Заполняемый PDF

Шаблон протокола совещания

Последняя проверка:

↓ Скачать PDF

Мы сделали этот шаблон протокола для той части встречи, которая обычно теряется: что решили и кто что делает к какому сроку. Он подходит для командных совещаний, заседаний правления и общих собраний, проектных встреч и собраний жильцов.

Макет повторяет обычный ход встречи: данные, участники, повестка, обсуждение и решения, таблица задач и дата следующей встречи. Заполняйте его во время совещания или сразу после и отправляйте всем один PDF.

Как заполнить

  1. Скачайте заполняемый PDF или откройте его в инструменте «Заполнить PDF-форму».
  2. Заполните данные встречи, участников и повестку заранее или в самом начале.
  3. Во время встречи записывайте ключевые тезисы и решения по каждому пункту.
  4. Заполните таблицу задач: один ответственный и срок на каждую задачу.
  5. Укажите следующую встречу, при необходимости дайте подписать председателю и разошлите PDF.

Что должно быть в хорошем протоколе

Протокол — не стенограмма. По каждому пункту повестки напишите одно-два предложения контекста, принятое решение и, для формальных органов, итоги голосования. Нумеруйте пункты обсуждения так же, как повестку, чтобы читатели легко находили нужное.

Таблица задач — самая полезная часть. У каждой строки должен быть ровно один ответственный и реальная дата: «команда» и «скоро» — это способ, которым задачи исчезают. В начале следующей встречи пройдитесь по открытым задачам.

  • Если этого требует ваш устав, отделяйте отсутствующих по уважительной причине от просто не пришедших.
  • Записывайте решения нейтрально, без того, кто что сказал, если это не требуется вашей организации.
  • Рассылайте протокол в течение одного-двух дней, пока встреча свежа в памяти.

Утверждение, подписание и рассылка

Формальные органы — правления, ассоциации, ТСЖ — обычно утверждают предыдущий протокол на следующем заседании, и его подписывает председатель. Для этого подойдёт наш инструмент «Подписать PDF». Если есть презентации, отчёты или лист регистрации, приложите их через «Объединить PDF», чтобы запись была полной. Нужно поправить текст в текстовом редакторе? Сконвертируйте PDF в «PDF в Word».

Сколько хранить протоколы

Для компаний и некоммерческих организаций протоколы формальных собраний часто являются официальными документами, которые нужно хранить много лет или постоянно; уточните правила для вашего типа организации. Заметки командных встреч менее формальны, но единый архив всё равно экономит время. Сохраняйте каждый итоговый PDF с датой в имени файла и держите их в «Мои файлы», если вы вошли в аккаунт.

Частые вопросы

Кто должен вести протокол?

Кто угодно, кроме председателя, и лучше один и тот же человек, чтобы формат оставался единым.

Что, если обсуждение не помещается?

Делайте краткое резюме, а длинные заметки или отчёты добавляйте отдельными страницами через «Объединить PDF».

Нужна ли на протоколе подпись?

Для неформальных командных встреч нет. Для правлений, ассоциаций и собраний участников председатель обычно подписывает протокол после утверждения.

Можно использовать шаблон каждую неделю?

Да. Скачайте его один раз и заполняйте новую копию для каждой встречи или заполните повторяющиеся данные и сохраните как свою заготовку.