Wohnungsbewerbung als PDF: Unterlagen sicher verschicken

Welche Unterlagen Vermieter üblicherweise verlangen

Eine gesetzliche Liste gibt es nicht. Datenschutzbehörden haben aber in ihren Orientierungshilfen beschrieben, welche Angaben in welcher Phase angemessen sind. Grob gilt: Je weiter der Prozess fortgeschritten ist, desto mehr darf der Vermieter wissen. Vor der Besichtigung reichen Name und Kontaktdaten, erst wenn ein Vertragsabschluss konkret wird, sind Einkommensnachweise und Bonitätsauskunft üblich.

• Mieterselbstauskunft mit Kontaktdaten, Beruf, Arbeitgeber und Haushaltsgröße
• Einkommensnachweise, meist die letzten drei Gehaltsabrechnungen
• Bonitätsauskunft, etwa die SCHUFA-BonitätsAuskunft
• Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des bisherigen Vermieters
• Kopie des Personalausweises, oft erst bei Vertragsunterzeichnung

Was du schwärzen darfst – und solltest

Auf Gehaltsabrechnungen stehen Informationen, die für die Frage „kann der Mieter die Miete zahlen?“ keine Rolle spielen: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Religionszugehörigkeit über die Kirchensteuer, Steuerklasse, manchmal Pfändungen oder Krankentage. Wir schwärzen in der Regel alles bis auf Name, Arbeitgeber, Zeitraum und Nettogehalt. Das ist nach unserer Erfahrung für seriöse Vermieter völlig ausreichend.

Bei der Ausweiskopie erlaubt das Personalausweisgesetz ausdrücklich, nicht benötigte Daten unkenntlich zu machen. Häufig empfohlen werden Zugangsnummer (CAN), Seriennummer und das Foto, wenn es nicht gebraucht wird. Kontoauszüge als Einkommensnachweis sind aus Datenschutzsicht kritisch, weil sie das gesamte Konsumverhalten zeigen. Wenn überhaupt, schwärzen wir alle Buchungen außer dem Gehaltseingang.

Wichtig ist, richtig zu schwärzen. Ein schwarzes Rechteck in einem PDF-Viewer zu zeichnen, reicht nicht: Der Text darunter bleibt oft erhalten und lässt sich herauskopieren. Unser Tool „PDF schwärzen“ wandelt die betroffenen Seiten deshalb in Bilder um, sodass der verdeckte Inhalt tatsächlich entfernt ist.

Aus vielen Dateien eine Mappe machen

Makler und Hausverwaltungen bekommen pro Wohnung Hunderte Mails. Eine einzige, gut sortierte PDF hebt sich ab. Unser Ablauf sieht so aus:

• Selbstauskunft ausfüllen, bei echten Formularfeldern mit „PDF-Formular ausfüllen“, sonst mit „PDF bearbeiten“.
• Gehaltsabrechnungen und Ausweiskopie mit „PDF schwärzen“ bereinigen.
• Fotos von Dokumenten mit „JPG in PDF“ umwandeln.
• Alles mit „PDF zusammenfügen“ in eine Datei bringen: Selbstauskunft, Einkommen, Bonität, Mietschuldenfreiheit, Ausweis.
• Mit „Wasserzeichen einfügen“ einen Vermerk wie „Nur für Wohnungsbewerbung Lindenstraße 12, 09/2026“ setzen.
• Wenn das Kontaktformular eine Größengrenze hat, am Ende mit „PDF verkleinern“ komprimieren.

Die richtige Reihenfolge und ein kurzes Anschreiben

Eine Mappe wirkt nur dann ordentlich, wenn sie der Logik des Vermieters folgt. Wir beginnen mit einer Seite, die uns vorstellt: wer einzieht, seit wann wir wo arbeiten, warum wir gerade diese Wohnung möchten und ab wann wir einziehen könnten. Drei, vier freundliche Sätze genügen. Viele Makler lesen nur diese erste Seite, bevor sie entscheiden, ob sie weiterblättern.

Danach folgen Selbstauskunft, Einkommensnachweise, Bonitätsauskunft und Mietschuldenfreiheitsbescheinigung. Die Ausweiskopie hängen wir, wenn überhaupt, ganz ans Ende, oder wir schicken sie erst, wenn der Mietvertrag tatsächlich zustande kommt. Gibt es Besonderheiten, etwa eine Bürgschaft der Eltern bei Studierenden oder einen befristeten Arbeitsvertrag mit fester Übernahmeaussicht, erwähnen wir das direkt im Anschreiben. So muss niemand im Anhang danach suchen.

Zum Schluss geben wir der Datei einen Namen, der auch in einem vollen Postfach auffällt, zum Beispiel „Mietbewerbung_Lindenstrasse12_Familie_Yilmaz.pdf“. Umlaute und Sonderzeichen lassen wir im Dateinamen weg, weil manche Kontaktformulare und ältere Maklerprogramme damit Probleme haben. Und bevor wir auf Senden klicken, öffnen wir die PDF noch einmal auf dem Handy – so sieht sie schließlich auch der Makler unterwegs.

Warum ein Wasserzeichen sinnvoll ist

Leider gibt es Fake-Inserate, deren einziges Ziel es ist, vollständige Bewerbungsunterlagen abzugreifen. Mit Ausweiskopie, Gehaltsnachweis und Kontodaten lassen sich Konten eröffnen oder Verträge abschließen. Ein sichtbares Wasserzeichen mit Zweck, Adresse und Datum verhindert das nicht vollständig, macht die Unterlagen für Betrüger aber deutlich weniger wertvoll.

Ein Warnsignal ist übrigens immer, wenn schon vor einer Besichtigung Ausweis und Einkommensnachweise verlangt werden oder eine Kaution vorab überwiesen werden soll. In solchen Fällen schicken wir gar nichts.

Datenschutz bei der Bearbeitung

Es wäre widersinnig, die Unterlagen sorgfältig zu schwärzen und sie vorher bei einem unbekannten Onlinedienst hochzuladen. Bei pdfdots laufen Schwärzen, Zusammenfügen, Wasserzeichen, Bilder-in-PDF und Verkleinern komplett in deinem Browser. Die Dateien verlassen dein Gerät nicht, es sei denn, du speicherst sie bewusst in „Meine Dateien“, wo sie verschlüsselt abgelegt werden.

Einzige Ausnahme: Office-Umwandlungen, etwa wenn du deine Selbstauskunft als Word-Datei mit „Word in PDF“ umwandelst. Dann geht die Datei per HTTPS an unseren Server in Deutschland und wird sofort nach der Umwandlung gelöscht.

Häufige Fragen