邮件附件PDF压缩

各家邮箱都会限制附件大小：Gmail 每封邮件大约 25MB，Outlook.com 大约 20MB，很多企业邮箱只有 10MB，国内常用的邮箱对普通附件也有类似的限制，超过后就会转成「超大附件」云链接。而且附件在发送时需要编码，体积会变大，所以一个在硬盘上看起来略小于限制的文件，也可能被退回。当你的 PDF 被退信，或者被自动变成你并不想要的云盘链接时，压缩是最简单的解决办法。这个页面打开的压缩工具会以适合邮件发送的大小为目标。

把 PDF 拖进来，点击「压缩PDF」，然后下载变小的副本作为附件。扫描件、图片多的宣传册以及用手机相机生成的文档受益最大，一份 40MB 的扫描件常常能压到只有几兆。如果你想确保它低于某个特定限制，可以在目标大小里填写 KB 数，比如面对 10MB 的企业邮箱就填 7000，给编码膨胀留出空间。附件越小，发送越快，对那些用手机流量看邮件的收件人也更友好。

需要知道的一点是：压缩工具会把页面重新渲染成优化过的 JPEG 图片，所以压缩后的文件里文字不能选中。用来发送扫描件或签好字的表格再合适不过；但如果收件人需要从报告里复制文字，不如考虑用「拆分PDF」把它分成两封邮件发送。你的文档完全在浏览器中处理，从不上传，这正是你在给信任的人发送工资条、合同或病历之前所需要的，毕竟在发出去之前，这些文件不应该先经过某个陌生网站的服务器。

如果文档经过强力压缩后还是太大，可以考虑把它拆成两三个部分，分别用几封邮件发送，并在标题里清楚标注「第1部分」「第2部分」等。我们自己的做法是在第一封邮件正文里说明一共有几封，这样收件人不会漏看，也不会以为材料不完整。对于特别重要的材料，发完后再简单确认一下对方是否都收到了。

最后说说我们自己发邮件时的习惯。发送重要附件之前，我们会先把邮件发给自己测试一次，确认附件能正常打开、大小没有超出限制，再正式发给对方。给客户或领导发送材料时，文件名尽量写清楚内容和日期，而不是「扫描件001.pdf」这样的名字。如果对方是用手机查看邮件，一个几兆的 PDF 比几十兆的原件打开快得多，这也是一种对收件人的体贴。这些细节看起来微不足道，但能让你的邮件显得专业得多。

如果你经常需要通过邮件发送扫描材料，我们建议养成一个固定流程：扫描完成后立即压缩，把压缩版放进专门的「待发送」文件夹，原件另外存档。这样每次写邮件时直接从那个文件夹里取附件，既不会发错版本，也不会因为附件太大在最后一刻手忙脚乱。对于每月都要发送的报销单据、考勤记录这类材料，这个小流程能帮你节省不少时间，也能让收件人每次都收到大小合适、清晰易读的文件。

不同邮箱对附件大小的限制不同，常见的是20MB到50MB左右，超出后会转成“超大附件”链接，对方需要在有效期内下载，过期就看不到了。对于正式的申请和报价，我们更推荐把文件压到几MB以内，直接作为普通附件发送。

另一个经常被忽略的问题是对方的接收限制：公司邮箱的上限往往比个人邮箱更小，而且会被邮件服务器拦截而您收不到任何提示。把附件控制在10MB以内，基本上能保证送达。

我们在发邮件前还有一个习惯：在邮件正文里简单说明附件的内容和页数，让对方知道收到的是否完整。如果文件压缩后仍然很大，可以把它拆成几个部分分别发送，并在主题里标注“1/2”“2/2”。压缩在浏览器本地完成，邮件里的敏感附件不会经过我们的服务器。

如果收件人需要打印附件，我们建议选择“低”或“中”压缩程度，保证打印效果。