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Modelo de ata de reunião
Última revisão:
Criamos este modelo de ata para a parte da reunião que costuma se perder: o que foi decidido e quem faz o quê até quando. Ele serve para reuniões de equipe, de diretoria e de associações, acompanhamentos de projeto e assembleias de condomínio.
O layout segue a ordem de uma reunião típica: dados, participantes, pauta, discussões e decisões, uma tabela de ações e a data da próxima reunião. Preencha durante a reunião ou logo depois e compartilhe um único PDF com todo mundo.
Como preencher
- Baixe o PDF preenchível ou abra-o na nossa ferramenta Preencher PDF.
- Preencha os dados da reunião, os participantes e a pauta antes ou no início.
- Anote os pontos principais e as decisões de cada item durante a reunião.
- Preencha a tabela de ações com um responsável e um prazo por tarefa.
- Acrescente a próxima reunião, peça a assinatura de quem preside, se necessário, e compartilhe o PDF.
O que uma boa ata contém
A ata não é uma transcrição. Para cada item da pauta, escreva uma ou duas frases de contexto, a decisão tomada e, em órgãos formais, o resultado da votação. Numere os pontos de discussão de acordo com a pauta para que o leitor possa ir e voltar entre eles.
A tabela de ações é a parte mais útil. Cada linha precisa de exatamente um responsável e de uma data real; "a equipe" e "em breve" são a forma como as tarefas somem. Revise as ações em aberto no início da reunião seguinte.
- Liste separadamente as ausências justificadas e as de quem simplesmente não veio, se o seu estatuto exigir.
- Registre as decisões em linguagem neutra, sem quem disse o quê, a menos que a organização precise disso.
- Envie a ata em um ou dois dias, enquanto as pessoas ainda se lembram da reunião.
Aprovação, assinatura e compartilhamento
Órgãos formais, como diretorias e associações, costumam aprovar a ata anterior na reunião seguinte, e quem preside a assina. Use a nossa ferramenta Assinar PDF para isso. Se houver apresentações, relatórios ou lista de presença, anexe-os com Juntar PDF para que o registro fique completo. Precisa editar o texto num processador de texto? Converta o PDF com PDF para Word.
Por quanto tempo guardar as atas
Em empresas e associações, as atas de reuniões formais costumam ser documentos legais que precisam ser guardados por muitos anos ou para sempre; confira as regras do seu tipo de organização. Notas de reuniões de equipe são menos formais, mas um arquivo organizado ainda poupa tempo. Salve cada PDF final com a data no nome e guarde-os em Meus arquivos quando tiver conta.
Perguntas frequentes
Quem deve redigir a ata?
Qualquer pessoa, menos quem preside; de preferência sempre a mesma, para manter o formato consistente.
E se a discussão não couber?
Mantenha o resumo curto e anexe notas ou relatórios mais longos como páginas extras com Juntar PDF.
A ata precisa de assinatura?
Em reuniões informais de equipe, não. Em diretorias, associações e assembleias de sócios, quem preside costuma assinar depois que a ata é aprovada.
Posso reutilizar o modelo toda semana?
Sim. Baixe uma vez e preencha uma cópia nova para cada reunião, ou deixe os dados fixos preenchidos e salve como seu próprio arquivo base.