Qu'est-ce que le PDF/A, et comment convertir un PDF en PDF/A ?

Ce qu'est le PDF/A

Le PDF/A est une norme ISO, un sous-ensemble restreint du PDF classique conçu pour l'archivage à long terme. L'idée centrale : le fichier doit se suffire à lui-même. Tout ce qui est nécessaire pour l'afficher correctement doit se trouver à l'intérieur, et tout ce qui pourrait modifier son apparence plus tard est interdit.

Concrètement, cela se traduit par quelques règles :

Rien de tout cela ne change le contenu visible d'un document ordinaire. Cela change la manière dont ce contenu est stocké, pour qu'un futur lecteur n'ait rien à deviner.

• Les polices doivent être incorporées, et non empruntées à l'ordinateur qui ouvre le fichier.
• Les couleurs doivent être définies indépendamment du périphérique, pour être identiques sur tout écran ou toute imprimante.
• Le chiffrement et la protection par mot de passe sont interdits.
• Les références à des contenus externes, comme des fichiers liés, et les contenus exécutables comme le JavaScript sont interdits.
• Le fichier doit porter des métadonnées standard qui l'identifient comme PDF/A.

Qui demande du PDF/A, et quelle version

Dans plusieurs pays, les tribunaux et plateformes de dépôt électronique exigent ou recommandent fortement le PDF/A pour les pièces déposées. Les marchés publics l'imposent souvent pour les offres. Les universités le demandent pour le dépôt d'une thèse en bibliothèque. Les entreprises l'utilisent pour les factures et contrats à conserver des années en vertu des règles fiscales et commerciales, et beaucoup d'archives nationales n'acceptent rien d'autre.

Il existe plusieurs parties et niveaux de conformité, comme PDF/A-1, PDF/A-2 et PDF/A-3, chacun avec des niveaux tels que b (basique, apparence visuelle préservée) et a ou u (avec des exigences supplémentaires de structure ou de texte). Notre outil produit du PDF/A-2b, le niveau le plus largement accepté pour l'archivage courant. Si un portail exige explicitement une autre partie ou un autre niveau, comme PDF/A-1a, suivez ses instructions et utilisez un logiciel qui vise exactement ce niveau.

Convertir un PDF en PDF/A avec pdfdots, étape par étape

Contrairement à la plupart de nos outils, celui-ci ne fonctionne pas dans votre navigateur. La conversion en PDF/A nécessite Ghostscript : votre fichier est donc envoyé en HTTPS sur notre serveur en Allemagne, converti, puis supprimé immédiatement. Nous l'indiquons sur la page de l'outil, car nous pensons que vous devez savoir où vont vos documents. Il vous faut un compte gratuit ; l'offre gratuite comprend 3 tâches par jour, et les offres payantes Bronze, Silver et Gold relèvent les limites quotidiennes et de taille.

• 1. Si le PDF est protégé par mot de passe, retirez d'abord le mot de passe avec Déverrouiller PDF, car un fichier chiffré ne peut pas être un PDF/A valide.
• 2. S'il s'agit d'un formulaire rempli, aplatissez-le avec Aplatir PDF pour que les réponses fassent partie de la page.
• 3. Ouvrez PDF en PDF/A et déposez le fichier dans la zone prévue.
• 4. Cliquez sur Convertir en PDF/A et téléchargez le fichier PDF/A-2b.
• 5. Pour tout document qui sera contrôlé par une administration, passez le résultat dans un validateur comme veraPDF avant le dépôt.

Pourquoi la validation compte, et ce qui peut coincer

Soyons francs sur la conformité : que le fichier converti passe entièrement ou non dépend de la source. La plupart des factures, contrats, courriers et rapports exportés depuis un logiciel bureautique se convertissent sans problème. Les difficultés viennent des fichiers avec des transparences complexes, des polices endommagées ou inhabituelles, ou des restes de retouches lourdes dans plusieurs programmes.

C'est pourquoi nous validons les fichiers importants. veraPDF est gratuit et open source ; il lit le fichier et indique quelles règles sont éventuellement enfreintes. S'il signale des erreurs, les solutions habituelles sont de réexporter la source depuis le programme d'origine, de passer un fichier endommagé dans Réparer PDF, ou de simplifier le document avant de reconvertir. Déposer un fichier qui se dit PDF/A mais échoue à la validation peut être pire qu'un PDF ordinaire, car certains portails le rejettent automatiquement.

Conseils pratiques pour l'archivage et le dépôt électronique

Ne convertissez que la version finale. Le PDF/A est un état final, et modifier ensuite un fichier PDF/A dans un logiciel ordinaire peut casser la conformité sans bruit. Nous gardons l'original modifiable à côté de la copie archivée, avec des noms clairs, pour ne jamais hésiter sur celui à envoyer.

Surveillez la taille du fichier. L'incorporation des polices peut alourdir un peu le fichier, et beaucoup de plateformes de dépôt imposent des limites strictes. Si la taille pose problème, traitez-la avant la conversion en retirant les pages inutiles ou en compressant la source, puis convertissez et validez. Compresser un PDF/A après coup avec des outils génériques peut supprimer son identification PDF/A ; revalidez si vous le faites.

PDF/A ne veut dire ni sécurité ni signature

On pense parfois que le PDF/A rend un document infalsifiable. Ce n'est pas le cas. Il garantit que le fichier pourra être affiché de façon fiable à l'avenir, pas que personne ne l'a modifié. Comme le chiffrement y est interdit, un fichier PDF/A ne peut même pas porter de mot de passe. Si vous avez besoin d'une preuve d'intégrité, elle vient d'une signature électronique qualifiée appliquée par un logiciel adapté, ou de la manière et du lieu où l'archive conserve le fichier.

C'est pourquoi nous voyons le PDF/A comme un maillon d'une chaîne : remplir et aplatir le document, le signer si besoin, le convertir en PDF/A, le valider, et le conserver dans un endroit correctement sauvegardé.

Questions fréquentes