Doldurulabilir PDF
Toplantı tutanağı şablonu
Son inceleme:
Bu toplantı tutanağı şablonunu, toplantının genellikle kaybolan kısmı için hazırladık: neye karar verildiği ve kimin neyi ne zamana kadar yapacağı. Ekip toplantıları, yönetim kurulu ve dernek toplantıları, proje değerlendirmeleri ve apartman kat malikleri toplantıları için uygundur.
Düzen tipik bir toplantının sırasını izler: bilgiler, katılımcılar, gündem, görüşmeler ve kararlar, aksiyon tablosu ve sonraki toplantının tarihi. Toplantı sırasında ya da hemen ardından doldurun, sonra herkesle tek bir PDF paylaşın.
Nasıl doldurulur
- Doldurulabilir PDF'i indirin veya PDF Form Doldur aracımızda açın.
- Toplantı bilgilerini, katılımcıları ve gündemi toplantıdan önce veya başında doldurun.
- Toplantı boyunca her gündem maddesi için öne çıkan noktaları ve kararları not edin.
- Aksiyon tablosunu her görev için bir sorumlu ve teslim tarihiyle doldurun.
- Sonraki toplantıyı ekleyin, gerekirse başkana imzalatın ve PDF'i paylaşın.
İyi bir tutanakta neler olur
Tutanak, konuşmaların deşifresi değildir. Her gündem maddesi için bir iki cümlelik bağlam, alınan karar ve resmi kurullarda oylama sonucu yazın. Okuyanların kolayca gezinebilmesi için görüşme maddelerini gündemle aynı şekilde numaralandırın.
Aksiyon tablosu en işe yarayan kısımdır. Her satırın tam olarak bir sorumlusu ve gerçek bir tarihi olmalı; "ekip" ve "yakında" aksiyonların kaybolmasının iki klasik yoludur. Açık aksiyonları bir sonraki toplantının başında gözden geçirin.
- Kurallarınız gerektiriyorsa mazeret bildirenleri, haber vermeden gelmeyenlerden ayrı yazın.
- Kurumunuz gerektirmedikçe kararları kimin ne dediğine girmeden tarafsız bir dille kaydedin.
- Tutanağı herkes toplantıyı hâlâ hatırlarken, bir iki gün içinde gönderin.
Onaylamak, imzalamak ve paylaşmak
Yönetim kurulu ve dernek gibi resmi kurullar genellikle önceki tutanağı bir sonraki toplantıda onaylar ve başkana imzalatır; bazı durumlarda katılan tüm üyelerin imzası da istenir. Bunun için PDF İmzala aracımızı kullanın. Sunum, rapor veya hazirun listeniz varsa kaydın eksiksiz olması için PDF Birleştir ile ekleyin. Metni bir kelime işlemcide düzenlemeniz mi gerekiyor? PDF'i PDF'den Word'e ile dönüştürün.
Tutanaklar ne kadar saklanmalı
Şirketler ve dernekler için resmi toplantıların tutanakları çoğu zaman yıllarca, hatta süresiz saklanması gereken hukuki kayıtlardır; şirketlerde karar defterine işlenmesi de gerekebilir. Kurum türünüze göre kuralları kontrol edin. Ekip toplantısı notları daha az resmidir ama düzenli bir arşiv yine de zaman kazandırır. Her son PDF'i dosya adında tarihle kaydedin ve giriş yaptığınızda Dosyalarım'da saklayın.
Sıkça sorulan sorular
Tutanağı kim tutmalı?
Başkan dışında herhangi biri; biçim tutarlı kalsın diye tercihen her seferinde aynı kişi.
Görüşmeler alana sığmazsa ne yapmalı?
Özeti kısa tutun; daha uzun notları veya raporları PDF Birleştir ile ek sayfa olarak ekleyin.
Tutanağın imzalanması gerekir mi?
Gayriresmi ekip toplantılarında hayır. Yönetim kurulu, dernek ve ortaklar kurulu toplantılarında tutanak onaylandıktan sonra genellikle başkan, çoğu zaman katılan üyeler de imzalar.
Şablonu her hafta yeniden kullanabilir miyim?
Evet. Bir kez indirip her toplantı için yeni bir kopya doldurun ya da tekrar eden bilgileri doldurup kendi başlangıç dosyanız olarak kaydedin.