什么是PDF/A，如何把PDF转换为PDF/A？

PDF/A是什么

PDF/A是一项ISO标准，是普通PDF的一个受限子集，专为长期归档而设计。核心思想是文件必须自给自足：正确显示所需的一切都必须包含在文件内部，任何日后可能改变其外观的东西都被禁止。

落到实处，就是这样几条具体规则：

对于一份普通文件来说，这些都不会改变可见的内容。它改变的是内容的存储方式，让未来的阅读器不必靠猜。

• 字体必须嵌入文件，而不是借用打开文件的那台电脑上的字体。
• 颜色必须以与设备无关的方式定义，这样在任何屏幕或打印机上看起来都一样。
• 不允许加密和密码保护。
• 不允许引用外部内容（例如链接的文件），也不允许JavaScript这类可执行内容。
• 文件必须带有标识其为PDF/A的标准元数据。

谁会要求PDF/A，选哪个版本

不少国家的法院和电子立案系统要求或强烈建议提交PDF/A格式的文件。公共招标常常要求投标文件使用PDF/A。高校在你向图书馆提交学位论文时会要求它。企业也用它保存发票和合同，因为税务和商业法规要求这些文件保存多年；很多国家档案馆更是只接收这种格式。

PDF/A有多个部分和一致性级别，比如PDF/A-1、PDF/A-2和PDF/A-3，每个部分又有b（基本级，保留视觉外观）以及a或u（对结构或文本有额外要求）等级别。我们的工具生成的是PDF/A-2b，这是日常归档中接受度最高的级别。如果平台明确要求其他部分或级别，比如PDF/A-1a，请按它的说明，使用能输出该确切级别的软件。

用pdfdots把PDF转换为PDF/A的详细步骤

和我们大多数工具不同，这个工具不在浏览器中运行。转换为PDF/A需要用到Ghostscript，所以你的文件会通过HTTPS上传到我们位于德国的服务器，转换后立即删除。我们在工具页面上标明了这一点，因为我们认为你应该知道自己的文件去了哪里。你需要一个免费账号；免费套餐每天可处理3个任务，付费的Bronze、Silver和Gold套餐会提高每日次数和文件大小的限制。

• 1. 如果PDF有密码，先用「PDF解密」去掉密码，因为加密的文件不可能是合规的PDF/A。
• 2. 如果是填好的表单，用「PDF扁平化」把答案变成页面的一部分。
• 3. 打开「PDF转PDF/A」，把文件拖进上传框。
• 4. 点击“转换为PDF/A”，下载PDF/A-2b文件。
• 5. 对于任何要经过官方检查的文件，提交前先用veraPDF之类的校验工具检查一遍。

为什么要校验，可能出什么问题

关于合规性我们想说得直白一些：转换后的文件能否完全通过校验，取决于源文件。从办公软件导出的大多数发票、合同、信函和报告都能顺利转换。问题通常出在带有复杂透明效果、字体损坏或不常见，或者在好几个程序里反复编辑过、留下各种残留的文件上。

这就是我们会校验重要文件的原因。veraPDF是免费开源的，它会读取文件并告诉你违反了哪些规则（如果有的话）。如果报错，常见的修复方法是从原始程序重新导出源文件、对损坏的文件运行「PDF修复」，或者简化文档后重新转换。提交一个声称是PDF/A却通不过校验的文件，可能比提交普通PDF还糟，因为有些平台会自动拒收。

归档和电子提交的实用建议

只转换最终版本。PDF/A是一种终态，事后用普通软件编辑PDF/A文件，可能会在不知不觉中破坏合规性。我们会把可编辑的原件和归档副本放在一起，名字取得清清楚楚，永远不用纠结该发哪一个。

注意文件大小。嵌入字体可能让文件稍微变大，而很多电子提交系统的上传限制很严格。如果大小是个问题，就在转换之前解决：删掉不必要的页面，或者先压缩源文件，然后再转换、校验。如果事后用通用工具压缩PDF/A文件，可能会去掉PDF/A标识，所以压缩后请重新校验。

PDF/A不等于安全，也不等于签名

有人以为PDF/A能让文件无法篡改，其实不能。它保证的是文件将来能可靠地显示，而不是没有人改动过它。由于PDF/A禁止加密，PDF/A文件甚至不能带密码。如果你需要证明文件的完整性，那要靠合适的软件加上的合格电子签名，或者靠档案的存储方式和存储位置。

所以我们把PDF/A看作链条中的一环：填写并扁平化文件，需要时签名，转换为PDF/A，校验，然后存放在有完善备份的地方。

常见问题