF/A e arraste o arquivo para a caixa.
• 4. Clique em Converter para PDF/A e baixe o arquivo PDF/A-2b.
• 5. Para qualquer coisa que vá ser conferida por um órgão, passe o resultado por um validador como o veraPDF antes de enviar.

Por que validar importa, e o que pode dar errado

Queremos ser diretos sobre conformidade: se o arquivo convertido passa totalmente depende da origem. A maioria das faturas, contratos, cartas e relatórios exportados de programas de escritório converte sem problemas. As dificuldades vêm de arquivos com transparências complexas, fontes danificadas ou incomuns, ou restos de muita edição em vários programas.

Por isso validamos os arquivos importantes. O veraPDF é gratuito e de código aberto; ele lê o arquivo e diz quais regras, se houver, foram quebradas. Se ele apontar erros, as soluções habituais são exportar de novo a partir do programa original, rodar o Reparar PDF num arquivo danificado ou simplificar o documento antes de converter outra vez. Enviar um arquivo que só diz ser PDF/A, mas falha na validação, pode ser pior do que enviar um PDF comum, porque alguns portais o recusam automaticamente.

Dicas práticas para arquivamento e peticionamento

Converta só a versão final. O PDF/A é um estado final, e editar um arquivo PDF/A depois num software comum pode quebrar a conformidade sem você perceber. Guardamos o original editável ao lado da cópia arquivada, com nomes claros, para nunca ficar na dúvida sobre qual mandar.

Fique de olho no tamanho. Incorporar fontes pode deixar o arquivo um pouco maior, e muitos sistemas de processo eletrônico têm limites de envio rígidos. Se o tamanho for um problema, resolva antes da conversão, tirando páginas desnecessárias ou comprimindo o arquivo de origem, e só então converta e valide. Comprimir um PDF/A depois com ferramentas genéricas pode remover a identificação de PDF/A, então valide de novo se fizer isso.

PDF/A não é segurança nem assinatura

Às vezes as pessoas acham que o PDF/A torna o documento à prova de adulteração. Não torna. Ele garante que o arquivo possa ser exibido de forma confiável no futuro, e não que ninguém o alterou. Como a criptografia é proibida no PDF/A, um arquivo PDF/A nem pode ter senha. Se você precisa de prova de integridade, isso vem de uma assinatura digital qualificada, como uma feita com certificado ICP-Brasil em software adequado, ou de como e onde o arquivo é guardado.

Por isso vemos o PDF/A como um elo de uma corrente: preencher e achatar o documento, assinar se necessário, converter para PDF/A, validar e guardar num lugar com backups decentes.

Perguntas frequentes