PDF remplissable
Modèle de formulaire de demande de congé
Dernière mise à jour:
Nous avons conçu ce formulaire de demande de congé pour les petites équipes qui n'ont pas de logiciel RH mais veulent une trace écrite de qui est absent, quand, et qui a validé. Le salarié remplit la partie haute, le responsable complète la décision, et chacun signe.
Il convient aux congés payés, arrêts maladie, congés sans solde, congés parentaux ou à un jour d'absence pour raison personnelle. Votre contrat, votre convention collective et la loi déterminent vos droits ; le formulaire se contente d'enregistrer la demande et la réponse.
Comment le remplir
- Téléchargez le PDF remplissable ou ouvrez-le dans notre outil Remplir un formulaire PDF.
- Complétez vos informations, le type de congé, les dates, le nombre de jours et le remplaçant.
- Ajoutez un court motif si vous le souhaitez, et joignez un justificatif avec Fusionner PDF.
- Signez avec Signer PDF et envoyez la demande à votre responsable.
- Le responsable note sa décision, signe et renvoie une copie à conserver par chacun.
Remplir les dates sans ambiguïté
Indiquez le premier et le dernier jour d'absence, puis la date de reprise séparément. Cela règle la question classique de savoir si « jusqu'à vendredi » inclut le vendredi. Comptez selon la règle de votre entreprise, jours ouvrés ou ouvrables, et excluez les jours fériés si votre employeur ne les décompte pas.
Le champ remplaçant désigne le collègue qui gère l'urgent pendant votre absence. Mettez-vous d'accord avec lui avant d'envoyer la demande ; les responsables valident plus vite quand le relais est déjà organisé.
- Envoyez la demande aussi tôt que l'exige votre entreprise, souvent deux à quatre semaines avant pour des vacances.
- Pour un arrêt maladie, vous n'avez en général pas à donner de diagnostic ; vérifiez ce que demande votre employeur.
- Joignez un justificatif ou un arrêt de travail si nécessaire, avec Fusionner PDF.
Pour les responsables : consigner la décision
Cochez ou écrivez accordé ou refusé, ajoutez la date de décision et un court commentaire, comme une date alternative proposée en cas de refus. Signez avec notre outil Signer PDF et renvoyez le fichier au salarié. Un motif écrit en cas de refus évite les malentendus et il est exigé dans certains pays.
Conserver les demandes de congé
Gardez les demandes validées avec le dossier du salarié aussi longtemps que l'exigent les règles locales sur les documents du personnel, souvent plusieurs années. Une fois connecté, vous pouvez les enregistrer dans Mes fichiers, stockés chiffrés. Si une demande contient des informations de santé, traitez-la comme sensible : ne la partagez qu'avec les personnes concernées et pensez à Protéger PDF pour ajouter un mot de passe avant l'envoi par e-mail.
Questions fréquentes
Dois-je donner un motif ?
Pour des congés payés, généralement non. Pour un congé exceptionnel ou sans solde, un court motif aide. N'écrivez que le nécessaire.
Mon responsable peut-il signer sur son téléphone ?
Oui. Signer PDF fonctionne dans un navigateur mobile : le responsable peut ouvrir le fichier, signer et le renvoyer.
Puis-je demander plusieurs périodes sur un formulaire ?
Nous conseillons un formulaire par période, pour que chaque demande ait sa propre décision claire.
Le formulaire est-il conforme au droit du travail ?
C'est un document de suivi général, pas un conseil juridique. Les droits, délais de prévenance et justificatifs dépendent de votre contrat, de votre convention collective et de la loi.