फ़िल करने लायक PDF
मीटिंग मिनट्स (बैठक कार्यवृत्त) टेम्पलेट
पिछली समीक्षा:
PDF फ़ॉर्म अंग्रेज़ी में है।
हमने यह मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट बैठक के उस हिस्से के लिए बनाया है जो अक्सर खो जाता है: क्या तय हुआ और कौन, क्या, कब तक करेगा। यह टीम मीटिंग, बोर्ड और संस्था की बैठकों, प्रोजेक्ट चेक-इन और हाउसिंग सोसाइटी की बैठकों के लिए काम करता है। फ़ॉर्म के लेबल अंग्रेज़ी में हैं (जैसे Agenda, Action items, Next meeting); उनमें आप हिंदी, अंग्रेज़ी या जो भी भाषा लिखें, यह आप पर है।
लेआउट एक आम बैठक के क्रम में है: विवरण, उपस्थित लोग, एजेंडा, चर्चा और फ़ैसले, एक्शन टेबल, और अगली बैठक की तारीख़। इसे बैठक के दौरान या ठीक बाद भरें, फिर सबके साथ एक PDF साझा करें।
इसे कैसे भरें
- भरने योग्य PDF डाउनलोड करें या उसे हमारे PDF फ़ॉर्म भरें टूल में खोलें।
- बैठक से पहले या शुरुआत में विवरण, उपस्थित लोग और एजेंडा भरें।
- बैठक के दौरान हर एजेंडा बिंदु के मुख्य बिंदु और फ़ैसले नोट करें।
- एक्शन टेबल में हर काम के लिए एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और अंतिम तारीख़ लिखें।
- अगली बैठक जोड़ें, ज़रूरत हो तो अध्यक्ष से साइन कराएं, और PDF साझा करें।
अच्छे मिनट्स में क्या होता है
मिनट्स शब्दशः रिकॉर्ड नहीं होते। हर एजेंडा बिंदु के लिए एक-दो वाक्य का संदर्भ, लिया गया फ़ैसला और औपचारिक निकायों के लिए वोट का नतीजा लिखें। चर्चा के बिंदुओं को एजेंडा के नंबर से मिलाएं ताकि पढ़ने वाले आसानी से एक से दूसरे पर जा सकें।
एक्शन टेबल सबसे काम का हिस्सा है। हर लाइन में ठीक एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक असली तारीख़ होनी चाहिए; "टीम" और "जल्द ही" लिखने से ही काम ग़ायब होते हैं। अगली बैठक की शुरुआत में खुले एक्शन आइटम की समीक्षा करें।
- अगर आपके नियम माँगते हैं, तो सूचना देकर अनुपस्थित रहे सदस्यों को उन लोगों से अलग लिखें जो बस नहीं आए।
- फ़ैसले निष्पक्ष भाषा में दर्ज करें, किसने क्या कहा के बिना, जब तक आपकी संस्था को इसकी ज़रूरत न हो।
- मिनट्स एक-दो दिन में भेज दें, जब तक लोगों को बैठक याद हो।
मंज़ूरी, साइन और साझा करना
बोर्ड, सोसाइटी और संस्थाओं जैसे औपचारिक निकाय आम तौर पर पिछली बैठक के मिनट्स अगली बैठक में मंज़ूर करते हैं और अध्यक्ष उन पर साइन करते हैं। भारत में कंपनियों के बोर्ड और आम बैठकों के मिनट्स के लिए कंपनी कानून और सेक्रेटेरियल स्टैंडर्ड्स में अलग नियम हैं, इसलिए वहाँ अपने कंपनी सेक्रेटरी की सलाह लें। साइन के लिए हमारा PDF Sign टूल इस्तेमाल करें। स्लाइड, रिपोर्ट या उपस्थिति सूची हो तो PDF Merge से जोड़ें ताकि रिकॉर्ड पूरा रहे। टेक्स्ट को वर्ड प्रोसेसर में बदलना है? PDF to Word से कन्वर्ट करें।
मिनट्स कितने समय तक रखें
कंपनियों और संस्थाओं के लिए औपचारिक बैठकों के मिनट्स अक्सर कानूनी रिकॉर्ड होते हैं जिन्हें कई साल या स्थायी रूप से रखना पड़ता है; अपनी तरह की संस्था के नियम देख लें। टीम मीटिंग के नोट्स कम औपचारिक होते हैं, फिर भी एक व्यवस्थित आर्काइव समय बचाता है। हर अंतिम PDF को फ़ाइल नाम में तारीख़ के साथ सेव करें, और साइन-इन होने पर उन्हें मेरी फ़ाइलें में रखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
मिनट्स कौन लिखे?
अध्यक्ष के अलावा कोई भी, बेहतर हो हर बार एक ही व्यक्ति, ताकि फ़ॉर्मेट एक जैसा रहे।
अगर चर्चा जगह में न समाए तो?
सारांश छोटा रखें और लंबे नोट्स या रिपोर्ट PDF Merge से अतिरिक्त पेज के रूप में जोड़ें।
क्या मिनट्स पर साइन ज़रूरी है?
अनौपचारिक टीम मीटिंग के लिए नहीं। बोर्ड, संस्था, सोसाइटी और शेयरधारकों की बैठकों के लिए अध्यक्ष आम तौर पर मिनट्स मंज़ूर होने के बाद साइन करते हैं।
क्या मैं हर हफ़्ते यही टेम्पलेट इस्तेमाल कर सकता हूँ?
हाँ। इसे एक बार डाउनलोड करें और हर बैठक के लिए नई कॉपी भरें, या बार-बार आने वाला विवरण भरकर उसे अपनी शुरुआती फ़ाइल के रूप में सेव कर लें।