Qué es PDF/A y cómo se convierte un PDF a PDF/A

Qué es el PDF/A

PDF/A es una norma ISO, un subconjunto restringido del PDF normal pensado para el archivo a largo plazo. La idea central es que el archivo debe ser autosuficiente. Todo lo necesario para mostrarlo correctamente tiene que estar dentro del archivo, y todo lo que pudiera cambiar su aspecto más adelante está prohibido.

En la práctica, eso se traduce en unas cuantas reglas concretas:

Nada de esto cambia el contenido visible de un documento normal. Cambia cómo se guarda ese contenido, para que un visor del futuro no tenga que adivinar nada.

• Las fuentes deben ir incrustadas, no tomarse prestadas del ordenador que abre el archivo.
• Los colores deben definirse de forma independiente del dispositivo, para que se vean igual en cualquier pantalla o impresora.
• No se permiten el cifrado ni la protección con contraseña.
• No se permiten referencias a contenido externo, como archivos enlazados, ni contenido ejecutable como JavaScript.
• El archivo debe llevar metadatos estándar que lo identifiquen como PDF/A.

Quién pide PDF/A, y qué versión

Los juzgados y los sistemas de presentación telemática de varios países exigen o prefieren claramente el PDF/A para los documentos presentados. Las licitaciones públicas lo piden a menudo para las ofertas. Las universidades lo solicitan cuando depositas una tesis en la biblioteca. Las empresas lo usan para facturas y contratos que deben conservarse durante años por normativa fiscal y mercantil, y muchos archivos nacionales no aceptan otra cosa.

Hay varias partes y niveles de conformidad, como PDF/A-1, PDF/A-2 y PDF/A-3, cada una con niveles como b (básico, conserva el aspecto visual) y a o u (con requisitos adicionales de estructura o texto). Nuestra herramienta produce PDF/A-2b, el nivel más aceptado para el archivo cotidiano. Si un portal exige expresamente otra parte o nivel, como PDF/A-1a, sigue sus instrucciones y usa un programa que genere exactamente ese nivel.

Cómo convertir un PDF a PDF/A con pdfdots, paso a paso

A diferencia de la mayoría de nuestras herramientas, esta no funciona en tu navegador. La conversión a PDF/A necesita Ghostscript, así que tu archivo se sube por HTTPS a nuestro servidor en Alemania, se convierte y se borra inmediatamente después. Lo indicamos en la página de la herramienta porque creemos que debes saber adónde van tus documentos. Necesitas una cuenta gratuita; el plan gratuito incluye 3 tareas al día, y los planes de pago Bronze, Silver y Gold amplían los límites diarios y de tamaño.

• 1. Si el PDF está protegido con contraseña, quítala primero con Desbloquear PDF, porque un archivo cifrado no puede ser un PDF/A válido.
• 2. Si es un formulario rellenado, aplánalo con Aplanar PDF para que las respuestas formen parte de la página.
• 3. Abre PDF a PDF/A y arrastra el archivo al recuadro.
• 4. Haz clic en Convertir a PDF/A y descarga el archivo PDF/A-2b.
• 5. Si lo va a revisar una administración, pasa el resultado por un validador como veraPDF antes de presentarlo.

Por qué importa validar y qué puede fallar

Queremos ser claros con la conformidad: que el archivo convertido la cumpla por completo depende del original. La mayoría de las facturas, contratos, cartas e informes exportados desde programas de oficina se convierten sin problemas. Los problemas vienen de archivos con transparencias complejas, fuentes dañadas o poco habituales, o restos de muchas ediciones en varios programas.

Por eso validamos los archivos importantes. veraPDF es gratuito y de código abierto; lee el archivo y te dice qué reglas se incumplen, si es que se incumple alguna. Si informa de errores, las soluciones habituales son volver a exportar desde el programa original, pasar Reparar PDF a un archivo dañado o simplificar el documento antes de convertirlo de nuevo. Presentar un archivo que solo dice ser PDF/A pero no supera la validación puede ser peor que presentar un PDF normal, porque algunos portales lo rechazan automáticamente.

Consejos prácticos para archivar y presentar

Convierte solo la versión definitiva. El PDF/A es un estado final, y editar después un archivo PDF/A con programas normales puede romper la conformidad sin que te des cuenta. Nosotros guardamos el original editable junto a la copia archivada, con nombres claros, para no dudar nunca de cuál enviar.

Vigila el tamaño del archivo. Incrustar fuentes puede hacerlo algo más grande, y muchos sistemas de presentación telemática tienen límites de subida estrictos. Si el tamaño es un problema, resuélvelo antes de convertir, quitando páginas innecesarias o comprimiendo el original, y después convierte y valida. Comprimir un PDF/A con herramientas genéricas puede eliminar su identificación como PDF/A, así que si lo haces, vuelve a validar.

PDF/A no es lo mismo que seguridad ni que una firma

A veces se piensa que el PDF/A hace que un documento sea inalterable. No es así. Garantiza que el archivo podrá mostrarse de forma fiable en el futuro, no que nadie lo haya modificado. Como el cifrado está prohibido en PDF/A, un archivo PDF/A ni siquiera puede llevar contraseña. Si necesitas una prueba de integridad, esa viene de una firma electrónica cualificada aplicada con el software adecuado, o de cómo y dónde guarda el archivo el sistema de archivo.

Por eso vemos el PDF/A como un eslabón de una cadena: rellenar y aplanar el documento, firmarlo si hace falta, convertirlo a PDF/A, validarlo y guardarlo en un lugar con copias de seguridad adecuadas.

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