نموذج محضر اجتماع

طريقة التعبئة

1. حمّل ملف PDF القابل للتعبئة أو افتحه في أداة تعبئة نموذج PDF.
2. املأ تفاصيل الاجتماع والحضور وجدول الأعمال قبل البدء أو في أوله.
3. دوّن النقاط الرئيسية والقرارات لكل بند أثناء الاجتماع.
4. املأ جدول المهام بمسؤول واحد وموعد نهائي لكل مهمة.
5. أضف موعد الاجتماع القادم، واطلب توقيع الرئيس إن لزم، ثم شارك الملف.

ما الذي يتضمنه المحضر الجيد

المحضر ليس تفريغًا حرفيًا للكلام. لكل بند في جدول الأعمال اكتب جملة أو جملتين للسياق، والقرار المتخذ، ونتيجة التصويت في الهيئات الرسمية. رقّم نقاط النقاش بما يطابق جدول الأعمال ليتنقل القارئ بينها بسهولة.

جدول المهام هو الجزء الأكثر فائدة. يحتاج كل صف إلى مسؤول واحد بالضبط وتاريخ حقيقي؛ فعبارتا «الفريق» و«قريبًا» هما الطريقة التي تختفي بها المهام. راجع المهام المفتوحة في بداية الاجتماع التالي.

• اذكر الأعضاء الغائبين بعذر بشكل منفصل عمن لم يحضروا ببساطة، إن كانت لوائحكم تشترط ذلك.
• سجّل القرارات بلغة محايدة، دون ذكر من قال ماذا، ما لم تحتج جهتكم إلى ذلك.
• أرسل المحضر خلال يوم أو يومين، بينما ما زال الحاضرون يتذكرون الاجتماع.

الاعتماد والتوقيع والمشاركة

الهيئات الرسمية مثل مجالس الإدارة والجمعيات تعتمد عادةً محضر الاجتماع السابق في الاجتماع التالي، ويوقعه رئيس الاجتماع. استخدم أداة توقيع PDF لذلك. وإذا كانت لديك شرائح عرض أو تقارير أو كشف حضور فأرفقها بأداة دمج PDF ليكتمل السجل. تحتاج إلى تعديل النص في معالج نصوص؟ حوّل الملف بأداة PDF إلى Word.

كم تحتفظ بالمحاضر

بالنسبة للشركات والجمعيات، كثيرًا ما تكون محاضر الاجتماعات الرسمية، كاجتماعات الجمعية العمومية ومجلس الإدارة، سجلات قانونية يجب الاحتفاظ بها سنوات طويلة أو بصفة دائمة؛ تحقق من القواعد الخاصة بنوع جهتك. ملاحظات اجتماعات الفرق أقل رسمية، لكن الأرشيف المنتظم يوفر الوقت مع ذلك. احفظ كل ملف PDF نهائي مع التاريخ في اسمه، واحتفظ بها في ملفاتي عند تسجيل الدخول.

الأسئلة الشائعة